Универсальная топливная карта – оптимальный способ сократить расходы на горючее для владельцев бизнеса. С ней можно получать скидки на любых заправках и устанавливать лимиты на топливо. Но помимо экономии, у нее есть и другие преимущества: например, она поможет вывести на чистую воду непорядочных сотрудников или упростить бухучет.
Расскажем, почему с топливной картой «Вездеход Online» вести бизнес безопасно и выгодно.
Подпольная империя
Начальнику автопарка, не говоря уже о бухгалтерии, не так просто выяснить, сколько топлива на самом деле расходуют водители в поездках. На российских трассах уже давно действуют отработанные схемы, благодаря которым нечистые на руку сотрудники могут заправляться «мимо бака» или просто класть деньги, выданные на покупку бензина, себе в карман. Достаточно договориться со знакомым оператором на заправке и залить списанный бензин, приложить к авансовому отчету фиктивные чеки, которые можно найти на станции, подкрутить пробег на одометре или просто слить топливо.
Даже корпоративная топливная карта не гарантирует полную защиту от мошенничества. По статистике, 30 % водителей хитрят и пользуются ими в личных целях: поездки на дачу или заказы на стороне в нерабочее время могут стоить организации до 15 000 рублей в месяц.
Как «Вездеход Online» помогает бороться с мошенничеством
Чтобы следить за расходом горючего, есть системы контроля топливной магистрали двигателя или мониторинга пройденного расстояния, но наблюдать за тратами в пути можно и без дорогостоящих электронных датчиков. В личном кабинете на сайте или в приложении «Вездеход Online» можно отслеживать все операции по топливной карте, настроить предупреждения о подозрительных операциях по счету и выставлять лимиты на по картам, чтобы точно не было перерасхода.
Например, водитель залил топливо не в бак, а в канистру, чтобы его потом продать. В личном кабинете можно сравнить информацию о маршруте с транзакциями по карте: если пробег меньше, а количество купленных литров бензина больше, в честности сотрудника придется усомниться. Заправка в нерабочее время, отклонение от маршрута, обслуживание в другом регионе или превышение порога платежа – вы увидите уведомления обо всех подозрительных операциях по карте. Их также можно получать на электронную почту или смс-сообщением.
Что еще видно в личном кабинете
На главной странице всегда видно, сколько денег на счете и когда его нужно пополнить, а те, кто работает по постоплате, видят и сумму допустимой задолженности. Без сложных настроек можно изменить лимит на заправку, заблокировать карту, если она потеряется, и установить права доступа сотрудников. Например, водителю будет доступен только баланс, а руководителю – отчеты по потреблению топлива.
Отчеты – это аналитические графики, а не просто таблицы с данными. С ними удобно оценивать и прогнозировать расходы на горючее: сколько денег расходуется сейчас, сколько потребуется в будущем, как растут цены на бензин и на каких АЗС в регионе заправляться выгоднее всего.
Чтобы разобраться с графиками, не нужно быть финансистом. В личном кабинете «Вездеход Online» есть рекомендации, какими способами еще можно сэкономить.
Быстрая бухгалтерия
Сортировка чеков и подсчет, подготовка документов и занесение данных вручную в 1С – все это неудобно и отнимает много времени у бухгалтера. Электронный документооборот – самый быстрый способ обмена документами между организациями, с которым вести бухучет гораздо проще. В личном кабинете «Вездеход Online» все документы доступны онлайн и, если понадобится, их можно выгрузить в один клик: все данные по транзакциям хранятся в личном кабинете и система формирует их пакетом для подачи на возврат НДС, а отчетность в ФНС можно сдать за несколько минут.
Один из главных плюсов топливной карты – безопасность. В системе можно обеспечить доступ к документам в соответствии с назначенными правами пользователей. Полный пакет оригиналов отчетных документов для предоставления в налоговую доставят в офис до 5 числа месяца, следующего за отчетным. А если они нужны срочно, можно заказать курьерскую доставку.
Горючее в кредит
Любой предприниматель стремится развивать свое дело: покупает новое оборудование, расширяет автопарк или заказывает еще одну партию востребованного товара. С картой «Вездеход Online» можно заправляться с отсрочкой платежа до 30 дней. Максимальная сумма кредита – 1 млн рублей: она рассчитывается индивидуально, а заявка рассматривается в течение дня. Освободившиеся деньги можно потратить на развитие бизнеса.
Кредит может выручить и в случае форс-мажора: водитель сбился с пути и заехал в маленькую деревню, где сложно развернуться фуре, а до ближайшего разворота еще несколько десятков километров по одной полосе, или его нерадивые коллеги просто слили топливо во время ночной стоянки. Из-за незапланированной дозаправки деньги на счете могут закончиться прямо в пути. С отсрочкой платежа даже при нулевом балансе на карте можно заправиться на любой ближайшей АЗС.
А где кэшбэк?
Многие предприниматели ищут карту с кэшбэком, но он доступен только физлицам, а его максимум – 7-10% при выполнении всех условий банка. Помимо гарантированного 20-процентного возврата НДС и кредитной отсрочки под 0%, единая карта «Вездеход Online» выгодна для бизнеса еще по нескольким причинам: скидки на топливо предоставляются напрямую от поставщика, она не привязана к конкретному человеку и ей могут пользоваться разные водители. Перевести топливную карту на другого сотрудника можно в несколько кликов в личном кабинете. Там же доступны сервисы оплаты парковок, моек и штрафов ГИБДД.