Из-за нового коронавируса под вопросом оказались командировки не только в Китай, но и в любую другую точку мира. Организаторы отменяют конгрессы и выставки. Многие страны закрывают границы для иностранцев и вводят чрезвычайные меры. Роструд рекомендует при планировании поездок учитывать эпидситуацию.
Если директор решил не рисковать и отменил поездку либо потребовал, чтобы уехавшие сотрудники срочно вернулись, финансовых потерь не избежать. Но можно минимизировать хотя бы налоговые последствия.
Командировку пришлось отменить
Рекомендации Минздрава (скачать)
Отмена поездки приведет к тому, что компания вынуждена сдать купленные билеты и снять бронь отеля. За возврат билетов перевозчики обычно берут плату, а за аннулирование брони позже оговоренного срока гостиница возьмет штраф. Если намудрить с документами об отмене командировки, вы не сможете учесть расходы.
Опасно аннулировать ранее изданный приказ о командировке. Ведь это будет означать, что его как будто бы и не было. Тогда непонятно, зачем вы покупали билеты, а теперь еще и платите за их возврат. Иными словами, компания ничем не сможет обосновать эти затраты. Поэтому налоговики не разрешат их признать, а со стоимости билетов потребуют уплатить НДФЛ и страховые взносы.
Какие расходы учесть. Если компания сдала билеты, то плату или штраф за возврат она вправе включить в расходы.
Допустим, вы купили билеты по невозвратному тарифу. Максимум, что сможете получить, к примеру, от авиакомпании — это возмещение дополнительных сборов, таких как сервисные и аэропортовые. Но это небольшие суммы. Сам тариф за перевозку, а у большинства авиакомпаний еще и топливный сбор вам не вернут. Поэтому в расходах учтите стоимость невозвратного билета за минусом возвращенных сумм.
Снять бронь в гостинице тоже не всегда удается без потерь. У многих отелей есть невозмещаемые тарифы на проживание. Как правило, они предусматривают еще и полную предоплату в момент бронирования. Если вы аннулировали именно такую бронь, гостиница деньги не вернет. Возникший из-за этого убыток включите в расходы.
Разъяснения ФНС по сорвавшейся командировке
Даже когда тариф разрешает отмену, отель обычно берет штраф за одни сутки, если вы сняли бронь позже оговоренного срока. Например, меньше чем за 48 или 72 часа до заезда. У каждой гостиницы свои условия и сроки бесплатной отмены. Уплаченный штраф вы вправе учесть в расходах. Хотя из-за ситуации с коронавирусом крупные гостиничные сети решили не взимать плату за аннулирование брони.
Какие затраты исключить. Нельзя включать в расходы суточные по несостоявшейся поездке. Ведь работник никуда не ездил. Выплаченные авансом суточные он обязан вернуть.
Рекомендации Роспотребнадзора
Если вы отменили загранкомандировку, расходы на получение виз и оплату медстраховки безопаснее не учитывать. ФНС разрешает признавать такие затраты только по состоявшимся поездкам. Но этот подход реально оспорить. Упирайте на то, что компания потратилась на оформление визы исключительно в деловых целях. А раз расходы изначально были направлены на получение дохода, кодекс разрешает их учесть (п. 1 ст. 252 НК).
Что с НДФЛ и взносами. Не считаются доходами работника суммы, которые он потратил на сорвавшуюся командировку. С них не нужно удерживать НДФЛ, так как эти деньги не перешли в распоряжение сотрудника и не принесли ему никакой экономической выгоды.
На сгоревшие суммы не нужно начислять и страховые взносы. Ведь штрафы за возврат билетов или отмену брони в гостинице — это затраты на отмену поездки, а не вознаграждение работника. Поэтому они не облагаются взносами.