Росархив утвердил новые сроки хранения бухгалтерских, налоговых и кадровых документов приказом от 20.12.2019 № 236. Изменения вступили в силу 18 февраля. Рассказываем, что и на протяжении какого времени компании теперь обязаны хранить.
Бухгалтерские документы
- Годовая бухгалтерская отчетность теперь хранится постоянно;
- Документы учетной политики — в течение 5 лет;
- Справки, акты, переписка о недостачах, присвоениях, растратах должны храниться 10 лет после возмещения ущерба (если возбуждены уголовные дела, документы хранятся до принятия решения);
- Расчетно-платежные ведомости, расчетные листы по зарплате и другим выплатам — 6 лет, при отсутствии лицевых счетов работников — 50/75 лет (если делопроизводство по документу закончено до 1 января 2003 года — 75 лет; если документы оформлены с 2003 года — 50 лет).
Налоговые документы
- Счет-фактура должен храниться на год дольше — 5 лет;
- Налоговые декларации — 5 лет;
- Документы (справки, заявления, переписка) о реструктуризации задолженности по страховым взносам и налоговой задолженности — 6 лет;
- Расчеты по страховым взносам — 50/75 лет;
- Книги учета доходов и расходов — 5 лет.
Кадровые документы
- Заявки о потребности в привлечении иностранных работников — 1 год;
- Сведения о трудовой деятельности и трудовом стаже работника — 50/75 лет;
- Графики отпусков — 3 года;
- Документы о состоянии и мерах по улучшению охраны труда — 5 лет;
- Реестры сведений о доходах физических лиц — 5 лет;
- Книги, журналы, карточки учета лиц, подлежащих воинскому учету — 5 лет;
- Книги, журналы, карточки учета отпусков — 5 лет;
- Книги, журналы, карточки учета прихода и ухода работников, местных командировок — 1 год;
- Заявления работников о выдаче документов, связанных с работой, и их копий — 1 год;
- Уведомления, предупреждения, работников работодателем — 3 года.
Эти сроки хранения актуальны и для электронных документов, в частности вопрос хранения первичных бухгалтерских документов в электронном виде Минфин прояснил в информационном письме № ПЗ-13/2015.
Решения DiState формируют электронный архив всех электронных документов и позволяют компаниям устанавливать срок и объем хранения.
Хотите узнать больше об электронных документах и возможностях продуктов DiState? Свяжитесь с нами по телефону +7 (812) 372-66-15 или почте contact@distate.ru и мы поможем внедрить ЭДО в вашей компании в короткий срок и без больших затрат!