Всё, что вам нужно: компьютер, интернет, телефон. И чёткое понимание: удалённая работа не отпуск.
Вы всё сами прекрасно знаете: в мире бушует пандемия коронавируса COVID-19. В наших силах сделать всё, что от нас зависит, ради безопасности. Потому что все хотят вернуться к обычному укладу жизни: болтать в кафе с друзьями, посещать музеи и театры, подпевать любимым артистам на концерте и да, ходить на работу.
У нас в Нижегородской области сейчас действует особый режим: закрыты выставочные комплексы и ФОКи, шоу переносятся на осень. Многие компании, по возможности, переводят своих сотрудников на удалёнку. Если функционал позволяет, специалисты большинства сфер сегодня могут работать где угодно. Место неважно. Значение имеет только то, что ты делаешь, каких результатов достигаешь. Например, удалённая работа актуальна для программистов, дизайнеров, копирайтеров, бухгалтеров, менеджеров-продажников, монтажёров и многих других.
Кто-то из вас уже ушёл на карантин/самоизоляцию? Как чувствуете себя?
Я сделала подборку IT-инструментов, которые помогут наладить рабочий процесс и коммуникации внутри компании и по внешним связям. Ими я успешно начала пользоваться ещё до всей этой истории с вирусом. Сейчас очень важно оставаться командой, так что самое время применять и ценить всё, что у нас есть.
ВИЗУАЛ
Zoom
Для проведения онлайн-встреч, видеоконференций, занятий, где требуется показать наглядный материал:
- отличное качество связи
- подключение сразу нескольких собеседников
- организатор может включать и выключать микрофон
- возможность «поделиться экраном”
- доступна запись разговора
- на платформе есть интерактивная доска, там можно рисовать графики, смайлики и всё, что придёт в голову
Skype
Для аудио- и видеозвонков по-прежнему подойдёт старый добрый Skype.
Программу можно установить даже на телефон. Удобно, что всегда видно, кто из ваших друзей коллег сейчас онлайн. Можно позвонить в любую точку мира.
Я, например, так в своё время брала интервью у Натальи Османн, блогера, известной по фотографиям followmeto. Это лучше, чем просто звонок: видишь, с кем общаешься, какие эмоции человек проявляет; для телевидения картинка очень важна.
«Я К ВАМ ПИШУ...»
Telegram
Это безопасный мессенджер с шифровкой данных и простым интерфейсом:
- возможность вести групповой чат
- обмен данными в любом формате (ссылки, видео, gifки, фото, аудиосообщения… и т.д.)
- нет ограничений по объёму сообщений
- огромный набор смайликов по любому поводу
Философия Telegram заключается в том, что сервис всегда будет бесплатным. Без рекламы и без платных подписок.
Недостаток Telegram в том, что это прежде всего решение не для деловой переписки. Там отсутствует единая администраторская панель, где можно добавлять и удалять пользователей, редактировать их права. Также он продолжает блокироваться в России и поэтому иногда глючит, особенно при аудиозвонках.
Тем не менее, в моей текущей работе мы активно используем телегу. Общение происходит очень оперативно, а gifки разбавляют самую серьёзную тему.
Рабочий лайфхак: чтобы лишний раз не отвлекаться по пустякам, переведите уведомления, не связанные с вашим бизнесом в беззвучный режим. Будет время отдыха — вернётесь к ним, почитаете.
Slack (этим инструментом я сама не пользуюсь, но многие мои знакомые его хвалят).
Это удобный корпоративный мессенджер, в котором, в отличие, например, от Telegram, можно добавлять сотрудников, распределять их по группам. Есть возможность интеграций:
- можно организовать общий канал, приватный, либо вести личную переписку тет-а-тет
- подходит для международных переговоров: приложением ежедневно пользуются более миллиона человек по всему миру
Из недостатков — ограничение истории в 10 тысяч сообщений на бесплатном тарифе. А платный — обойдётся в весьма крупную сумму (особенно при высоком курсе доллара).
ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ
Google Drive (или документы)
Это облачное хранилище с довольно большой памятью. Ключевая фишка — редактор документов, в том числе таблиц. Очень удобно для совместного редактирования.
Благодаря этому инструменту ни одна работа не пропадёт бесследно, если дома из-за ремонта у соседей вдруг выключат свет. Документы сохраняются автоматически. Владелец файлов может настраивать различный доступ к ним.
Очень удобно, особенно, когда уезжаешь куда-нибудь на выходные, а кто-то из коллег просит ещё раз отправить текст – просто кидаешь ссылку))
Trello
Идеально для небольших команд и небольшого количества задач.
Программа, построенная по принципу канбан-доски. Внешне она похожа на таблицу с различными карточками-темами. Каждая карточка содержит в себе какую-либо задачу, и по мере её выполнения, карточку перемещают в соответствующую колонку.
Внутри можно:
- устанавливать дедлайны;
- создавать чек-листы по проектам;
- расставлять приоритеты;
- обсуждать вопросы в комментариях к задачам
Из недостатков — если в вашей компании более 10 сотрудников и более 50 задач в работе, то совсем скоро начнёте терять контроль, так как все видят всё, и для отображения одной доски не будет хватать монитора.
Smarty CRM
Полноценное рабочее пространство компании. Гораздо больше, чем просто CRM.
Cистема позволяет:
- наладить корпоративное общение
- ставить задачи,
- вести продажи и сделки,
- хранить базу контактов и статус клиентов (уволенный сотрудник не унесёт все данные с собой),
- согласовывать документы (особенно важно при удалённой работе!)
Smarty CRM фактически заменяет собой все мессенджеры и позволяет полностью организовать работу.
Программа даёт возможность вести воронки продаж, назначать ответственных за каждый этап работы. Все процессы, которые идут в компании разложены по полочкам, сотрудник видит только то, что его касается (гибкая система прав доступа). Руководитель может контролировать работу каждого члена команды, вне зависимости от его местонахождения. Исключена «типичная ошибка» корпоративных чатиков, когда первые 20 сообщений по теме, остальные 100 — "разговорчики в строю".
Параллельно в программе доступен ежедневник, который напомнит о встречах или онлайн-конференциях. Есть мобильная и браузерная версии.
Ещё несколько важных моментов
Рекомендую позаботиться о единых правилах игры среди коллег. Это означает, что нужно чётко договориться, где общаемся, где ведём контакты, как ставим новые задачи и пр. Иначе возникнет хаос и неразбериха.
Если вы руководитель бизнеса, возможно, вам следует обратиться в компанию, которая умеет организовывать распределенную команду, если у вас нет такого опыта. Иначе легко можно потерять недели 2-3. А это деньги (и весьма ощутимые).
Удалённая работа не аналог отпуска или больничного. Определите с коллегами время доступности, когда все будут на связи.
Будьте командой!
Удалённая работа прочно утвердилась в современной жизни ещё задолго до коронавируса. Современные мировые реалии сделают её настоящим трендом.
Чтобы время вне офиса прошло с максимальной пользой, настраивайтесь на благоприятный опыт.
Не забывайте проветривать квартиру и берегите себя!
-----
Если вы прочитали эту статью до конца, значит, эта тема, действительно, важна для вас. Надеюсь, мои наблюдения были полезны.
Напишите, какими из этих сервисов вы тоже пользуетесь? А что бы добавили в список?