Макулатура — это бумажные и картонные отходы производства и потребления, отбракованные и вышедшие из употребления бумага, картон, типографские изделия, деловые бумаги, в том числе документы с истекшим сроком хранения. То есть важным условием отнесения бумажно-картонных изделий к макулатуре является невозможность дальнейшего их применения по прямому назначению вследствие следующих причин:
1. Потери потребительских качеств в процессе хранения или применения;
2. Окончания срока, в течение которого бумаги имеют учетную и иную ценность.
Любая из указанных причин дает право организации отнести бумажно-картонные изделия в разряд макулатуры и сдать в пункт приема для переработки.
В случае получения оплаты за сданную макулатуру организация должна отразить реализацию. Так как макулатура не числилась в учете, необходимо отразить ее поступление. Это обеспечит дополнительный контроль за ее сохранностью в местах хранения и на всех этапах движения.
Макулатура как возвратные отходы
В случае, если затраты на бумагу для организации являются значительными, а в процессе деятельности образуется большое количество бумажных отходов, то макулатуру целесообразно принимать к бухгалтерскому учету в качестве возвратных отходов. Это позволит избежать искажения статьи «Материальные расход» в составе себестоимости.
Возвратные отходы — это остатки материалов. которые образовались в процессе производства товаров, выполнения работ, оказания услуг, частично утратившие свои потребительские свойства, в связи с чем не могут быть использованы по прямому назначению.
Бумажные отходы принимаются к учету в момент их образования. Если организация формирует промежуточную отчетность, то можно отражать поступление один раз в месяц (квартал) и эта дата определяет себестоимость продукции, работ, услуг.
Так как макулатуру в дальнейшем предполагается продавать, то при принятии на учет ее необходимо оценить по цене реализации. Это можно сделать следующим образом: запросить прайс-лист у компании, занимающуюся приемом макулатуры, на основании которого устанавливается и подтверждается цена реализации. Кроме прайс-листа, для подтверждения оценки можно приложить другие соответствующие документы, например, снимки экрана с информацией о цене реализации бумажных отходов с интернет-страниц специализированных компаний.
Принятие к учету макулатуры необходимо оформить накладной. Можно разработать ее самостоятельно либо использовать формы требования-накладной № М-11 или приходного ордера № М-4.
На стоимость бумажных отходов в бухгалтерском и налоговом учете по налогу на прибыль нужно уменьшить сумму материальных расходов.
К бухгалтерскому учету бумажные отходы будут приняты так:
Организации на УСН с объектом «доходы минус расходы» признают материальные расходы после принятия их к учету и фактической оплаты, а не по мере отпуска в производство.
О необходимости корректировать расходы на сумму возвратных отходов Минфин ответил, что сумма материальных расходов у организации на УСН с объектом «доходы минус расходы» должна быть уменьшена на стоимость возвратных отходов. Если планируется реализовать на сторону, то они оцениваются по цене реализации исходя из рыночных цен. При реализации возвратных отходов выручка уменьшается на сумму таких отходов, учтенную в налоговом учете.
Бумажные отходы как результат инвентаризации
Отражать в учете бумажные отходы перед самой реализацией можно по результатам проведенной выборочной инвентаризации. Это удобно для тех, у кого макулатуры не так много и если она не часто накапливается.
Инвентаризация проводится в обычном порядке и оформляется следующими документами:
- приказ о проведении выборочной инвентаризации с целью выявления и принятия к учету бумажных отходов. В приказе указываются состав инвентаризационной комиссии и сроки проведения инвентаризации;
- инвентаризационная опись (акт). Ее можно разработать самостоятельно. Фактически выявленная макулатура подсчитывается и взвешивается. Затем данные заносятся в опись (акт);
- сличительная ведомость, в которой фиксируются результаты сверки выявленных отходов с данными бухучета.
Выявленную в качестве излишков макулатуру необходимо принять к учету по рыночной стоимости на дату проведения инвентаризации.
Определить рыночную стоимость можно таким же образом, как и при оприходовании макулатуры в качестве возвратных отходов. А отразить в бухучете можно так.
Стоимость выявленной в результате инвентаризации макулатуры в налоговом учете как на ОСН, так и на УСН отражается как внереализационный доход, который определяется в рыночной оценке.
