Вы планируете автоматизировать свой бизнес, но ещё не решили, взять в штат программиста или передать задачу на аутсорсинг? Возможно, бухгалтер предлагает перейти на новый релиз «1С: ЗУП» или сотрудники отдела продаж хотят систематизировать работу с помощью системы CRM? А может быть, у вас появилась мысль руководить не простым, а полностью автоматизированным проектом и желание получать управленческие отчёты, нажав одну кнопку?
Мы не станем разбирать все сложности, с которыми вы столкнётесь. Но чтобы вы мгновенно увидели финансовый результат, какой-то отчёт, совершив лишь одно действие, сотрудники вашей компании должны поработать и занести в 1С необходимую информацию. И это далеко не единственный вопрос, который может встать на пути. Все они решаемы.
В любом случае вы мыслите в правильном направлении, стратегически, ведь сегодня невозможно развивать бизнес и пробиваться сквозь многочисленных конкурентов без автоматизации. Но в этом деле важна грамотность. Некоторые предприниматели уже на старте совершают ошибки, которые в результате ни к чему хорошему не приводят.
Одна из самых распространённых — программист в штате. Возможно, вы уже разместили вакансию на HH и считаете это логичным. Остановитесь! Эта ошибка может вам дорого стоить. Сейчас мы могли бы порекомендовать вам воспользоваться услугами аутсорсинговой компании. Однако это была бы реклама, а мы не размещаем рекламных материалов. Давайте разберёмся, почему программиста 1С в штате быть не должно.
Мы подготовили для вас 6 задач-аргументов «против» и одно, но эффективное решение. Наверняка, эта информация будет для вас полезна.
Для начала уточним: в компании всегда есть ряд достаточно стандартных задач по каждому проекту, которые решаются с помощью автоматизации. Рассмотрим наиболее важные из них и поясним политику работы программиста 1С в штате и компании, работающей по принципу аутсорсинга.
ЗАДАЧА 1: Анализ учёта (управленческого, бухгалтерского, финансового и т. д.). Характеристика процессов, которые имеют место в организации и отражаются в 1С.
Ответственный в проекте: консультант или бизнес-аналитик. Он знает учёт «от» и «до», умеет разговаривать с бизнесом на одном языке и транслировать этот диалог другим.
Что делает программист в штате: ничего! Вряд ли он будет описывать процессы. Он не видит в этом необходимости и вряд ли умеет.
ЗАДАЧА 2: Выбор и настройка типовых конфигураций 1С, что позволит решить большое количество бизнес-задач. Для этого нужно знать, «чего хочет бизнес» (см. ЗАДАЧУ 1), и обеспечивать эти желания с использованием возможностей типовых 1С.
Ответственный в проекте: методолог или бизнес-аналитик. Он знает типовые конфигурации 1С и умеет применять их в отношении бизнеса. Например, «если я хочу получить в бизнесе это, мне нужно активизировать такую кнопку и выключить — такую».
Что делает специалист в штате: программирует. Если ты держишь в руках молоток, то каждая проблема превращается в гвоздь. Если ты не понимаешь, как настроить 1С, занимайся программированием. Такой подход приводит к непредсказуемому поведению программы. 1С плохо обновляется и выдаёт некорректную информацию.
ЗАДАЧА 3: Загрузка данных. Как правило, работа компании «с чистого листа» начинаться не может. Необходимо выгрузить справочную и числовую информацию из учётных систем или excel-таблиц.
Ответственный в проекте: программист, работой которого руководит методолог или специалист по внедрению. Важно изначально осуществить грамотную настройку аналитических данных и выяснить, какая информация и куда будет загружаться. В процессе загрузки необходимо убедиться в правильности данных и решить, как быть с ошибками. Решения принимает методолог, который ставит программисту конкретные задачи.
Что делает штатный программист: программирует. Загружает данные так, как умеет. В итоге пользователям приходится долго добиваться совпадения информации в системах: старой и новой. Они проклинают 1С и начинают вести учет в обеих системах параллельно.
ЗАДАЧА 4: Доработки. Иногда необходимы системные доработки в соответствии с индивидуальными требованиями заказчика.
