Даже самые умные люди имеют одну слабость — они не в состоянии заставить себя планировать работу. Их интеллект зашкаливает, когда речь идет об анализе различных процессов, будь то производство, динамика цен на акции или взаимодействие элементарных частиц. Но едва дело доходит до управления собственным временем или планирование большого проекта, они чуть ли не впадают в ступор. Столкнувшись с необходимостью составить график, их мозг словно выключается, и они из гениев превращаются в беспомощных детей. Однако есть несколько истин касательно планирования, которые, если их принять, значительно облегчит этот процесс в повседневной и рабочей жизни.
Планирование покажется вам делом мучительным — по крайней мере, в первое время. Пока ваш мозг не выработает привычного механизма составления планов, эта задача будет для вас настоящей головной болью. Это все равно что заниматься новыми физическими упражнениями, заставляя работать мышцы, о существовании которых вы даже не подозревали. Однако со временем, когда планирование начнет входить у вас в привычку, связанные с этим процессом негативные эмоции должны постепенно угасать, а положительные, наоборот, расти, побуждая вас прибегать к планированию все чаще и чаще.
Планирование занимает больше времени, чем вы изначально рассчитывали. Создание расписания на неделю занимает, как правило, 30—60 минут, тогда как планирование серьезного дела потребует куда больше времени. Тем, кому это занятие в новинку, может показаться, что это неоправданно долго, однако все, кто познал преимущество плановой работы, понимают, что всего лишь один час в неделю может снизить стресс и повысить продуктивность десятков, если не сотен рабочих часов.
Дела движутся быстрее, когда вы придерживаетесь графика. Со временем вы поймете, сколько времени потребует тот или иной проект и сколько часов необходимо потратить на выполнение своих обязанностей на этой неделе. Это может вызвать психологический дискомфорт, ведь придется выйти из зоны комфорта — вам будет казаться, что в вашем распоряжении еще полно времени и вы успеете выполнить свою работу в один присест — и в конце все останутся довольны. Но чем раньше вы столкнетесь с суровой реальностью, тем больше у вас будет возможностей пересмотреть сроки или привлечь к проекту нужные ресурсы. Так вы сможете добиться максимальной эффективности, последовательно ставя перед собой цели и их выполняя.
План как канарейка. Когда-то шахтеры брали с собой в забой канарейку, которая служила им своеобразной системой раннего предупреждения об опасности. Гибель канарейки свидетельствовала о повышенной концентрации метана и давала шахтерам время покинуть шахту. Планирование тоже может заранее предупредить об опасности, ведь значительное отклонение от графика покажет, что дела идут не лучшим образом и, следовательно, необходимо внести некоторые коррективы.
Тяжело ли заниматься планированием? Иногда — да. Но стоит ли к нему прибегать? Безусловно. Преодолев негативные эмоции, связанные с этим процессом, в результате вы повысите производительность, снизите уровень стресса и, главное, сосредоточитесь на том, что действительно важно.
Материал подготовлен специально для читателей сервиса «Яндекс.Дзен» на основе статьи Элизабет Грейс Сондерс в HBR Россия «Все по плану: почему распорядок дня и список задач спасут вас от стресса». Другие материалы об управлении временем вы всегда можете найти в разделе «Карьера» на сайте hbr-russia.ru.