Жизнь не стоит на месте.
Иногда мы меняем работу, просто переезжая или находя более предпочтительный вариант деятельности.
И если Вы при этом - главный бухгалтер, то при увольнении обязаны передать своему преемнику все документы и материальные ценности, за которые ответственна бухгалтерия.
Для организации передачи дел Ваш руководитель должен издать приказ.
По результатам передачи дел на практике обычно оформляют акт приема-передачи документов или специальную опись. При этом следует учитывать, что первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерскую (финансовую) отчетность, аудиторские заключения о ней подлежат хранению экономическим субъектом в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года. (ст. 29 Закона от 06.12.2011 года № 402-ФЗ изм. и доп., вступившими в силу с 01.01.2020 года). То есть все подобные документы за такой период нужно включить в опись или в акт.
Административно главного бухгалтера могут наказать, если он грубо нарушал требования к бухучету, не сдавал отчеты, не соблюдал кассовую дисциплину и др. (ст. 2.4,15.11, ч.1 ст. 15.6, ст. 19.7, ч.5 ст. 14.5, ст.15.5, ч.2 ст. 15.33,ч.1. ст. 15.1 КоАП РФ).
Смена главного бухгалтера - это особая ситуация, так как он - руководящий работник, который отвечает за ведение бухгалтерского учета, своевременную сдачу налоговых деклараций и всевозможных отчетов. Он может обладать правом банковской подписи, распоряжаться денежными средствами компании. В соответствии с ч. 8 статьи 243 Трудового кодекса Российской Федерации трудовым договором, заключаемым с главным бухгалтером, может быть установлена материальная ответственность в полном размере причиненного работодателю ущерба.
Работодатель вправе принимать локальные нормативные акты, обязательные для работников компании. Но они не должны противоречить законодательству (ч.1,ст. 8 ТК РФ).
Главный бухгалтер отвечает лично за многое в организации, поэтому следует определить порядок передачи дел. Это важно, чтобы обезопасить компанию от причинения ущерба. А также чтобы разграничить ответственность уходящего и нового главного бухгалтера по нарушениям, которые могут быть обнаружены в дальнейшем.
Передачу дел проводят на основании приказа руководителя компании. Нормативный порядок не установлен. Поэтому работодатель должен разработать его сам и утвердить приказом или другим локальным нормативным актом. С этим документом надо ознакомить главного бухгалтера под роспись.
Давайте разберем по шагам порядок передачи дел:
Шаг 1. Издание приказа.
В приказе следует указать:
- лиц, ответственных за прием и передачу дел;
- сроки и порядок проведения и оформления данной процедуры.
Приказ утверждается руководителем организации.
Один экземпляр акта остается в компании, второй передается прежнему главному бухгалтеру.
Шаг 2. Подготовка документов, проверка состояния дел.
Передающий главный бухгалтер должен проверить и привести в порядок все документы, проследить, чтобы их распечатали, подшили, то есть подготовить их к передаче.
Шаг 3. Составление акта приема-передачи и проведение передачи дел.
В этом процессе участвует комиссия. Акт приема-передачи дел составляется в произвольной форме. Указываются наименования, даты и другие реквизиты передаваемых документов, дата передачи бумаг.
Новый главный бухгалтер может потребовать вписать в акт информацию об отсутствующих документах, о выявленных расхождениях и несоответствии учетных данных.
При смене главного бухгалтера проводить полную инвентаризацию не обязательно. Закон этого не требует, но желательно подстраховаться.
Акт приема-передачи дел составляется в двух экземплярах (один из них хранится в организации, второй остается у прежнего главного бухгалтера), подписывается всеми участниками. Затем его утверждает руководитель организации.
Шаг 4. Уведомление налоговой инспекции и банка о смене главного бухгалтера.
О смене главного бухгалтера следует уведомить налоговую инспекцию и переоформить доверенность на нового главного бухгалтера, так как главный бухгалтер сдает отчеты в ФНС и представляет интересы компании (участвует в различных комиссиях, сверках, дает пояснения т.д.).
Если у главного бухгалтера было право подписи платежных поручений, следует сообщить о смене главного бухгалтера банку и заменить образцы подписей.
При передаче дел главному бухгалтеру надо знать и помнить о том, дисциплинарные и материальные взыскания применяют к главному бухгалтеру, как и к любому работнику (ст. 192,238,241, 243 ТК РФ). Уголовная и субсидиарная ответственность грозит главбуху за уклонение от уплаты налогов, если он умышленно участвовал в экономических преступлениях (ст. 199,199.1 УК РФ).
Благодарю вас за внимание, любимые мои читатели!
Будьте в курсе изменений налогового и бухгалтерского законодательства - подписывайтесь на мой канал...
Вы можете помочь каналу, сделав репост или поставив лайк. Спасибо за поддержку!
С уважением, Розалия...