В настоящей статье речь пойдет о взаимосвязи между индивидуальным лицевым счетом (ИЛС) в Пенсионном Фонде России и электронной трудовой книжкой. Начнем с того, что все работники, в том числе иностранные должны иметь ИЛС на основании статьи 65 ТК РФ и статьи 6 Федерального закона от 01.04.1996 N 27-ФЗ "Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования". Пенсионный фонд РФ выдает работнику сертификат, который подтверждает присвоение ему ИЛС и который полностью заменил СНИЛС. Согласно ст. 65 ТК РФ обязанность по его оформлению ложится на работодателя, при этом, срок, в который работодатель должен оформить сертификат не установлен. ИЛС позволяет хранить и получать сведения об отчислениях в ПФР и трудовой деятельности в целом. Система ИЛС является основой для перехода на электронные трудовые книжки, поскольку без ИЛС невозможно ведение электронной трудовой книжки, т.к. фактически база ПФР реализована так, что электронная трудовая книжка - это один из разделов ИЛС. Также без ИЛС работодатель не сможет сдать нововведеный отчет по форме СЗВ-ТД.
Требования статьи 65 ТК РФ о наличии у каждого сотрудника трудовой книжки носит обязательных характер для всех сотрудников без исключения. С 2021 года если при поступлении на работу у сотрудника нет ранее оформленной трудовой книжки, то она оформляется только в электронном варианте. Для тех кто на настоящий момент или в течение 2020 заимеет бумажную трудовую книжку, то есть возможность ее оставить.
Памятка для работодателей:
- До конца 2020 года на новых сотрудников можно заводить обычные бумажные трудовые книжки, а с 30 июня 2020 года только с согласия работника;
- Не позднее 30 июня 2020 года требуется письменно (под подпись) уведомить каждого текущего сотрудника о возможном выборе: использовать в будущем оба вида книжек или только электронный формат. Право выбора работник может реализовать путем подачи работодателю письменного заявления.
- С 2020 года требуется ежемесячно подавать отчет в ПФР по форме СЗВ-ТД, в котором указываются все кадровые изменения в организации.
Предполагается, что сотрудники должны сделать выбор до конца 2020 года. Если работник напишет заявление на то, чтобы оставить бумажную книжку, то работодателю потребуется ведение обоих вариантов - и в бумажном и электронном виде. Важно! при приеме на работу нового сотрудника, потребуется выяснить, отказался ли он от бумажной книжки. О выборе работника можно будет узнать в Пенсионном фонде РФ. Если работник не написал заявление на выбор бумажного варианта, то трудовая книжка будет вестись только в электронном виде.
...................................................................................................................................................
Таким образом, до 30 июня 2020 года при принятии на работу работников, в том числе иностранных необходимо заводить бумажные электронные книжки. В период с 30 июня 2020 года по 31 декабря 2020 года - по выбору работника (электронная или бумажная + электронная), с 1 января 2021 года - только в электронном формате (если на руках нет бумажной версии).