Работаю в удаленных командах с 2017 года.
Делюсь своим опытом.
Статью пишу не потому что тема на хайпе. Просто это задание на курсе. А тему я выбрала еще до гречневого апокалипсиса.
- Подводные камни
- Как и где коммуницировать
- Точки контроля
- Выходим оффлайн
Подводные камни.
Работать из дома круто и удобно. Экономия времени на дорогу, всегда есть еда( ну почти). Работать можно в принципе с любом месте.
Почему все не переходят на удаленку? Я нашла две причины. Ко мне они не относятся, слишком я люблю свое спокойное утро.
1. Нет невербальной коммуникации между людьми.
Вы не видитесь каждый день, не читаете мимику и жесты во время переписки. Не можете использовать тот объем данных что у вас есть, когда вы просто общаетесь с коллегами.
Иногда это минус. Например вам нужно зажечь новой идеей команду.
Иногда это плюс. Например случился явный косяк сотрудника и вы на него злитесь.
Как решать.
Используйте разные методы коммуникаций. Видеосозвоны, текст, аудио сообщения, презентации.
2. Рабочее время не фиксировано.
Да, мы в команде знаем что рабочее время с 10 до 19. Но вдруг вам вечером пришла гениальная идея. Или запуск продукта у вас ночью. Плюс у распределенных команд разные часовые пояса. Состыковаться и отключится после рабочего дня бывает тяжело. Особенно если вечер ты тоже проводишь за ноутом или телефоном.
Как решать.
Назначить четкие точки контроля. О них поговорим чуть ниже.
Выключать уведомления рабочих чатов/программ на телефоне и ноуте
Зарезервировать время в общем гугл календаре когда вы точно заняты и не нужно вас беспокоить.
Не писать самому не в рабочее время. Если уж очень хочется делайте пометку что это не срочно/ждет до завтра. Пользуйтесь отложенными сообщениями.
Как и где коммуницировать
Инструментов куча. Нужно ответить на три вопроса и понять какой подходит именно вам:
- Где храним файлы
Ну самые простой вариант – гугл диск. Все документы делаем сразу там.
Шерим доступы. Если начинаете с нуля.
Создайте отдельный гугл диск.
Сделайте папки которые будут начинаться с названия проекта дальше название раздела например: UBER. Маркетинг
Пошарте нужную папку людям из отдела
Тогда всем будут сразу видны все доступные им папке в одном месте
- Как и где общаемся
Лучше конечно сразу slack. Плюсы: закрыл slack значит не работаешь. Если очень срочно нужен - значит напишут в телеграмм. Если совсем что то сломалось, то тогда звонок. В моих командах без предупреждения никогда не звонили.
У меня были рабочие чаты во всех мессенджерах. Вотсап - худший вариант. Ужасная версия на ПК, никакого ускорения аудио и всяких плюшек. И еще в вотсапе обычно чаты с родственниками, садами, друзьями. То есть их нельзя выключить.
– Где наше рабочее пространство
Вот тут важно определится а где вы в принципе работаете? У вас есть админка? Сайт? LMS?
Есть разные варианты, но в любом случае все сводится к одному - таск трекер. Выбор сейчас огромный. Я люблю trello и asana
Удобно добавлять людей на аутсорсе. Можно там же вести личные проекты.
В asana можно загрузить диаграмму Ганта из таблицы и это прям радость любого проджект менеджера.
Еще мой любимый инструмент – Миро и программа для майнд карт в облаке.
Точки контроля
Наверное самая важное в удаленных командах это сам процесс работы. Когда вроде бы рядом удобный диван. И никто тебя не видит. Но! Не смотря ни на что ты работаешь, делаешь свои задачи. Не могу сказать за всех, но причина почему я не хочу возвращаться в офис как раз таки в определенном времени работы.И даже если у тебя конкретно сейчас работы нет, ты сидишь в офисе( мы сейчас не думаем о том что как так, ты плохой работник раз работы нет)
Я работала менеджером по продажам на определенной территории. И больше звонков/задач/продаж/ отчетов делать не могла физически. Я в принципе быстро работаю и быстро вникаю во все. Моих дел хватало на полдня. Дальше обычно я читала. Начальство знало об этом. Продажами были все довольны. Но и отпустить меня по своим делам никто не мог.
Итак, значит самая сильная точка контроля это внутренняя мотивация сделать работу.
Мне нравится теория о том чтобы нанимать на управляющие должности мини предпринимателей. Ты делаешь задачу не потому что тебе сказали что надо, а потому что тебе самому надо.
Поэтому уровень самосознания и ответственности высок.
Возьмем стандартные способы контроля.
1. Ежедневный stand up
Собираемся на планерку каждое утро в одно и тоже время. Встречаемся только руководителями отделов. Отвечаем на 3 вопроса:
Что было сделано вчера
Что будет сделано сегодня?
Какие трудности или препятствия возникли при решении задач.
ВАЖНО
Не впадаем в обсуждение, или детализацию, только краткие выводы по дню, и по задачам, короткие насущные вопросы, чтобы каждый слышал решение.
Все остальное переносится в таск трекер, или личную переписку.
Нужно для сверки часов, чтобы вся компания понимала что сейчас происходит, и на какой мы стадии в каждом отделе.
2.Еженедельная.
Планерка-планирование.
УЧАСТВУЮТ: Руководители отделов
ТАЙМИНГ - 30 минут
Рассказываем о главных задач на неделю, и чаще о том что было произошло в выходные Сверяемся с ресурсными возможностями компании. Расставляем приоритеты задач. Так же делаем краткую аналитику недели( каждый отдел)
ВАЖНО, не затягивайте, и не превращайте эту планерку в мозговой штурм, или решение задач. просто короткий срез по работе компании в целом
3. Ежемесячная.
Планерка-веха
УЧАСТВУЮТ: Вся команда
ТАЙМИНГ - от 1 часа( зависит от количества сотрудников)
1. Руководители отделов: отчет за месяц в удобном виде чтобы продемонстрировать всем. Короткий и лаконичный. С выводами и аналитикой по текущей работе.
2. Все сотрудники подготовьте 3 основных вывода, успеха, или задачи за этот месяц. Это может интересный кейс клиента, ваш инсайт по работе. Или важная перемена которая повлияла на вашу работу. А может это неприятность или неудобство в работе? Рассказать о важном:)
Такой формат подразумевает подготовку к собранию, анализ своей работы:)
Выходим оффлайн
Зачем вам это нужно? За тем же устраивают тимбилдинги, корпоративы, игры и квизы для команд. Познакомится, сплотиться, обсудить того что нет в переписке. Зарядится энергией.
на самом деле у удаленных команд намного круче корпоративы)
По крайней мере там где работала я.
Мы собирались в каком нибудь теплом месте. например в Сочи.
Жили несколько дней в одном отеле. Собирались на мозговые штурмы и стратегические сессии. Ходили на совместные ужины.
Занимались творчеством.
Мне кажется эти встречи были ключом к крутой работе в течении года.
Это круче чем пятничные посиделки. И круче чем стандартные корпоративы.
Работать онлайн не сложно, и не так уж и страшно.