Систематизация процессов - самый верный путь к успешности выполнения задач по проектам. Сейчас мы рассмотрим, как работать в Trello, что может эта программа и почему за канбан досками будущее.
Trello - это бесплатная канбан доска с шикарным функционалом, решающие многие проблемы. В бесплатной версии доступно 5 досок, но скажу сразу - этого достаточно с лихвой для работы над проектами. Есть WEB-версия, ПК и для телефонов. Кстати все синхронизируется, что очень удобно.
Кому она поможет? Да всем, начиная от веб-студий, частного использования и заканчивая салонами красоты (впрочем любому бизнесу).
С ее помощью легко контролировать как личные процессы, так и организовать командную работу.
Наша доска в Трелло выглядит так:
Структура
1. Доски. Каждая доска - отдельный проект. Удобно. Плюс карточки между досками можно перелинковывать, когда задачи по проектам пересекаются, либо друг друга дополняют
2. Колонки. Это уже структура проекта. Весь рабочий процесс делается в них.
3. Карточки. Непосредственные задачи разделенные по категориям. К примеру в колонку “Instagram” вносится весь план работ по этой соц сети. Карточки легко перемещаются между колонок. К примеру самое удачное решение сделать доп. колонку “Сделано”, для отслеживания процесса. Каждое действие внутри карточке сохраняется, т.е. видно какой пользователь, что в ней сделал. Идеальное решения для избежания путаницы.
Организации работы на проектом
Возьмем к примеру клиента, который пришел к нам за продвижением Инстаграма. Создаем новую доску, в в ней делаем колонки вида: Контент. Дизайн. Таргет. Разное. Готово.
В каждой колонке пишем список задач:
- Контент: 1. Проработка контент плана 2. Утверждение плана. 3.Поиск \ Создание фотографий). 4. Аудит конкурентов
- Дизайн. 1. Отрисовка креативов. 2. Дизайн постов 3.актуального
- Таргет. 1. Проработка аудиторий. 2 Тестирование креативов. 3. Аналитика
- Разное. 1. Договор с клиентом. 2. Ссылка на все дизайн исходники.
- Готово. Решенные карточки.
Это лишь самый простой пример как можно структурировать работу над проектом. Трелло - это огромная песочница с шикарным функционалом. А он подстраивается под любые нужды.
Начало продуктивной работы
Чек-листы. Прикрепляются к каждой карточке. Очень удобно для контроля решения задач, во-первых ничего не забудется, а во-вторых виден прогресс исполнения. Визуально отображаются в колонке по соотношению сделано \ всего, внутри в самой карточки виден общий прогресс исполнения конкретного чек листа. Кстати, в одной карточке может быть несколько чек-листов.
Метки. К каждой карточке можно прикрепить цветные метки, для быстрой визуальной оценки проекта. Например мы используем следующую схему:
- Красный (Warning) - задачи требующие срочного решения
- Зеленый (Done) - сделанные задачи
- Сиреневые (Design) - задачи по дизайну
- Черный (Text) - работа по контенту
- Синий (DOCS) - метки для документов. В этом случае отдаем целую колонку на структурирование документов по работе, как правило это ссылки на гугл диск на pdf файлы, карточки организации, договора и т. д. Очень удобно для поиска нужного документа не выходя из окна Trello
Названия меток редактируются, так что все можно подстроить под себя. Плюс, на одну карточку можно ставить сразу несколько меток.
Командная работа. К каждой карточке можно добавить участника. Например поступил новый проект по дизайну (или правки), создаем карточку (хоть с мобильного телефона), вбиваем туда информацию, помечаем участника и тут же у него на телефоне и ПК всплывает уведомление. Все. Человек уведомлен о новой задаче и приступает к ее решению.
Прикрепленные файлы. Даже в бесплатной версии, в Trello можно добавлять файлы. Лично мы используем эту возможность для прикрепления pdf документов, дизайнов, фотографий или ссылок на гугл.диск. Этот функционал спасает. Размер в бесплатном тарифе - до 10 мегабайт на каждый файл.
Комментарии. Если что-то непонятно, можно оставить комментарий к конкретной карточке. Таким образом весь процесс всегда и у всех на виду, что позволяет максимально оперативно решать любые вопросы.
Фон. Мелочь, а приятно. К каждой доске можно сделать свой фон. Все таки визуальная красота помогает продуктивной работе.
Дата исполнения. К каждой карточке можно поставить дату, когда задача должна быть решена. Цвет значка меняется при приближении срока сдачи.
Улучшения. В бесплатной версии можно добавить 2 улучшения, все остальное уже доступно за денежку, но даже этого хватает выше крыши. Например можно поставить интеграцию с Гугл.Календарем
BB-коды для оформления описания. Когда задача много, чтобы не потерятся в портянке текста, используются коды. К ним придется немного привыкнуть, но они того стоят. Например текст выделяется жирным через оператор **текст**, а список выделяется подчеркиванием через ___ . Все команды есть в описании Трелло. Ничего сложного в них нет.
Горячие клавиши. Также поддерживаются. Удобно когда Вы не вылазиете из доски. Их описание можно найти на офф сайте.
Копирование досок (Шаблоны). Если задачи постоянно повторяются (в случае рекламного агентства), нет смысла каждый раз писать одно и тоже. Создается обычная доска, в нее вносится весь план работ, а далее через функцию “копировать” переносится на новый проект. Экономия времени просто потрясающая.
Дополнительные поля. К каждой карточке можно присвоить доп. поля с любые названием и заполнением. например это пригодится для учета клиентов или составления базы, или до чего фантазия дойдет.
Почему именно Trello, а не аналоги?
Во-первых более удобного бесплатного решения (на первое время). мы не нашли
Во-вторых удобство одновременной работы с телефона и компьютера, есть не у всех конкурентов. А если и есть, то не всегда корректно работает
В третьих, у Трелло предоставляется бесплатный функционал, за который у других придется платить.
Есть вопросы по маркетингу? Обращайтесь :)
___
Еще больше контента в моем VK
Подпишись 👉 https://vk.com/smm.sector