Есть у меня знакомая, которая предпочитает переписываться с клиентами и партнёрами, даже когда недолгий разговор по телефону может существенно ускорить решение вопросов.
И таких, как она, полно. Сейчас куда не глянь, кругом одни интроверты.
Меж тем, большинство мало знает о правилах этикета в электронной переписке, да и вообще испытывает сложности, формулируя мысли в письме.
Но для всех, как мне кажется, очевидно: навык оформлять послания просто необходим, если вы, во-первых, вынуждены вести переписку по работе, и во-вторых, стремитесь добиться профессиональных успехов.
Однажды вам придётся написать и отправить письмо человеку, от воли и решения которого будет зависеть многое, допустим, ваша карьера. Согласитесь, лучше встретить этот день во всеоружии, чтобы потом не возвращаться в слезах к своему сообщению и кусать локти от обиды.
Значит, по рукам? И потом не говорите, что я вас не предупреждала! :)
Итак, что важно запомнить.
Краткость – не только сестра таланта, но и непременное требование для делового письма. Не расшаркивайтесь, дайте понять своему адресату, что вы цените его время так же, как своё. С самого начала письма говорите строго по делу.
Учтите, что в деловом письме лучше всего работает предложение win-win. Ещё в теме письма обозначьте, чего хотите от адресата, а заодно напишите о том, что получит он. Старайтесь соблюсти баланс: не упирайте на выгоду, чтобы ваше письмо не показалось рекламным. Подробнее об этом прочтите в книге Николая Кононова “Автор, ножницы, бумага”, я о ней рассказывала не так давно.
После заголовка сразу переходите к сути вашего предложения. Её можно уместить в пару абзацев. Если адресат захочет услышать подробности, он свяжется с вами – здесь без вариантов.
Перед тем, как отправить письмо, проверьте его – нет ли в нём опечаток или ошибок. Недавно я переписывалась с влиятельным и хорошо образованным человеком, на которого работала несколько месяцев. Я написала неплохое письмо, но вот незадача: обращаясь к нему буквально с просьбой пойти мне навстречу, я поставила пробел между этими словами (на_встречу).
Не знаю, обратил ли он на это внимание, но мне было неловко: это досадная ошибка, допущенная по невнимательности. А ведь кто-то в принципе не знает, что есть такое наречие, а есть существительное с предлогом! Но я думаю, что эти люди мои статьи не читают :)
В конце письма должна стоять ваша подпись. Сделайте её максимально краткой, пусть она содержит номер мобильного телефона и адрес вашего сайта, если он у вас есть.
Вот, собственно, основные правила при составлении писем. Скорее всего, получатель потратит на ваше письмо не более 15 секунд. За это время вы должны его заинтересовать. Дерзайте, я в вас верю!
Хорошего всем дня! :)
Другие полезные статьи по теме:
С таким резюме вас точно пригласят на собеседование!
Психолог даёт рекомендации перед собеседованием
Топ бесплатных сайтов для авторов Яндекс.Дзена