Одна из главных ролей в эффективности и прибыльности любого предприятия всегда остается за его руководителем. Ведь от него напрямую зависит качество и скорость работы сотрудников, а значит и успешность всей организации.
Важнейшим качеством руководителя является его умение ставить и делегировать задачи, а также следить за их своевременным и качественным выполнением.
Однако, не всегда получается так, как было задумано. Совершенно обыденная ситуация, когда сотрудник не расслышал, не понял, что нужно сделать, сделал не то, что требовалось или не в тот срок.
Его можно оправдать: у каждого сотрудника может быть несколько руководителей, множество рабочих задач, да еще и бытовые проблемы циклично крутятся в его голове, оставляя все меньше и меньше пространства для новой информации. А теперь попробуем встать на место руководителя, у которого ни один, и ни два сотрудника, а, скажем, отдел из 10-50-100 человек.
Как разобраться в таком коме горящих задач? Учесть все сроки? Ответить на все вопросы? Проследить за выполнением и результатом?
На эти и другие вопросы, крайне важные для руководителя любой организации, мы найдем ответ в рамках этой статьи, вы узнаете интересные техники и инструменты, которые позволят значительно повысить вашу личную эффективность, а также продуктивность всего отдела!
Как правильно ставить задачи, чтобы они все выполнялись, соблюдались все сроки и при этом не страдало качество? Для этого необходимо следовать простому алгоритму из 6 шагов, в котором учтены все важные моменты.
Шаг номер НОЛЬ.
Прежде всего важно уметь выбирать правильный момент для постановки вашей задачи.Это можно сделать в переговорной или пригласить сотрудника в своей кабинет – где вы сможете без лишних отвлекающих факторов доступно и понятно объяснить вашу задачи с ее нюансами. Это даст гарантию, что как минимум, сотрудник вас услышит, скорее всего, важные вопросы до него дойдут после того, как он выйдет из кабинета, но основную информацию Вы до него донесете.
Если же вы решаете вырвать сотрудника из его дел и в процессе пробежки по пути от кабинета в кабинет, с отчетами в руках, которые надо сдать «вчера», и на ходу будете давать задания – скорее всего, он его даже не услышит, шаблонно отвечая Вам «Да, да, понятно, завтра сделаю», лишь бы вы от него отвязались в данный момент. А когда наступят сроки вашей задачи – вы сможете насладиться его искренним удивлением и возмущением, что «не было никакой задачи».
Так же не стоит назначать задачи во время обеда или в коридоре.
Шаг номер ОДИН.
Одно из основных требований к задаче – это, конечно же, ее выполнимость. Выполнимость в поставленный срок.
Вы должны трезво и объективно оценить возможности ваших подчиненных и честно ответить для себя на 3 вопроса:
- Получится ли у него выполнить это задание?
- Достаточно ли у него компетенции и навыков для этого задания?
- Есть ли у него свободное рабочее время, либо же он с головой в делах?
С тонкой осмотрительностью назначайте задачи, для выполнения которых подчиненный должен выйти за рамки своих навыков и возможностей. Иначе вы рискуете значительно снизить его мотивацию, испортить комфортный рабочий настрой и получить унылого, ничего не желающего сотрудника с нервным тиком, который уже убедился в своей «никчемности» и боится за что-либо браться, потому что он «ни на что не способен». Будьте осторожны.
Шаг номер ДВА.
Наверняка вы слышали или читали о современном подходе к постановке задач по технологии S.M.A.R.T. (СМАРТ). Постановка задач по данной методике позволит обобщить информацию по заданию, определиться со сроками и ресурсами, поставить точную и конкретную задачу, которая будет понятна вашим подчиненным. Давайте подробнее рассмотрим эту технологию, которая поможет навести порядок в руководстве.
Метод SMART – это технология постановки цели, которая включает: конкретность, измеримость, достижимость, важность и определенность по срокам.
