С учетом того, что многие оказались перед необходимостью работать на удаленке, расскажу про опыт NAMES, сеть коворкингов. Важно отметить, что в целом, у нас оффлайн-бизнес, работающий со вполне материальными активами - мы строим, а потом сдаем в аренду места в офисах и коворкинге. Наша команда работает в 5 городах (Москва, Екатеринбург, Ижевск, Брянск, Самара), а первую оффлайн встречу всей команды мы провели только спустя год после рождения проекта. Честно говоря, у меня самого было желание собрать всех в оффлайн и работать вместе. Еще бы, а как же контролировать сотрудников?? Но потом я взглянул в будущее и задал себе вопрос, который и сейчас часто является ключевым - а как это будет работать, когда будет сеть из 10 коворкингов? А из 50? Поэтому решили двигаться к удаленке сразу, чем потом, когда будет мучительно больно.
Из основных правил:
1. Сервисы для работы подбирали долго. Они указаны на картинке, как и кейсы их использования. Главная цель была собрать инфраструктуру, позволяющую:
а) работать с доками в онлайне (потихоньку отвыкали от пересылки файлов туда-обратно, у этого также оказался большой плюс - всем всегда доступна свежая версия доки)
б) завести все уведомления в один канал - Slack оказался для этого очень хорош.
2. Все встречи только в календаре. Нет в календаре - нет встречи. День в день встречи не ставятся, если только это не ппц критично.
3. Все задачи тоже должны быть записаны в календарь. Если начнешь день без распланированных по времени задач и встреч - день на смарку. Погружаешься в чаты и тд.
4. Приоритет по реакции: Телефон - Слэк - Почта. В работе используем только Слэк. Это важно - позволяет сохранить личное пространство, а не так, что инфа льется из всех каналов.
5. Если встреча важная, то обязательно записываем в Zoom. Если внутренняя - хватает гугловского Meet. Ссылку на встречу Гугл Календарь вставляет прямо во встречу, что тоже удобно всем участникам.
6. В начале каждой встречи обязательно озвучивается вопрос, цель встречи и длительность. Если не будет этого, встреча может пройти насмарку. Важно модерировать встречи и постоянно обращаться к тем или иным участникам. Иначе будет очень легко отмолчаться.
7. Если все работают с каким-то документом, организатор должен включить демонстрацию экрана. Визуализация информации в онлайне очень важна, чтобы все были в общем информационном поле.
8. Если обсуждение уходит куда-то в сторону, модератор должен прервать его и вынести вопрос на отдельное обсуждение. У встречи есть цель, ее необходимо достичь.
9. Раз в неделю есть общая встреча команды, чтобы все могли поделиться событиями за неделю и не терять общего информационного поля.
10. Все сообщения по работе только в Slack или на почту. Никаких соцсетей. Это важно для того, чтобы сохранить личное пространство команды во вне рабочее время и позволяет быстрее находить материалы. Мы выбрали Slack потому что:
— Есть треды, это очень удобно для организации коммуникации. Лента не засоряется.
— Есть очень много интеграций с другими сервисами. И это работает реально удобно. Есть еще куча всего, вот ссылка с описанием возможностей
Из наблюдений:
- Очень возросла чувствительность к задержкам по опозданиям и началу встреч.
- Встречи стали проходить оперативнее. Основной тайминг для встречи раньше был 60 минут. Сейчас встречи стали 30 минутными. Реально, этого хватает. 60 минут нужны для обсуждения идей и штурмов, 30 минут за глаза хватает для статусов по задачам.
- Очень возрастают требования к качеству микрофона и наушников. Если во встрече 5 человек, а у тебя в микрофон дует ветер, это означает, что этим 5 людям сейчас бьет по ушам ужасный звук.
- Удобно в саму встречу прикладывать ссылки на материалы. Учимся делать так, чтобы к самой встрече в описании уже были приложены материалы.
- Мы постепенно отказались от видео во встречах - снижает нагрузку на канал, повышает качество звука и в целом постепенно теряет смысл.
- Для меня удобно организовать календарь в формате: [тип мероприятия: Встреча, Задача, Регулярная встреча, Критичная задача влияющая на результаты месяца] : Содержание мероприятия в виде заголовка. Каждый тип мероприятий имеет свой цель (раньше свой календарь, но постепенно отказываюсь от этого в пользу одного календаря.
- Важно установить регламент встречи и соблюдать его. Иначе очень велик риск уйти в бесконечное обсуждение фиг знает чего.
- Желательно сохранять время на отдых. 3-4 часа звонков и без получасового перерыва я остаюсь без ресурса. Отдых - это не социальные сети, а прогулка или разминка. Главная проблема работы удаленно - малоподвижный образ жизни. Хорошей идеей может быть пробежка часа в 4 дня. Заряжает еще на 3-4 часа работы.
- Хорошей идей будет сразу расставить регулярные встречи и поддерживать их каждую недели - это позволяет задать рабочие рамки и придерживаться их. Держит в тонусе, кароч)
- Вам точно нужно свое рабочее место, чтобы ощущать "наступление работы". Найдите его в доме, создаете ритуал (переодевание, кофе, что угодно), чтобы мозг понимал, что вы приступаете к работе.
- Обратите внимание на Airtable (https://airtable.com). Даже в бесплатной версии он имеет просто космические возможности по созданию удобных баз знаний, каталогов, да чего угодно, с фото/видео, ссылками, расчетами... Кароч. Это космос.
- Две ваших главных проблемы будут - как сфоксироваться на задачах и как закончить рабочий день, потому что дневная работа быстро переходит в ночную. С точки зрения фокусировки помогает выключение уведомлений с практикой помодоро или приложение Tide + наушники, например. С точки зрения ограничение рабочего дня - установите границы, в удобное вам время, после которого вы больше не работаете , иначе будете как я сегодня - дописывать пост в 11 вечера)
Спрашивайте еще. Мог что-то забыть.
#names #namesковоркинги #namesworks