Почему вы должны начать еженедельное планирования (и как это сделать эффективно)
Я — коуч по управлению временем, но на прошлой неделе я пропустила ту самую сессию планирования, которую я рекомендую своим клиентам проводить каждую неделю. Я уверяла себя, что все будет в порядке и от одного раза ничего не случится. Но все пошло наперекосяк. Всю следующую неделю я не знала, что будет дальше, волновалась, что не готова, независимо от того, что меня ожидало, и за 30 минут до презентации мне пришлось нестись в магазин, чтобы купить эту штуковину для присоединения Mac к проектору. Я поняла, насколько более спокойной делают мою жизнь еженедельные сеансы планирования.
Их пропуск не стоит недели неуверенности, стресса и судорожных попыток сделать что-то в последнюю минуту. Поэтому сейчас я хочу пропеть новую оду еженедельным сессиям планирования. И я хочу, чтобы вы тоже познали пользу, которую они несут.
Вы можете отвергнуть идею сессий планирования, отчасти потому, что не знаете, как проводить их эффективно. Не волнуйтесь: я шаг за шагом расскажу, что делаю я и мои клиенты. Конечно, этот шаблон, возможно, нужно будет адаптировать в зависимости от ваших обстоятельств, целей и приоритетов, но он послужит хорошей отправной точкой.
Шаг 1: Проясните свои насущные задачи
Начните с обзора задач прошлой недели — рабочих и личных. Спросите себя, есть ли дела, с которыми вы не смогли справиться или которыми нужно заняться дополнительно? Если ответ «да» (и это займет у вас менее двух минут), сделайте это здесь и сейчас. Если потребуется больше времени, запланируйте это в календаре, чтобы сделать позже.
Затем перенесите в календарь все задачи/дедлайны из электронной почты и заметок. Заархивируйте или выбросите заметки и электронную почту. Распределите время на любые другие задачи, которые вы можете придумать на следующую неделю или на будущее. Просмотрите кейсы, списки клиентов, проекты. Проделайте то же самое с личными делами, принимая во внимание каждого члена семьи, хобби, организации, с которыми вы связаны, и домашних животных, если они у вас есть. Не забудьте выделить время для своих любимых занятий, будь то чтение конкретной книги, походы, посещение нового ресторана, прогулка или просто размышления.
Шаг 2: Проясните программу действий, чтобы все это реализовать
Теперь, когда все, что вам нужно и что вы хотите сделать, есть в вашем календаре, подумайте про следующие две недели. Рассмотрите следующие вопросы:
Можно ли что-то сократить, отложить или делегировать?
Разбил(а) ли я задачи/дедлайны на крошечные временные блоки, чтобы соблюсти сроки (с пространством для маневра)? Если нет, сделайте это.
Готов(а) ли я ко всем встречам или мне нужно запланировать время для подготовки?
Хочу ли я что-нибудь передвинуть, чтобы сбалансировать рабочую нагрузку или сделать течение жизни более плавным (например, даст ли мне передышку перенос встречи на 15 минут?)
Учел(ла) ли я все обязательства, связанные с уходом за детьми?
Я рекомендую делать это в пятницу около 2 часов дня, когда интеллектуальный и творческий потенциал мозга еще на максимуме, хотя, конечно, у вас могут быть другие предпочтения. Если через несколько недель вам придется перенести сеанс планирования, сделайте это! Просто выделите для него другое время в своем календаре.
Еженедельный анализ + превью = кардинальные перемены
Когда я стала делать это в пятницу днем, я обнаружила следующее:
Во-первых, я ухожу на выходные, зная, что все под контролем, и в результате могу полностью наслаждаться приятными занятиями, которые запланировала. Я менее напряжена, когда у меня есть план — я доверяю себе, что все это будет сделано.
Во-вторых, я могу увидеть в своем расписании потенциальные конфликты или авралы последних минут, прежде чем они произойдут, и могу строить планы так, чтобы их избежать. Если бы я не пропустила свою сессию планирования в пятницу, мне не пришлось бы в последнюю минуту мчаться в Best Buy.
В-третьих, планирование позволяет мне заранее видеть, сколько у меня будет свободного времени. Я могу запланировать какие-то развлекательные мероприятия, которые дадут мне энергию или направят в определенное русло. Вам нужно время, чтобы взять подработку или поискать новую работу? Хотите снова читать романы? Изучить тропинки в окрестностях? Нужно выделить на все это время. Если вы не включаете эти занятия в расписание, то найти для них время будет крайне трудно.
Итак, прямо сейчас запланируйте 1,5 часа в ближайшую пятницу, чтобы спланировать свою неделю. Это может занять немного больше времени, чем вы ожидаете, но если вы будете придерживаться этого шаблона, то справитесь быстрее (вероятно, за 45-60 минут).
Придерживайтесь этого подхода шесть недель. Почувствуйте преимущества. А если не верите, что оно того стоит, проделайте это в течение нескольких недель, затем пропустите неделю и посмотрите, каково это. Даже коучи по тайм-менеджменту нуждаются в подобной встряске время от времени.