Если "Справочники" по своей сути - это списки объектов, то объект конфигурации "Документ" - это объект, содержащий информацию о каком-либо событии. И не просто содержащий информацию, а фиксирующий факт того, что событие произошло.
Пользователь, при составлении пользователем документа, описывает, что произошло, когда и с кем. Например, в документе "Приходная накладная" записывается, что на такой-то склад такой-то фирмы пришёл такой-то товар от такого-то поставщика. Далее, вопрос - когда? Допустим, товар получили 6-го марта и тогда же составили "Приходную накладную". Но пока не сделано проведение этого документа, нет фиксации факта того, что товар поступил. И если эту "Приходную накладную" провести, скажем, 10-го октября, то только тогда в справочнике "Склад такой-то" появится этот товар, пусть даже в реальности он уже протух и сгнил.
Тем и отличается объект конфигурации "Документ" от остальных объектов, что над ним надо совершить операцию "проведение", чтобы он изменил состояние учёта.
Поскольку "Документ" при проведении зафиксирован на соответствующий момент времени и внёс изменения в состояние учёта, то нельзя просто так взять и изменить этот "Документ" задним числом. Нужно учитывать, как он влияет на "Документы", проведённые после него и то, что их все придётся перепроводить заново в случае перепроведения изменяемого "Документа".