Марина Петровская, бухгалтер-консультант:
С 1 января 2020 года вступил в силу закон об электронных трудовых книжках. Все российские граждане должны самостоятельно определиться, в какой форме будет фиксироваться их стаж: в бумажной или электронной. У россиян будет право выбора: оставить бумажную трудовую или же перейти на новый образец. Окончательное решение надо будет принять до 31 декабря 2020 года. Если сотрудник не определится с выбором, компания продолжит вести бумажную трудовую. Навязать электронную книжку ему никто не сможет. Однако те, кто впервые будет устраиваться на работу с 2021 года, будут иметь только электронную трудовую. Переход на электронные трудовые книжки будет добровольным и постепенным.
Попробуем разобраться в преимуществах и недостатках электронной трудовой книжки.
Преимущества электронной трудовой книжки
Бумажный вариант трудовой книжки более привычный. К электронной относятся с настороженностью. Всетаки в базе данных могут произойти сбои, есть риски потерять всю информацию о сотруднике и, что очень важно, трудовой стаж. Но есть и преимущества. Большим плюсом электронной трудовой книжки – это сохранение данных о стаже работника. Что нельзя сказать о бумажной версии. Раньше, потеряв трудовую книжку, далеко не всегда можно было восстановить трудовой стаж. Также у сотрудника есть возможность просматривать информацию о своей трудовой деятельности в приложении, получать доступ к ней через сайт Пенсионного фонда России или портал Госуслуг. Также можно проверять начисление страховых взносов от работодателя или устраиваться на работу дистанционно.
Конечно же, в прошлое уйдут заявления, которые работники ранее писали от руки на бумаге. Уйдет в прошлое и риск человеческого фактора, когда кадровик, заполняя трудовую книжку, мог допустить ошибку в данных работника.
Недостатки электронной трудовой книжки
Безусловно, работодатель при переходе на электронные трудовые книжки оптимизирует кадровый документооборот. Но есть опасения, что введение новой системы потребует и от работодателя дополнительных затрат, например, на программное обеспечение. Также возможна ошибочная передача данных о сотрудниках в ПФР и риск утечки личных данных в Сеть .
Срок на размышление дан не таким уж большим. Нужно учитывать, что многие люди узнают новости в последний момент. Это относится не только к работникам, но и к некоторым работодателям.
Как подготовиться к переходу на новый формат
Приведу алгоритм действий.
- Издать приказ о переходе на электронные сведения о трудовой деятельности работников и приказом установить ответственных лиц и сроки.
- Обеспечить техническую готовность к представлению сведений.
На этом этапе проверьте, готово ли ваше программное обеспечение для передачи электронных сведений о трудовой деятельности сотрудников в ПФ РФ.
Заведите адрес электронной почты, куда работники смогут присылать заявления о выдаче сведений и откуда вы сможете отправлять их в электронном виде.
- Разработать формы уведомлений и заявлений работников.
До 30 июня 2020 года вы должны уведомить каждого работника об изменениях трудового законодательства, связанных с формированием сведений о трудовой деятельности в электронном виде, а также о праве работника путем подачи заявления сделать выбор между бумажной или электронной формами.
При смене работы заново писать заявление не придется – раз принес человек бумажную книжку, ее будут аккуратно заполнять. По мере сил.
А вот молодежи выбора не оставили. Тем, кто будет впервые устраиваться на работу после 31 декабря 2020го, можно даже не пытаться отыскать серую книжечку, чтобы принести ее в кадры. Им положена только электронная трудовая.