Очень актуальный вопрос. Что делать, если ни одна книга по тайм-менеджменту не помогает, а быть эффективным и все успевать все-таки хочется? Я искал решение этого вопроса на протяжении нескольких лет, и теперь могу поделиться своим опытом с вами.
1.Планирование – наше все
Ничего и никогда не держите в голове, сразу переносите на бумагу/в блокнот/ежедневник/Google docs. Формируйте собственный список дел на следующий день и строго следуйте ему.
Существуют десятки программ (в том числе и приложений для телефона), которые помогут вам оптимизировать задачи и отслеживать их выполнение. Такой подход не даст вам «потерять» задачи, а такое происходит очень часто, если просто держать их в голове.
2. Какие инструменты лучше использовать?
За исполнением собственных задач я слежу с помощью Трелло (trello.com). Все предстоящие мероприятия я фиксирую в Гугл Календаре, там их можно привязать по времени, после чего программа будет оповещать вас каждый раз перед предстоящим мероприятием. Для заметок я обычно использую смартфон.
3. Выполняйте самые важные и сложные задачи в начале дня.
Это делается для того, чтобы не откладывать самые важные задачи до последнего. Поверьте, так это так и будет происходить. На языке психологов это называется «проглотить жабу». Самое неприятное выполняется в самом начале.
4. Честно соблюдайте дедлайны
Разбиваем крупные задачи на несколько более мелких и прописываем дедлайны для каждой из них. Можно поступить еще умнее и разбить их на категории «срочные/не срочные».
5. Запланировал задачу — приступай к выполнению и делай это эффективно
Я специально выделяю время на такие «задачи», как общение с клиентами, коллегами, ответы на почту и соц. сети. В те моменты, когда я работаю над каким-
либо проектом, я намерено ставлю телефон на беззвучный режим. Такой подход позволяет добиться максимальной концентрации на выполнении задачи и не растрачивать энергию на ненужные вещи вроде бессмысленного серфинга в интернете.
Не переключайтесь, так вы будете выполнять задачи на 20-50% быстрее. Будьте мобильны, не теряйте гибкость и оставляйте время на возможные незапланированные ситуации.
Грамотный тайм-менеджмент это не про то, чтобы стать заложником ваших запланированных дел. Это тонкое искусство, на освоение которого у вас может уйти не один год.