Ответственный в проекте: программист. Специалист получает волю и спокойно выполняет свою работу, конечно, по заранее оговорённым требованиям.
Что делает штатный специалист: программирует. Скорее всего, он не будет заморачиваться, ведь лишь некоторые штатные программисты письменно, причём в добровольном порядке фиксируют требования заказчика ещё до того, как начать писать код. Им это не нравится.
ЗАДАЧА 5: Внедрение. Это важнейший этап, когда сотрудники переходят со старой версии работы на новую.
Ответственный в проекте: внедренец. У него стальные нервы. Он обучает пользователей и вместе в спокойном темпе они разбирают актуальные вопросы, проходят точку невозврата между системами учёта: старой и новой.
Как поступает штатный специалист: злится и не понимает пользователей. Ведь он столько напрограммировал, а те, неблагодарные, не желают работать. Все функционирует, он проверял. Просто у пользователей нет чувства грамотности, и они не хотят ничего делать.
ЗАЧАДА 6: Руководство проектом. Это самая важная составляющая. Необходимо спланировать работу и сформулировать план, после чего добиться его реализации. Именно руководитель проекта является ответственным за выполнение поставленных задач в назначенный срок.
Ответственный в проекте: его руководитель или администратор. Он контролирует сроки и качество исполнения задач, проверяет данные и готовность систем. Ежедневно побивает участников и удостоверяется, что пользователи обучены и готовы к работе. Он обеспечивает полную поддержку внедренца.
Что делает штатный специалист: ничего. Он не управляет ни проектом, ни собой, ни пользователями. Причём у него нет плана. Имеется только процесс. Неплохо устроился: программирует, ежемесячно получает зарплату.
Наверняка, вас заинтересовал вопрос, существуют ли уникумы, которые могут выполнить все перечисленные задачи качественно и в срок, вести проект от начала и до конца. Да, конечно! Вопрос лишь в стоимости работы таких людей. Например, сумма в Москве — от 150 000 рублей в месяц.
Даже если вы готовы на 4-6 месяцев (длительность внедрения 1С в компании небольших размеров) выделить эти деньги, пойдёт ли «дорогой» программист к вам? Ему ведь интересная работа нужна, масштабные проекты с не одной тысячей пользователей. Со своим навыком он может выбирать самые лучшие для работы компании.
Как же быть? Остаётся только поставить задачу аутсорсинговой организации (компании «Авиант», например). Всё-таки наш материал носит рекламный характер :)
А если появилось желание запустить 1С собственными силами? Решение есть!
Наймите руководителя проекта или консультанта 1С, у которого есть опыт запуска проектов. Его должность будет звучать как «РП запуска 1С». Он должен понимать своё позиционирование в структуре.
Этот человек будет ответственным за формирование и дальнейшее выполнение плана. Все должно быть сделано в сроки. Большую часть функций РП возьмёт на себя, остальные, скорее всего, отдаст на фриланс. Он будет ставить задачи, контролировать их реализацию и нести ответственность перед руководством.
Руководство к действию для предпринимателя
Вы уже наняли руководителя проекта?
- Пусть он изучит ситуацию, актуальную для вашей компании, погрузится в бизнес, поработает с учётной информацией. Это займёт от 2 недель до 2 месяцев.
- Сформирует чёткий и подробный план действий, который должен содержать такие задачи, как настройка 1С, загрузка изначальных данных, подготовка инструкций, настройка ролей и прав, обучение, запуск.
- Определит дату запуска. Она должна вас устраивать.
- Предупредить ошибки, ведь что-то может пойти не по плану.
- Определит бюджет и другие ресурсы. Возможно, понадобятся сервера или денежные средства на удалённых сотрудников.
- Ответит на вопрос, какие данные и откуда именно будут загружены для того, чтобы в системе могли работать сотрудники?
Если вас устроят ответы нового РП и появится ощущение, что человек знает свою работу, тогда вам повезло. Можете начинать свой путь развития проекта. Будет нелегко, но грамотный и опытный персонал решает!