ИФНС запросила документы: подаем правильно.
Предприниматели знают, что если налоговая инспекция запросила документы, их копии необходимо предоставлять в заверенном виде. Это указание имеется в Налоговом кодексе (ст. 93), однако, как именно нужно заверять эти копии, в самом Кодексе не указано.
Рассмотрим, как правильно подготовить документы для проверки и кто их должен заверять.
Что говорит закон
Согласно ст. 93 НК РФ если по требованию налоговой инспекции предприниматель обязан предоставить бумажные копии документов, они должны быть заверены проверяемым лицом.
Следует обратить внимание на уточнение «проверяемым лицом». Если при проверке документов сотрудник налоговой укажет предпринимателю, что документы должны быть удостоверены нотариально, это будет означать, что данный сотрудник:
- либо не знает закон;
- либо имеет основания для запроса именно нотариально удостоверенной копии (в этом случае основания должны быть представлены предпринимателю).
Подчеркнем еще раз: требование о нотариальном удостоверении копий документов должно быть подтверждено ссылкой на норму права или иной документ, оговаривающий эту обязанность.
Как заверять
Несмотря на то, что в Налоговом кодексе отсутствует подробное указание о том, как заверять копии, ФНС не оставила предпринимателей беспомощными. Приказ ФНС от 07.11.18 № ММВ-7-2/628@ регламентирует правила оформления копий документов, предоставляемых в ИФНС.
Что надписать
Отметка о заверении должна включать в себя:
- слово «Верно» (может проставляться штампом);
- должность и ФИО лица, которое заверило документ;
- подпись и расшифровку подписи лица, заверившего документ;
- дату заверки;
- отметку о месте хранения оригинала (эта надпись заверяется печатью организации в случае, если она ее использует).
Обязательна ли печать
Выше мы написали о том, что организация должна поставить печать на отметку о месте нахождения оригинала заверяемого документа.
Напомним, что с 2016 года использование печати в хозяйственной деятельности организаций не является обязательным. То есть требование инспектора ИФНС о том, чтобы печать стояла, в этом случае будет незаконным.
Если страниц много
Иногда организации приходится представлять в налоговую инспекцию многостраничные документы. Заверить их копии можно по-разному.
Первым вариантом будет заверка копий постранично — то есть проставление на каждой странице заверительной надписи, штампа, подписи и т.п. Однако это может потребовать времени в случае, если таких документов много.
В этом случае можно применить второй вариант: прошить том, пронумеровать страницы и заверить документ общей надписью. В этом случае в заверительной надписи потребуется указать и количество листов в копии цифрами и прописью.
Как правильно прошить
Приказом от 07.11.18 № ММВ-7-2/628@ ФНС России оговорены требования к прошивке многостраничных документов. В соответствии с ним нужно:
- документы формировать в тома объемом не более 150 страниц;
- прошивать каждый том отдельно;
- нумерацию осуществлять арабскими цифрами;
- следить, чтобы прошивка не закрывала текст, печати, визы, подписи и позволяла снять копию с отдельного листа тома без расшивания.
Если документ имеет более 150 страниц, то разделять его на два тому не нужно.
Документы прошиваются прочной нитью, ее концы выводятся на оборотную сторону последнего листа, а на место скрепления клеится бумажная наклейка, на которой и делается заверительная надпись.
Нужна ли опись
К документам в обязательном порядке прилагается опись. Это правило также регламентировано нормой ФНС, а именно, все тем же приказом от 07.11.18 № ММВ-7-2/628@.
Нужно ли письмо
Направлять просто так пачку документов в налоговую нет смысла: во-первых, никто не будет разбираться, что и зачем прислали, а во-вторых, в приказе ФНС от 07.11.18 № ММВ-7-2/628@ содержится прямое указание на необходимость составления сопроводительной записки (письма), в котором предоставляющая документы организация должна будет указать:
- на основании чего предоставляются документы (номер и дату требования ИФНС);
- какие документы предоставляются (в общем, поскольку опись прилагается);
- а также количество листов приложенных документов.
Если публикуемая здесь информация Вам интересна, нажмите «палец вверх» и подписывайтесь на канал «Ассистент успеха».