Коронавирус активно распространяется по миру. Многие работодатели принимают решение о закрытии офиса и переводе сотрудников на удаленный формат работы. Расскажем вам о юридических тонкостях этого процесса.
Что говорит закон?
Условия перевода работника на дистанционный формат описывается в статье 72.2 Трудового кодекса РФ. Именно там сказано, что в случае вспышки эпидемии в стране можно принудительно (то есть без согласия сотрудника) перевести его на удаленную работу. Коронавирус в России еще не объявили массовой эпидемией, так что принудительно вас не могут заставить уйти на удаленную работу.
Сейчас по правилам нужно чтобы работник САМ попросил о переводе на удаленный формат работы, так как если инициатива будет исходить от начальника, то он обязан сообщить эту новость сотруднику за два месяца (статья 74 ТК РФ).
Какие документы нужны?
Итак, вы и ваш работодатель обоюдно согласились о переходе на работу из дома. Чтобы юридически грамотно оформить этот процесс, необходимо собрать следующие документы:
- Заявление сотрудника с просьбой о переведении его на удаленный формат работы
- Приказ работодателя о переводе
- Дополнительное соглашение к уже имеющемуся трудовому договору.
Первые два пункта понятны. Остановимся на последнем.
Что необходимо указать в дополнительном соглашении?
В первую очередь необходимо прописать причину перевода и конкретные сроки. Причину можно указать прямо – в связи с распространением коронавируса на территории России. А вот со сроками сложнее: ясное дело, что начало можно указать хоть с завтрашнего дня, а вот дату завершения пока предсказать трудно. Целесообразно указать пока на два месяца, а потом продлить, если будет такая необходимость. Продлевается срок новым соглашением.
Кроме того, необходимо указать режим работы и условия контроля рабочей деятельности. Так, если режим работы отличается от того, который уже прописан в действующем трудовом договоре, то указываем новые часы. (если нет, то можно написать, что часы работы не изменяются).
Немного сложнее установить механизмы контроля работы сотрудника. Здесь лучше заранее договориться с начальником, как это будет осуществляться. Например, мгновенный ответ на телефонный звонок или обратное письмо на электронную почту. Возможно, кому-то целесообразней в конце рабочего дня отправлять отчет о проделанной работе. Механизмы контроля сильно зависят от специфики работы.
Кроме того, необходимо прописать способы обмена документами. Грубо говоря, необходимо указать равенство между документом и его отсканированной копией.
Что должен сделать начальник?
Работодатель и сотрудник должны договорить об использовании оборудования. Есть два варианта развития сюжета:
1. Руководитель предоставляет оборудование.
Если руководитель предоставляет на время удаленной работы сотруднику какое-либо профессиональное оборудование, то его необходимо указать в доп. соглашении вместе с порядком использования и сроками выдачи.
2. Руководитель не предоставляет оборудование.
Если сотрудник пользуется своей собственной техникой, то работодатель ОБЯЗАН возместить компенсацию за использование не его техники. Таким образом, необходимо указать, как именно будет исчисляться компенсация, ее размер и условия выплаты.
Кроме того, работодатель обязан провести рабочий инструктаж, а также дать общие правила безопасности для защиты от коронавируса, которые установил ВОЗ на момент подписания вашего дополнительного соглашения.