О том, как я справлялась с волнением, когда возникает множество мелких дел, от которых не отвертеться никак.
Иногда бывают дни, когда не знаешь, за что хвататься. Раньше возникала паника и суетное желание поскорее хоть что-то, хоть как-то решить, сделать, избавиться от груза невыполненного. О качестве, удовлетворении от сделанного и речи не было.
Помогло мне применение системы GTD Дэвида Аллена. Эта система, на мой взгляд, является основой любого планирования дел, которые мы хотим обязательно завершить. Она помогает расставить приоритеты в делах и отсортировать задачи на нужные и не нужные. Применение этой системы, действительно, облегчает жизнь. Но порой завалы опять возникают и из-за этого появляется чувство безысходности, просто руки опускаются - не хочется ничего делать.
Все мы разные - для кого-то нужны графики, для кого-то таблицы и списки. Одни не могут представить себе организацию дел без электронных гаджетов (календарей с напоминаниями, электронных ежедневников), другие без ручки и блокнота не мыслят своей жизни. Все, кто планирует свои дела, обычно стремятся к одной цели не забыть сделать то, что наметил. И вопрос: как разобраться со всеми делами, - для них всегда актуален.
На мой взгляд, во многом проблема неуспевания заключается в неумении сконцентрироваться на делах. Иногда, занимаясь чем-либо, мои думы витают где-то далеко. Если это рутинная работа, например мытье посуды, то такие отвлечения мне даже помогают. Я в это время продумываю сюжет будущей статьи. Но если во время чтения или даже написания самой статьи мысли совсем не об этом, то это плохо - и дела затягиваются, и вдохновение теряется. Осознание того, что еще впереди много других дел, мешает сосредоточиться на текущей задаче. Больше всего тревожит то, что можно забыть что-то сделать.
Как я «разбираюсь» с делами
Есть у меня одна фишка, чтобы не забыть ничего, что не требует составления многоуровневого плана. Это просто и эффективно.
Когда-то я работала в одном учреждении, и наш начальник каждое утро начинал с того, что у него на столе появлялись отрывные бумажки с записями. И все, кто приходил к нему с какими-то проблемами замечали, что он их перекладывает с места на место. Возникла проблема, он что-то пишет на бумажку и кладет на стол. Телефонный звонок – делает то же самое. Проблема возникла – записал и на стол, решена - бумажка в корзину. Какой-то постоянный пасьянс из задач и проблем! Эта система по решению возникающих задач у меня отпечаталась в памяти надолго. Но применить её на деле я смогла только через несколько лет. И хочу вам сказать, что она работает.
Все текущие дела и возникающие в процессе записываю на отдельный листочек. В первый раз у меня получилось, что-то около 50 бумажек. Мне показалось, что все это ерунда - столько макулатуры, когда я смогу со всем этим разобраться?! Но когда я увидела весь объем задач, мне, как ни странно, стало легче. Теперь нет неосознанного страха перед тем, что что-то забуду или не сделаю.
Главная цель в том, чтобы создаваемых листочков было меньше, чем выбрасываемых. В течение дня возникают задачи, которые решаются сразу или планируются на какой-то день. И тут мне пришла мысль сделать картотеку планируемых дел со сроками выполнения, записанных на листиках и раскладывать их по датам. Но не прижилось это. Планирование долгосрочных дел в ежедневнике и конкретных встреч в электронном календаре работает лучше. А вот текущие мелкие дела на листиках, которые после завершения можно выбросить, очень наглядны и легко как планируются, так и выполняются.
Сегодня можно купить разнообразные стикеры для решения подобных задач. Но я по старинке пишу на небольших листочках, оставшихся от неиспользованных до конца тетрадей.
Возможно, этот способ вам и не подойдет, но у меня он работает. Он помогает мне разобраться с делами, вернее не упустить ничего из текущих дел и, главное, оставаться спокойной.
И еще одно, когда возникают дела, которые можно сделать быстро, затрачивая на это не больше пяти минут, лучше делать их сразу и не откладывать на потом. Так я избавляюсь от большого количества текучки.