Работа с таблицами, большими массивами данных, является неотъемлемой частью работы офисного сотрудника. Каждый, кому приходилось иметь дело с Excel, в определенный период времени мог столкнуться с проблемой связанной с медленной работой файла.
Файл не отвечает, завис, долго обрабатывается - тот нюанс, который занимает дополнительное время при работе с данными. А это тот ресурс, который не хочется тратить впустую. В ряде случаев проблема кроется в разросшихся до неприличных размеров рабочей книге Excel.
Давайте рассмотрим несколько ситуаций и способов уменьшения размера файла, что позволит сократить время его обработки.
При работе, для более быстрого выстраивания рабочих моментов могут быть полезны быстрые комбинации клавиш как в Excel, так и в Windows. Прочитать наиболее полезные комбинации при работе с Windows 10, Вы можете по ссылке >>>
Горячие клавиши, которые будут полезны каждому пользователю ПК
1. Файл перегружен формулами, которые тянутся с других листов, а может быть даже отдельных файлов.
Довольно часто слишком насыщенная формулами книга может существенно замедлить работу Excel. Не все формулы при обработке файла могут уже быть нужны, поэтому будет гораздо лучше конвертировать их в статичные данные - вставив результаты вычислений как значения.
В зависимости от того какой версии используется Excel, есть быстрый вариант вставки комбинациями клавиш или же "ручными манипуляциями". Пример проиллюстрирован далее:
Копируем данные через Ctrl + C, вставляем через команду "Специальная вставка" >> Значения
Без использования компьютерной мыши, возможна вставка следующими комбинациями:
- Копируем выделенный диапазон Ctrl + C;
- Тут же вставляем обратно сочетанием Ctrl + V;
- Жмем Ctrl, чтобы вызвать меню вариантов вставки;
- Подтверждаем выбор клавишей Enter.
2. Проверка форматирования листа.
Порой преследуя цель - максимально понятной визуализации файл может получится слишком пестрым, от чего он будет медленнее работать.
Если при обработке файла используется цветовая заливка одинаковых ответов (например: зеленым/красным, таких ответов как Да/Нет, Правильно/Неправильно). Условное форматирование сказывается на быстродействии файла, так как основано на формулах и постоянно пересчитывается. Для разгрузки, все лишние форматы могут быть удалены и оставлены только те, что действительно нужны.
Чтобы удалить лишние правила условного форматирования через вкладку "Главная" выбирается "Условное форматирование", кнопка "Управление правилами".
В открывшемся окне выбирается весь лист и выделяется лишнее правило, которое может быть удалено.
Так же в различных компаниях могут быть случаи когда файл оформляется по заранее установленным шаблонам (формам) с заданными визуальными стилями. Например: лист отображается без разметки, как белое полотно с таблицей, файл используется несколькими людьми и для сохранения единого вида (устранения полей) на вновь добавленных листах производится заливка белым цветом, что так же может значительно добавить объем файлу.
Чтобы убрать разметку листов, через вкладку "Вид" с панели убирается галка "Сетка".
3. Формат файла.
Начиная с версии Microsoft Excel 2007 возможно использование и конвертация файла в один из следующих форматов:
XLSX - заархивированный XML (расширяемый язык разметки). Размер файлов в таком формате меньше в несколько раз по сравнению с прошлыми версиями Excel (например: Excel 2003).
XLSM - это XLSX с поддержкой макросов.
XLSB - скомпилированный XML. Обычно в 2 раза меньше, чем XLSX. Размер файла в таком формате минимален, но нет совместимости с другими приложениями кроме Excel.
4. Журнал изменений.
Если в файле включен общий доступ, то внутри документа на специальном скрытом листе будет храниться вся история его изменений за последний месяц. При активной работе с файлом несколькими людьми, это может увеличить вес файла.
Увидеть какой доступ у файла можно на вкладке "Рецензирование" >> "Доступ к книге". Так же в названии файла может быть указано - [Общий доступ].
Внести коррективы в настройки журналирования изменений можно перейдя по аналогичному пути на вкладке "Рецензирование" >> "Доступ к книге" >> вторая вкладка "Подробнее". Тут же можно найти параметр "Хранить журнал изменений" в течение N дней или совсем отключить его.
Если статья была вам интересна и полезна - поставьте лайк.
Спасибо за просмотр!