Компания Conteq завершила проект по внедрению B2B и интранет-портала в BDO Unicon Outsourcing (части консалтинговой сети BDO, предлагающей услуги более чем в 160 странах мира и входящих в топ-5 аудиторско-консалтинговых лидеров). Проект был нацелен на создание безопасной и удобной среды для взаимодействия сотрудников BDO Unicon Outsourcing с клиентами компании. B2B портал был реализован на платформе Microsoft SharePoint Online, что позволило развернуть и «внутренний ресурс» – интранет-портал, который позволит повысить вовлечённость и лояльность сотрудников к компании.
Потребности в развёртывании B2B портала BDO Unicon Outsourcing были связаны с тем, что ранее обмен файлами и документами происходил через SFTP файловый хостинг, портал головного офиса и электронную почту. В результате сотрудникам приходилось тратить много времени на поиск необходимых документов и переключение между разными окнами.
Также работникам и клиентам BDO Unicon Outsourcing необходимо поддерживать регламенты по работе с документацией, но не за счёт бюрократизации процессов, а за счёт удобных современных технологий. Поэтому компании требовалась эффективная система контроля выполнений заданий и поручений по работе с клиентами. Специалисты ИТ-компании Conteq предложили уникальную разработку: B2B портал и интранет на платформе Microsoft SharePoint Online, полностью соответствующую требованиям BDO Unicon Outsourcing.
Таким образом, B2B портал автоматизировал рутинные операции сотрудников, связанные с взаимодействием с клиентами. Решение позволяет редактировать вместе с клиентами файлы и хранить важные данные в едином информационном пространстве. Также существенно сократился поиск необходимых файлов и документов, их актуальных версий. Кроме того, созданное информационное пространство позволяет безопасно обмениваться и работать с файлами, назначать задачи сотрудникам BDO Unicon Outsourcing и их клиентам. Также у руководителей появилась возможность контролировать выполнение задач в системе, отслеживать степень загруженности и производительность специалиста.
Решение позволяет организовывать рабочие области для каждого клиента, учитывает его организационную структуру и сохраняет историю по работе с каждым отдельным юридическим лицом из группы компаний. Что касается доступа к порталу со стороны клиентов, то авторизация на сайт выполняется с помощью учётной записи Microsoft. При авторизации клиент получает прямую ссылку или электронное письмо с приглашением от администратора портала со стороны BDO Unicon Outsourcing. Также командой компании Conteq была создана разноуровневая структура хранения данных и доступа к ним. Объекты, содержащие данные, обладают уникальными идентификаторами, при этом сохраняется древовидная структура. Это была самая масштабная часть в проекте развёртывания B2B портала.
В свою очередь, интранет-портал позволил создать единый канал коммуникаций и обеспечить централизованный доступ сотрудников компании к актуальной и рабочей информации внутри BDO Unicon Outsourcing. Благодаря внедрению портала была запущена корпоративная газета, в которой сотрудники BDO Unicon Outsourcing смогут оперативно публиковать и получать информацию о важных событиях в компании. Кроме этого, в интранете была организована масштабная «База знаний» – корпоративная Wikipedia, в которой BDO Unicon Outsourcing хранят общедоступные документы, регламенты, инструкции и другие текстово-графические материалы.
В результате внедрения B2B и интранет-порталов, компания BDO Unicon Outsourcing получила эффективные инструменты с большим количеством коммуникационных сервисов, направленных на повышение качества обслуживания клиентов и единение коллектива. Также стоит отметить, что интерфейс решений соответствует бренд-буку BDO Unicon Outsourcing и преследует задачи улучшения пользовательского опыта.
«Мы рады, что наше специализированное решение окажет поддержку BDO Unicon Outsourcing в повышении конкурентоспособности бизнеса, улучшении имиджа компании. Решение поможет ускорить и упростить процессы взаимодействия c клиентами, что в целом скажется на успешном развитии бизнеса компании», — отметила Елена Плотникова, директор департамента портальных решений Conteq.