Как бы не расходилась зона ответственности менеджеров проектов разных организаций, их работу тяжело представить без встреч. Полная версия статьи в основном блоге.
Встречи в управлении проектами
Встречи могут быть
- С целью синхронизации статуса между участниками проектной команды
- Знакомство с клиентом
- Для принятия задач от клиента
- Для передачи результатов работы, обсуждения статуса
- И еще примерно тысяча поводов встретиться
Чтобы встречи не оказались сливанием времени впустую, должны быть правила, регламентирующие их проведение.
Время встречи
По поводу назначения времени встречи у меня есть свои собственные привычки.
Правила два
- Встречи, проводимые с целью забрифоваться, забрифовать и подумать проводятся в первую половину дня
- Встречи с целью продать и утвердить проводятся после обеда. Туда же — цели без опеределенной цели. Не понятно, зачем они нужны, но периодически случается и такое
Твои “активные” и не очень фазы дня могут быть в другое время дня — учитывай это при организации переговоров. Ты — менеджер, и на тебе ответственность за организацию (и отчасти за итоги) встречи.
Продолжительность встречи
По собственным ощущениям, продолжительность встреч следует выдерживать в пределах академического часа — 40–45 минут. После этого тяжело сконцентрировать внимание и, как следствие, падает эффективность встречи. Если встреча заведомо займет гораздо больше времени — желательно выделить и запланировать время для перерыва. Как в школе.
Лучше всего контролю продолжительности встречи способствует четко составленная агенда и следование плану встречи. Например, если разговор отклоняется в сторону, нормально поправить собеседников и вернуть в правильное русло. Самая плохая ситуация — когда встреча заняла два часа, но не обсудили и половины из плана встречи.
Роли и поведение на встрече
Поведение менеджера проекта на встрече зависит от обстоятельств и цели встречи. Случаются ситуации, когда менеджер — точка контакта между компанией и клиентом. В этом случае на тебе активная роль в переговорах. Когда происходят переговоры внутри команды точно так же — ты и презентуешь и лидируешь встречу.
Какой бы формат встречи не имел место быть, на менеджере роль распорядителя, фасилитатора. Самое дурное, что может сделать менеджер проекта — пустить встречу на самотек, отвлекаясь на задачи по другим проектам и находясь в своем ноутбуке.
Пишу о управлении проектами и всем, что касается микроменеджмента и личной эффективности. Самая полная информация на сайте и в телеграм канале.