Всем привет! Я Максим Русанов. Сегодня поделюсь опытом подготовки документов для подачи в МинКульт и ФондКино на поддержку кинопроекта. И расскажу, как из-за цвета ручки мы выбыли из конкурса.
Нам еще во ВГИКе говорили мастера, что при подготовке и подаче документов прежде всего нужно уделять особое внимание оформлению по их стандартам.
Тоже касается и формирование пакета документов на тендер по коммерческим проектам.
Бывает ужасно обидно, что какая-нибудь мелочь в оформлении сведёт на нет все усилия и труды. А поскольку над документами трудятся несколько человек, то в результате пострадают все. Потрачены время и деньги, упущены возможности.
Если у вас нет опыта подготовки документов, то постарайтесь найти человека со знаниями и пониманием как правильно всё сделать и сделать эффективно.
Помните, что как правило заявки сначала проверяются приемной комиссией на правильность оформления. Далее идёт оценка творческого потенциала проекта.
Чтобы кипу документов не забраковали на первом этапе надо обращать внимание на:
1. Комплектация. Комплектация пакета документов - основа основ пакета! Даже без одного документа заявка не пройдет входной контроль.
2. Последовательность. Последовательность расположения документов по списку в пакете. Когда Заказчик или/и МинКульт, Фонд Кино формирует правила состава документов, то у них на это есть весомая причина, прежде всего для эффективной работы с документами их сотрудников.
3. Нумерация. В пакете должна быть сквозная нумерация страниц.
4. Прошивка. Прошивка или брошюровка всех документов аккуратная и удобная для работы сотрудников проверяющей стороны. В конце наклейка с количеством страниц в пакете.
5. Дубль электронной версии. Электронная версия всех необходимый документов, записанная на DVD или на флэшке, как правило прикладывается в конце пакета и/или отправляется на электронную почту. Электронный вид документов, как правило, должен быть в PDF, но иногда просят записать Excel или/и Word файлы.
6. Структура документа. Изучайте все требования по структуре (заголовок, ссылки, приложения, подписи).
7. Шаблоны. Всегда работайте с шаблонами документов Заказчика. Чаще всего это касается сметы и плана реализации проекта.
8. Стиль. Соблюдайте везде один и тот же шрифт и размер. Исключить шрифтовой «винегрет» (кегль, вариант шрифта, косое, подчеркнутое жирное написание текста и так далее). Вы должны сами выработать стиль оформления документа и придерживаться его.
9. Название. Внимательно! Тут надо тщательно проверять - не должно быть разного написания и ошибок в написании названия проекта.
10. Подпись. Генеральный директор ООО «Название компании» Фамилия И.О. и так по всему документу.
11. Название компании. Смотрим, что написано в уставе и точно также пишем во всех документах. Бывает, что используется сокращенное написание названия компании. Я стараюсь использовать полное написание. Чтобы исключить ошибки, надо смотреть как компания пишется в уставных документах.
12. Печать и копия верна на ксерокопиях документов.
13. Чернила. Только синяя ручка!
Выполнение этих простых правил даст возможность вашему предложению пройти на второй этап, где будут рассмотрены другие вопросы. Но об этом читайте в продолжении.
А теперь случай, который обломал нам проект - в двух главных документах пакета мы подписали черной ручкой. Заказчик посчитал, что это ксерокопия, а не оригинал и забраковал документы. Мы пытались исправить ситуацию, но время ушло и приём документов завершился.