Пример постановки задачи по SMART:
Задача: «Внедрить Bitrix24 в отдел продаж до 5 марта 2020 года для автоматизации постановки задач и контроля за их выполнением»
Давайте проверим?
- S – конкретика – Внедрить Bitrix24
- M – измеримость – Отдел продаж работает в Битрикс24.
- A – достижимость – У нас есть бюджет для интеграции.
- R – важность – автоматизация позволит значительно повысить скорость продаж и прибыль предприятия.
- T – срок – до 5 марта 2020 года.
Третий ШАГ
Достаточно ли ресурсов?
Вы дали поручение подчиненному написать эссе, но в вашем офисе нет ни одной ручки. Будет ли выполнено такое поручение? В случае с ручкой – скорее всего да, можно попросить у коллег или приобрести в соседнем магазине. Но ресурсы могут быть и информационные.
Например, тема эссе – это анализ эффективности последней маркетинговой компании. Но у сотрудника нет возможности изучить отчет по продажам. И на основании чего ему делать выводы? Не забывайте, что ресурсы могут быть как физические, так и информационные.
Шаг номер ЧЕТЫРЕ
Как контролируем?
Изначально вы должны продумать момент с контролем. Определитесь, в каком формате вы будете взаимодействовать со своими подчиненными.
Возможно, они будут присылать вам отчеты на электронную почту, лично отчитываться в кабинете, либо вы устраиваете планерки по понедельникам?
Эти вопросы требуют обязательного ответа. Исполнитель задачи должен понимать, кто и каким образом будет держать за ним контроль.
Шаг номер ПЯТЬ
Мотивируем подчиненных
Постарайтесь создать интерес к задаче у своего подчиненного, изучите, что его мотивирует и что для него важно в работе. Для кого-то очень важна оценка руководства, кто-то хочет считать себя значимым, а другой любит интересные задачи.
Также можно использовать некое соперничество в компании между сотрудниками. Мотивированный сотрудник = высокопроизводительный сотрудник.
Шестой ШАГ
Правильно ли меня поняли?
После описания задачи, назначения срока и обсуждения всех нюансов – уточните у сотрудника, понял ли он вас, есть ли у него вопросы, обязательно попросите в общих чертах описать задачу и ее срок, конечный результат.
Сначала такой алгоритм выглядит большим и неудобным. А ну ка, распиши, придумай, мотивируй…. Но при системном подходе вы очень быстро адаптируетесь правильно ставить задачи – у вас появится свободное от постоянных объяснений и поправок время, продуктивность вашего отдела возрастет.
А можно проще?
Мир не стоит на месте и предлагает все более простые и удобные инструменты для руководителей. CRM-система Битрикс24 позволяет сотрудникам работать слаженно и эффективно, успевать все вовремя и не потерять ни одной поставленной задачи.
Как это работает?
Создавайте задачи в один клик, разбивайте на группы, делегируйте и следите за процессом их выполнения. Битрикс автоматически уведомит вашего сотрудника о поставленной задаче, напомнит про сроки, учтет количество времени на каждую задачу.
Разбивайте большие задачи на чек-листы, назначайте для каждого пункта своего исполнителя, прикрепляйте картинки и файлы, настраивайте крайние сроки и время на выполнение.
Специальные счетчики - покажут сколько дел вы поручили своим подчиненным, укладываются ли они в установленные сроки, а также какие задачи лично у вас.
Битрикс24 позволяет создать шаблон задачи, которая будет автоматически ставится в нужное для вас время. Сделайте работу с повторяющимися задачи быстрее.
Оценивайте эффективность сотрудников, основываясь на конкретных цифрах, количестве выполненных задач и затраченного на них времени. Вы можете использовать это для расчета премиальной и бонусной системы в компании.
Битрикс24.CRM помогает продавать больше. Функционал задач доступен бесплатно для 12 сотрудников. Вместе с задачами вас ждет еще множество удобных и полезных инструментов, повышающих стабильность и эффективность работы вашей компании, а также ее прибыльность и рентабельность.
Внедрение, настройка, обучение Битрикс24