Многие маркетологи и дизайнеры, которые работают сами на себя, ведут бухгалтерию так: после выполнения заказов они составляют акты выполненных работ в Word или Excel и отправляют их клиентам. Затем им приходится постоянно заходить в неудобный интернет-банкинг и проверять, пришла ли долгожданная оплата от клиента. Это очень сильно отвлекает от работы, пропадает вдохновение и желание что-то делать.
Но бухгалтерский учёт можно вести быстро и удобно. Для этого существуют сервисы онлайн-бухгалтерии. В них можно формировать все необходимые документы, отслеживать движение по расчётным счётам онлайн и при необходимости консультироваться с бухгалтером или юристом прямо в приложении.
В этой статье делимся с вами, как вести бухгалтерский учёт тем, кто оказывает маркетинговые услуги.
Какие документы нужны
Катя занимается SMM уже более 3 лет: продвигает аккаунты в Instagram. Она зарегистрирована как ИП, а система налогообложения — УСН 5% без НДС. Клиенты обычно приходят к ней по совету знакомых. А если заказов не хватает, то она ищет на сайтах по поиску работы или в чатах в telegram вакансии с частичной или проектной занятостью. Главным условием для неё тут является, чтобы была возможность работать удалённо.
После получения заказа она формирует счёт в сервисе онлайн-бухгалтерии Ассистент, прямо в приложении копирует ссылку на счёт и отправляет её клиенту в telegram. А для того, чтобы счёт не потерялся у клиента, отправляет на электронную почту копию.
Когда клиент делает предоплату за её услуги, она получает уведомление в мобильном приложении и видит, сколько сейчас денег на счёте. А ещё в приложении отображается информация, сколько она должна заплатить и сколько должны ей до конца недели, конца месяца и в будущем.
После этого она связывает поступившие деньги со счётом и помечает для себя, что это предоплата. Теперь она видит, сколько денег будет должен клиент после выполнения заказа.
Когда Катя заканчивает заказ, формирует в Ассистенте акт выполненных работ нажатием одной кнопки. После этого она отправляет клиенту на электронную почту акт и дублирует ссылку на документ в telegram.
Клиент скачивает документ по ссылке, распечатывает и отправляет Кате подписанный акт.
После подписания актов клиент полностью рассчитывается с Катей, а она узнает об этом из уведомления в приложении. Затем она связывает поступившие деньги с актом и счётом и знает, что этот клиент уже ей ничего не должен.
Как работать с иностранными клиентами
Когда у Кати было мало заказов, она нашла в telegram-боте удалённый проект. Заказчик оказался из России. Для того, чтобы принимать оплату в российских рублях, она открыла ещё один счёт, но в российских рублях.
После этого она добавила новый счёт к списку счетов в Ассистенте, чтобы видеть движение средств по счёту в российских рублях.
Когда заказчик оплатил её услуги, она решила перевести часть суммы в белорусские рубли. Катя создала запрос в Ассистенте с просьбой обменять 10000 российских рублей в белорусские.
Операционист Ассистента принял запрос, запросил акт и договор и всё это передал в банк. После этого на Катином счёте автоматически появились белорусские рубли.
Налоговая отчётность
В конце каждого квартала на основании всех документов и оплат Катя формирует в Ассистенте декларацию по УСН 5% без НДС. А уже сформированную декларацию она загружает на налоговый портал.
Очень удобно, что после создания декларации в Ассистенте автоматически создаётся платёж в бюджет на сумму налога с нужными реквизитами. Катя подтверждает этот платёж только после того, как декларацию принял налоговый инспектор.
Книгу учёта доходов и расходов она делает тоже в Ассистенте. Выбирает только год, за который ей нужна КУДиР, а система формирует на основе введённых данных документ. После этого Катя распечатывает книгу учёта доходов и расходов и хранит у себя в документах.