Главную проблему, с которой сталкиваются управленцы можно описать простым выражением “Я ставлю задачи – их не выполняют”. На самом деле с такой проблемой сегодня сталкиваются 90% менеджеров и директоров. В большинстве случаев отношения между руководителем и подчиненным напоминают игру в “глухой телефон” – вы говорите, а вас не понимают и наоборот.
В результате задача невыполнена, а все, что у вас есть – это множество оправданий из разряда “Я думал, вы имели в виду это” или “Я понял вас не так”.
Для того, чтобы избежать подобных проблем, нужно пресечь возможность того, что вас поймут не так еще на этапе формирования задачи.
В особенности это актуально, когда вам нужно поставить и проконтролировать не одну задачу, а десятки.
Основы грамотной постановки задач
При постановке задачи вам важно зафиксировать тот момент, кто является заказчиком являетесь или постановщиком задачи.
Нужно также понимать, что задача может быть командной и индивидуальной. В первом случае вам нужно зафиксировать каждого участника команды и четко расписать обязанности каждого из них.
Техническое задание прописывают не для каждой задачи, но все-таки нужно уточнить, есть ли оно или нет.
Важно представлять себе все этапы решения поставленной задачи. Смогут ли исполнители самостоятельно справиться с ее решением или им нужно предоставить готовый сценарий.
Выполнение практически любой задачи требует определенных ресурсов. Вы должны предусмотреть этот момент и запросить у исполнителей перечень того, что им нужно для выполнения задачи.
Предусмотрите и четкие сроки, в которые должна быть выполнена задача. Ставьте срок немного раньше, чем вам на самом деле нужно, так вы оставите для себя небольшой запас в случае форс-мажора. Установка сроков должна идти параллельно с определением этапов решения задачи.
Продумайте возможные подводные камни. Представьте себе, какие могут возникнуть неожиданные проблемы при решении поставленной задачи. Попросите исполнителей прикинуть, что может пойти не так с их точки зрения и сами тоже подумайте над этим вопросом.
После того, как вы продумали и прописали эти этапы, вы сможете быть уверены в том, что задача поставлена и исполнители четко поняли, что, как и в какие сроки им нужно сделать.