Реализация макулатуры
Для продажи макулатуры организации следует связаться со специализированной компанией для согласования дня приема-передачи и способа транспортировки бумажных отходов
В пункте приема с помощью автомобильных или электронных весов будет определена масса, а после, в зависимости от качества произведена точная оценка стоимости передаваемой макулатуры
На принятую макулатуру обычно оформляется акт приема-передачи. После сдачи-приемки компании будут перечислены денежные средства. Ниже представлены операции по реализации макулатуры:
Выручка от реализации макулатуры в налоговом учете признается доходом, учитываемом при расчете налога на прибыль и «упрощенного налога». Доход по налогу на прибыль признается в день сдачи макулатуры специализированной организации. В этот же момент в расходах по налогу на прибыль можно учесть ее стоимость.
Организации, применяющие УСН, доход от реализации макулатуры должны признать в день поступления денежных средств от компании, принявшей макулатуру.
В расходах стоимость макулатуры упрощенцы с объектом «доходы минус расходы» могут учесть на дату подписания акта приема-передачи.
Продажа архивных материалов
Организация вправе избавиться от архивных документов с истекшим сроком хранения, передав их в утилизацию в качестве бумажных отходов.
Для предотвращения утечки конфиденциальной информации и для документальной фиксации факта уничтожения документов рекомендуется обращаться за помощью в специализированную организацию. Утилизация может проходить:
- на территории фирмы-утилизатора, с возможностью допуска представителя компании-клиента для контроля процесса;
- в любом установленном месте, где будет работать промышленный шредер.
При принятии решения об уничтожении документов приказом руководителя назначается комиссия, которой составляется акт с их перечнем. Далее документы упаковываются, при необходимости опечатываются и передаются в специализированную организацию для утилизации и дальнейшей переработки.
Цена реализации такой макулатуры будет определяться специализированной компанией с учетом стоимости ее услуг за утилизацию.
Еще до момента продажи такой макулатуры архивные материалы можно оприходовать по результатам инвентаризации и отразить в учете.
Экспертная комиссия должна зафиксировать факт уничтожения всех бумаг и составить акт об уничтожении документов (передачи на переработку). В нем указываются дата совершения операции, количество (вес) вторсырья. Акт с перечнем документов для уничтожения и акт об уничтожении документов (передачи на переработку) должны храниться в архиве организации.
НДС при реализации макулатуры
С 1 января 2019 г. реализация макулатуры облагается НДС. Налоговую базу должны определять покупатели макулатуры (налоговые агенты), а не продавцы. Режим налогообложения покупателя не влияет на уплату агентского НДС.
Исчислить и уплатить в бюджет налог покупатели обязаны, только если продавец макулатуры — плательщик НДС.
Об этом продавец должен сообщить покупателю путем выставления ему счета-фактуры, заполненного особым образом. В графе 7 счета-фактуры оформляется надпись или ставится штамп «НДС исчисляется налоговым агентом», графы 8 (сумма налога) и 9 (стоимость товара с налогом) не заполняются.
Если продавец освобожден от уплаты налога или не является плательщиком НДС. то в договоре и акте (накладной) он должен указать «Без налога (НДС)». И тогда покупатель НДС не исчисляет.
Однако есть исключения, когда НДС при реализации отходов будет уплачивать продавец, — если:
- продавец — плательщик НДС, но он ошибочно указал в договоре
или первичных документах «Без налога (НДС)»;
- производится по ставке 0% (вывоз в процедуре и реэкспорта, помещение под процедуру свободной таможенной зоны);
- отходы реализуются физлицам, которые не являются ИП;
- продавец потерял право на спецрежим или утратил право на освобождение от НДС
В последнем случае продавец должен будет исчислить и уплатить НДС, начиная с периода, в котором он перешел на ОСН, до дня наступления обстоятельств, из-за которых он утратил право на освобождение от НДС или на применение спецрежима.
Поскольку реализация макулатуры облагается НДС, то продавцы- плательщики НДС вправе принять к вычету суммы входного налога по приобретенным ими товарам (работам, услугам), используемым для такой реализации. Воспользоваться вычетом продавцы бумажных отходов могут независимо от того, исчисляют они НДС самостоятельно или это делает покупатель — налоговый агент. В ведении раздельного учета реализации макулатуры и иной деятельности, подлежащей обложению НДС, необходимости нет.