Начиная с 1 января 2020 года, сведения о трудовой деятельности работника будут формироваться путем их передачи работодателем в информационную систему ПФ РФ в электронном виде.
В чем суть законопроекта №748684-7 об электронных трудовых книжках?
Как работодателю подготовиться к переходу на электронные трудовые книжки?
Сразу отметим, что речь идет об электронном аналоге бумажной трудовой книжки, в котором будут содержаться практически все сведения, имеющиеся в действующем образце, за исключением данных об образовании и награждениях (поощрениях).
Как видится законотворцам, принятие законопроекта повысит уровень сохранности сведений о трудовой деятельности, упростит процедуру трудоустройства для работников в части взаимодействия с кадровой службой работодателя, снизит издержки работодателя и работника, связанные с трудоустройством.
В ЧЕМ СУТЬ ЗАКОНОПРОЕКТА?
Законопроектом устанавливаются способы получения работником сведений о трудовой деятельности на бумажном носителе или в электронной форме.
Получение сведений о трудовой деятельности возможно у работодателя по последнему месту работы, в МФЦ предоставления государственных и муниципальных услуг, в ПФР и с использованием Единого портала государственных и муниципальных услуг (функций).
ЮРИДИЧЕСКИЕ УСЛУГИ ПРЕДПРИЯТИЯМ И ОРГАНИЗАЦИЯМ
ЧТО ПРЕДСТАВЛЯЕТ СОБОЙ ЭЛЕКТРОННАЯ ТРУДОВАЯ КНИЖКА?
Электронная трудовая книжка не предполагает физического носителя и будет реализована только в цифровом формате.
Электронная трудовая книжка сохраняет практически весь перечень сведений, которые учитываются в бумажной трудовой книжке:
- информация о работнике;
- даты приема, увольнения, перевода на другую работу;
- место работы;
- вид мероприятия (прием, перевод, увольнение);
- должность, профессия, специальность, квалификация, структурное подразделение;
- вид поручаемой работы;
- основание кадрового мероприятия (дата, номер и вид документа);
- причины прекращения трудового договора.
МОЖЕТ ЛИ РАБОТНИК ПОСМОТРЕТЬ ЗАПИСИ В СВОЕЙ ТРУДОВОЙ КНИЖКЕ?
Такие сведения работник может увидеть в личном кабинете на сайте Пенсионного фонда РФ или на Едином портале государственных и муниципальных услуг (функций), а также через соответствующие приложения для смартфонов.
При необходимости сведения электронной трудовой книжки будут предоставляться в виде бумажной выписки. Предоставить ее сможет нынешний или бывший работодатель (по последнему месту работы), а также управление Пенсионного фонда РФ или МФЦ.
ЧТО ДЕЛАТЬ РАБОТОДАТЕЛЯМ?
Согласно законопроекту, 2020 год признается переходным периодом.
Предлагаемые законопроектом изменения, по экспертным оценкам, затрагивают около 60 млн. работников и 8,4 млн. хозяйствующих субъектов, включая ИП.
В связи с этим работодатели в течение 2020 года должны провести следующие мероприятия:
- внести изменения в соглашения и коллективные договоры и (при необходимости) принять (изменить) локальные нормативные акты;
- обеспечить техническую готовность к передаче сведений о трудовой деятельности в электронном виде в информационную систему ПФР;
- уведомить работников в письменной форме об указанных изменениях трудового законодательства.
То есть работник, который уже работает вправе выбрать один из вариантов:
- либо «бумажный» вариант ведения трудовой книжки;
- либо электронный вариант трудовой книжки.
О своем решении работник должен сообщить работодателю (написать письменное заявление) в срок до 31 декабря 2020 года (включительно).
Важно! То есть у работника как минимум есть полгода на раздумье о судьбе своей трудовой книжки: работодатель до 30.06.2020 г. его уведомляет и до 31.12.2020 г. ждет от работника решения.
Если работник хочет сохранить «бумажную» трудовую книжку, то его право на сохранение бумажной формы остается и при последующем трудоустройстве к другим работодателям. Информация о выбранном работнике решении будет храниться в базе ПФР.
А если работник проигнорирует заявление? В этом случае работодатель будет продолжать вести «бумажную» трудовую книжку.
Важно! Если работник впервые устроится на работу с 1 января 2021 года, то у таких работников (независимо от их желания) данные о трудовой деятельности будут вестись только в электронном виде.
Кроме того, с 1 января 2021 года электронные трудовые книжки нужно вести в отношении работников, которые до конца 2020 года выбрали (т.е. написали письменное заявление работодателю) электронный вариант ведения их трудовой книжки.
Действия работодателя, если работник подаст заявление о ведении электронной трудовой книжки:
- работодатель выдает трудовую книжку на руки и освобождается от ответственности за ее ведение и хранение;
- при выдаче трудовой книжки в нее вносится запись о подаче работником такого заявления.
Действия работодателя, при сохранении работником бумажной трудовой книжки:
- работодатель наряду с электронной книжкой продолжит вносить сведения о трудовой деятельности также в «бумажную» трудовую книжку (т.е. по сути, работодатель ведет двойную работу);
- право на дальнейшее ведение трудовой книжки сохраняется у работника при последующем трудоустройстве к другим работодателям;
- сохраняется право в последующем подать работодателю письменное заявление о ведении трудовой книжки в электронном виде.
За периоды до 2020 года данные из «бумажной» трудовой книжки в электронную книжку не переносятся.
В каком порядке будет предъявлена электронная трудовая книжка при устройстве на работу?
Информация о трудовом стаже представляется работодателю либо в распечатанном виде, либо в электронной форме с цифровой подписью. И в том и в другом случае работодатель переносит данные в свою систему кадрового учета.
НОВАЯ ОТЧЕТНАЯ ОБЯЗАННОСТЬ ДЛЯ РАБОТОДАТЕЛЯ С 2020 ГОДА
С 1 января 2020 года вводится обязанность для работодателей ежемесячно не позднее 15-го числа месяца, следующего месяца, в котором осуществлено кадровое мероприятие (прием, перевод, увольнение), либо работником подано заявление о выборе ведения сведений о трудовой деятельности, представлять в ПФР сведения о трудовой деятельности, на основе которых будут формироваться электронные трудовые книжки россиян.
А с 1 января 2021 года сведения в случаях приема на работу или увольнения должны будут представляться не позднее рабочего дня, следующего за днем приема на работу или увольнения.
Важно! В настоящее время разработана форма СЗВ-ТД, которая будет использоваться работодателями для передачи сведений в ПФР. Штрафов за ее непредставление или представление с нарушением срока, не установлено.
Передача сведений будет реализована в рамках существующего формата взаимодействия работодателей с территориальными органами ПФР, т.е. новое соглашение заключать не нужно.
ВЫВОДЫ
В заключение подытожим. Если работник продолжает трудиться у того же работодателя в переходный период 2020 года, то независимо от его решения (сохранять бумажный или электронный вариант трудовой книжки, которое он должен принять до конца 2020 года), работодатель все равно должен в 2020 году продолжить вести трудовую книжку на «бумаге» и ежемесячно представлять в ПФР сведения о трудовой деятельности работника в электронном виде (по форме СЗВ-ТД).
При приеме на работу, работник должен представить работодателю (помимо документов об образовании и т.п.):
- до 2020 года - трудовую книжку (п.1 ст.65 ТК РФ);
- с 2021 года - сведения о трудовой деятельности, в виде справки на бумажном носителе, заверенной надлежащим образом, либо в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью (при ее наличии у работодателя).