Последнее время инспектора всё больше обращают внимание на так называемое проявление осмотрительности при выборе контрагентов. И чтобы избежать нападок и подозрений, бизнесу приходится доказывать, что все необходимые меры он принял. Для этого в компании как минимум должен быть установлен порядок проверки партнёров. А ещё лучше четко прописанный регламент. Можно даже прописать деление всех потенциальных партнёров на группы риска по соответствующим характеристикам. Но тут уже лучше обращаться к юристам. И контрагент, по которому есть вопросы, ничем не должен выделяться в плане вашей его проверки. И кстати, цена не должна быть основным критерием. Если у партнёра всё плохо с документами и нет персонала, а цена при этом хорошая, выбирать его опасно.
Какое досье собирать на контрагента.
Ещё до проверки рекомендуется внимательно изучить сайт будущего партнёра и поискать другие упоминания о нём в сети. Если контрагент состоит в различных профильных ассоциациях и союзах – это очень хорошо. Можно просто забить ИНН в поисковик и просмотреть все дельные ссылки. Потом следует пробить ИНН по доступным сервисам проверки. Далее по пунктам.
Во-первых, ЕГРЮЛ, все учредительные документы и желательно копию паспорта директора.
Во-вторых, отчётность. Как налоговая, так и бухгалтерская. Запросите справки об отсутствии задолженностей перед бюджетом. Справки можно запрашивать регулярно, например, раз в квартал. Желательно понимать суммы уплаченных налогов.
В-третьих, лицензии, разрешения, сертификаты, если они нужны. Их будет необходимо проверить на специализированных ресурсах.
Далее пригодятся: справка о среднесписочной численности, справка о фактическом местонахождении с подтверждением, рекомендательные письма от партнёров контрагента. С ними будет не лишним связаться и попросить подтвердить информацию.
Для собственной безопасности рекомендуем лично приехать в офис партнёра, познакомиться и посмотреть его производственные площади, склады или транспорт.
Ну и на всякий случай сохраняйте всю переписку и делайте скрины. Проверку действующих контрагентов рекомендуем производить не реже раза в год.