Из-за болезни или карантина сотруднику, вероятно, придется задержаться в месте командировки, пока он не поправится или не закончится срок его изоляции. Поэтому нужно поменять билеты на более позднюю дату и оплатить отель за дни задержки. Хотя если работник попал в больницу, расходы на гостиницу могут, наоборот, сократиться. Главное, чтобы он сразу известил работодателя о произошедшем.
Как оформить. Составьте приказ о продлении срока командировки (см. образец). Сообщите об этом сотруднику. Не исключено, что вы не сможете указать точную дату, когда он вернется. Тогда так и запишите в приказе: «до выздоровления работника» или «до окончания карантина». Дату окончания поездки командированный подтвердит обратным билетом. Он также должен приложить больничный или справку о карантине.
Образец. Приказ о продлении срока командировки (фрагмент)
Если сотрудник заболел за границей, он берет у местных медиков документ о нетрудоспособности. Затем делает с него легализованный перевод и по возвращении в Россию обращается в медучреждение для замены этого документа на больничный лист российского образца.
Какие расходы учесть. Оплатите работнику больничный за все дни нетрудоспособности. Но в расходы включите пособие лишь за первые три дня болезни, которые оплачивает компания.
Средний заработок, который сохраняется на время командировки, за дни болезни не начисляйте. Но суточные выплатите за весь период поездки, включая дни нетрудоспособности. Если сотрудник находился на амбулаторном лечении, то затраты на оплату гостиницы возместите за все время (п. 25 Положения о командировках). Учтите их в расходах. Суточные за дни задержки и деньги на оплату гостиницы переведите работнику на карту. Расходы на обмен билетов или покупку новых отражайте как обычно.
Пример
Работник уехал в командировку на три дня с 10 по 12 февраля. Там он заболел и был на больничном с 11 по 14 февраля. Лечение проходил амбулаторно. Домой вернулся 14 февраля. За переоформление обратного билета на 14 февраля перевозчик взял плату 2600 руб. Работодатель обязан выплатить сотруднику:— средний заработок за один день командировки — 10 февраля;
— пособие по нетрудоспособности за четыре дня — с 11 по 14 февраля;
— суточные за пять дней — с 10 по 14 февраля;
— компенсацию расходов на проживание в гостинице за период с 10 по 14 февраля.Кроме того, компания должна возместить работнику плату за переоформление обратного билета — 2600 руб.
Разъяснения Роструда по поездкам дистанционщиков
Какие затраты исключить. Если сотрудник попал в стационар или находился на карантине в специализированном учреждении, стоимость номера в отеле за это время нельзя учесть в расходах (п. 25 Положения о командировках). Но штраф гостиницы за аннулирование оставшихся дней брони или другое ее изменение вы вправе включить в затраты.
Что с НДФЛ и взносами. С пособия по нетрудоспособности удержите НДФЛ, но страховые взносы не начисляйте. Доплату суточных отражайте как обычно, то есть не облагайте НДФЛ и взносами суммы в пределах 700 руб. в день при командировках по России или 2500 руб. в день при загранкомандировках.