В связи с угрозой эпидемии коронавируса организациям рекомендовано перевести сотрудников на дистанционный режим работы. Какие кадровые документы надо подготовить, чтобы потом не иметь претензий со стороны проверяющих или судебных исков от сотрудников?
Главный вопрос: надо ли заключить дополнительные соглашения о дистанционной работе?
По идее, да. Но есть один нюанс: перевод на дистанционную работу приказом по предприятию расценивается как изменение условий труда по инициативе работодателя. А, как вам известно, уведомить сотрудников об этом согласно закону необходимо за два месяца и письменно. В условиях экстренных мер это затруднительно: если карантинные мероприятия объявили сегодня, то в чём смысл ждать ещё два месяца? Уведомить задним числом точно не получится, потому что у уведомления не может быть даты, предшествующей распоряжению местных властей о введении ограничений из-за карантина.
Но есть одна хитрость. Трудовой кодекс РФ не запрещает обратный порядок, когда сотрудник может сам попросить перевести его на дистанционную работу. А вот уже после подачи такого заявления стороны могут заключить дополнительное соглашение о дистанционной работе. Так что для начала нужно провести разъяснительную работу в коллективе.
Образцы заявления и дополнительного соглашения, а также подробную инструкцию и комментарий аудитора можно найти здесь.
Отметим, что эпидемия относится к числу обстоятельств непреодолимой силы, однако, как будет применяться этот пункт к трудовым отношениям (и как трактоваться судами), пока не совсем ясно. Возможно, вскоре появится более чёткое и официальное разъяснение - можно ли работодателю не соблюдать положение ч. 2 ст. 74 ТК РФ о двухмесячном сроке предупреждения, сославшись на форс-мажор.