Часто, глядя на часы, мы наблюдаем, как минутная стрелка неумолимо движется вперёд. Но ни остановить время, ни даже немножечко замедлить его мы не в силах. Зато мы можем им управлять! Так в наш в повседневный обиход вошло популярное сегодня понятие «тайм-менеджмент». О том, как заставить время работать на себя, рассказываем ниже.
Что такое “тайм-менеджмент”?
Дословно с английского тайм-менеджмент переводится как «управление временем». По сути же это навык, позволяющий человеку эффективно распределять и контролировать своё время с максимальной выгодой для себя. Правильный тайм-менеджмент наделяет суперспособностью разделять основные и наиболее важные действия от второстепенных, которые можно завершить позже. Тайм-менеджмент - крайне полезный навык, применяемый людьми в любых ролях - от домохозяйки до топ-менеджера крупного холдинга. Всё просто: грамотно составленное расписание и распределение очередности задач – залог успеха, эффективности и экономии времени. Сегодня в режиме бесконечного дедлайна мы перегружены информацией, задачами, работой, личными вопросами, и браться за два-три дела одновременно чревато неудачей. Цель тайм-менеджмента – помочь людям сделать дел больше и результативнее за меньшее время. Кажется, утопичная картина, но на самом деле это так. «Управление временем» оптимизирует эффективность усилий человека. Развитию данного навыка отдают огромное значение разные компании, так как понимают: от эффективности одного сотрудника зависит эффективность всей организации, а значит, и её доходность.
Getting Things Done
Теорий по управлению своими делами основываясь на эффективном управлении своим временем в литературе предостаточно. Например, стратегия Getting Things Done (GTD) американского бизнес-тренера Дэвида Аллена основана на принципе, гласящем, что человек должен освободить свой разум от запоминания текущих дел, перенеся сами задачи и напоминания о них на внешний носитель (блокнот, планшет, компьютер). Таким образом, разум человека, освобождённый от запоминания того, что должно быть сделано, может сконцентрироваться на выполнении самих задач, которые должны быть чётко определены и сформулированы заранее.
80:20, 60:20:20 и АВС
Принцип 80:20 ввёл Вильфредо Парето. Он отметил, что при эффективном планировании 20% временных затрат должны обеспечивать 80% достигнутых целей. Второй не менее известный принцип планирования 60:20:20, предложенный классиком тайм-менеджмента Лотаром Зайвертом, заключается в таком распределении: 60% рабочего времени – планируемое выполнение основных задач и функций; 20% времени – на творчество и самоорганизацию (гибкое планирование); еще 20% времени – резервное время на внеплановые траты, в том числе на помехи.
Третья «золотая пропорция» или метод «АВС» таков: 15:20:65. 15% времени – жёстко планируемое время выполнения главных приоритетных задач; 20% – выполнение второстепенных задач; 65% – вспомогательные задачи, помехи и т.п.
Как использовать?
А ещё есть «график Ганта», Методика экспресс-анализа временных затрат и использование карт контроля, разработанная С.И. Калининым, Методика построения ментальной карты или древа/целей и т.п. Исследований на эту тему с разными подходами представлено немало, но до сих пор не все понимают, как это применять на практике.
Так с чего начать? Например, необходимо взять за основу – каждый день планировать, структурировать и записывать основные задачи на следующий день или в начале дня. Это позволяет определить, на что тратится время, а не просто реагировать на то, что появляется. Использовать для этого можно разные инструменты: записать всё на листок и прикрепить на холодильник, если вы не выходите из дома, или вести планнер в специальном приложении на смартфоне с детальной почасовой росписью своих дел. При этом стоит всегда помнить о приоритетности и ранжировать срочные и важные до необязательных к исполнению сегодня. Сложные задачи можно разделить на подзадачи. А как приятно потом вычеркивать из списка то, что уже сделано! Психологи отмечают, что визуальный осмотр списка выполненных задач посылает положительные импульсы в мозг. Ну и конечно, не следует попутно тратить выделенное время на действия, которые отнимают его зря (просмотр ленты в инстаграме, любимого реалити-шоу, переписка в чате с друзьями).
Как использовать на пользу учёбе?
Один из плюсов, которые можно отметить, освоив искусство тайм-менеджмента – это больше свободного времени на занятие собой, например, на дополнительное образование. Имея лишнее время, можно свободно потратить его на онлайн-курсы, изучить язык или вообще получить ещё одно высшее дистанционно. Это также касается подготовки детей к ЕГЭ и ОГЭ, когда важно минимизировать уровень стресса в их жизни. Сервисы онлайн-образования понимают это, предлагая эффективные инструменты для организации времени. Отличным примером служит платформа Studerra.com. Да и тут можно применить свой новый навык: чётко распределяя основные задачи, которые необходимо сделать, чтобы получить те знания, какие ты хочешь – можно легко и уверенно освоить новые знания. Достаточно следовать плану, а не оставлять, например, на завтра, выполнение важных заданий и письменных тестов. Здесь главное осознавать, что тайм-менеджмент - это связующее звено перехода между действиями, и именно оно определяет, способны ли вы достичь того, что вы для себя поставили в качестве цели к концу определенного периода времени.
Стоит только начать тщательно управлять своим временем, и результаты не заставят себя ждать. А окружающие не перестанут удивляться вашей способности концентрироваться на важном и успевать всё. Даже выучить третий язык.