Многие предприниматели, которые занимаются грузоперевозками и работают сами на себя, не уделяют достаточно внимания ведению бухгалтерии. Это приводит к штрафам от налоговой инспекции.
В этой статье делимся с вами, как быстро и удобно вести бухгалтерию в сфере грузоперевозок и иметь правильную налоговую отчётность.
Какие документы нужны
Антон купил бус и решил заняться грузоперевозками. Для этого он открыл ИП и выбрал упрощённую систему налогообложения 5% без НДС.
После этого нашёл партнёра — компанию, которая производит холодильное оборудование. Они заключили контракт на грузоперевозки по территории Беларуси и России.
Для того, чтобы не тратить много времени в дороге на заправку, Антон заключил договор с Белоруснефть на заправку автомобиля по безналичному расчёту. По договору ему выдали электронный ключ, с которым он может заправляться на любой заправке сети Беларуснефть в Беларуси и на заправках-партнёрах на территории России.
Когда Антону поступил заказ перевезти товар из Минска в Витебск, он рассчитал предварительную стоимость и выставил счёт в сервисе онлайн-бухгалтерии Ассистент. Также он указал срок оплаты счёта. Это нужно для того, чтобы посмотреть в мобильном приложении, сколько ему должны заплатить до конца недели, конца месяца и в будущем.
После этого он прямо из приложения выслал документ клиенту на email. И для надёжности скопировал ссылку на счёт и отправил её заказчику в Viber.
У Антона открыт расчётный счёт в Альфа-банке. Благодаря интеграции Ассистента с Альфа-банком он получил уведомление в мобильном приложении о поступлении денег на счёт. И после получения предоплаты оплатил топливо в Белоруснефть.
После выполнения заказа Антон сформировал на основании счёта акт выполненных работ. В акте он уточнил сумму по фактическим показателям поездки — километраж и время, отправил акт заказчику на email и продублировал его в Viber.
Дополнительно он загрузил в Ассистент скан талона заказчика на перевозку, который содержит подробную информацию о заказе. На основании этой информации формируется сумма в акте.
Затем Антон связал сумму предоплаты с актом и увидел, сколько ему ещё должен доплатить заказчик.
Как работать с иностранными заказчиками
При выполнении следующего заказа Антону надо было отвезти холодильное оборудование в Москву. После выполнения ему предложил подработать российский заказчик: доставить мебель из Москвы в Минск.
Когда Антон вернулся в Минск, открыл расчётный счёт в российских рублях и добавил его в Ассистент. Новый счёт автоматически интегрировался с Ассистентом и благодаря этому Антон может видеть, когда деньги поступают на счёт.
После этого он выставил счёт и акт в российских рублях, прикрепил скан талона и отправил всё это заказчику на почту.
Когда заказчик оплатил услуги перевозки мебели, Антон связал поступление со счётом и актом.
Как продать валюту
После того, как Антон получил оплату в российских рублях, захотел перевести всю сумму в белорусские рубли. Для этого он оставил заявку на покупку валюты в разделе «Вопросы и задачи». Операционист Ассистента принял запрос, дополнительно запросил договор и акт и передал их в банк. А белорусские рубли пришли на счёт Антона автоматически.
Налоговая отчётность
До 20-го числа каждого квартала Антон формирует в Ассистенте налоговую декларацию. Декларация формируется на основании всех операций и документов, внесённых в Ассистент. После этого в сервисе автоматически создаётся платёж на уплату налогов.
Антон загружает сформированную декларацию на налоговый портал. А платёж на уплату налогов подтверждает только после того, как налоговый инспектор примет декларацию.
Книгу учёта доходов и расходов Антон тоже формирует в Ассистенте. Для этого он только указывает год, за который ему нужна КУДиР. Система формирует книгу учёта доходов и расходов на основе добавленных в Ассистент документов и поступлений, а Антон распечатывает её и хранит у себя в документах.