21 век, эра компьютерных технологий дошла и до трудовых книжек. Переход односторонний, и если вы решились на это обратного пути нет и не будет.
Электронные трудовые книжки с 2020 года – новая реальность, которая уже закреплена в законе.
Как правильно перейти на ведение электронных трудовых книжек? Как вообще сделать такой переход работодателю и работнику?
С 2020 года все работодатели должны будут перейти с бумажных трудовых книжек на электронные трудовые книжки. Причем это касается всех работодателей – компаний и ИП. Также для них появился новый отчет в ПФР. Бланк называется СЗВ-ТД.
ЭТАПЫ ПЕРЕХОДА НА ЭЛЕКТРОННЫЕ ТРУДОВЫЕ КНИЖКИ
Сразу скажем, что в 2020 году трудовые книжки в бумажном виде останутся, но вместе с бумажным вариантом надо будет вести электронный. Данные, которые все будут вести в электронном виде – сведения о трудовой деятельности работника.
Переход с бумажных на электронные книжки будет постепенным и предусматривает несколько этапов.
у работников, которые начали трудовую деятельность до 2021 года, есть выбор. До 30 июня 2020 года все работодатели должны уведомить своих сотрудников про изменения по трудовым книжкам. Далее у работника есть время подумать, нужна ему бумажная трудовая книжка или он хочет, чтобы сведения про его трудовую деятельность вели в электронном виде. Время на раздумья до 31 декабря 2020 года — к этому дню работники пишут заявления о своем выборе (бумажная книжка или электронные сведения);
Тем, кто начнет работать в 2021 году или позднее, все трудовые книжки будут оформлять только в электронном виде.
ПЕРЕХОД НА ЭЛЕКТРОННЫЕ ТРУДОВЫЕ КНИЖКИ: ПОШАГОВАЯ ИНСТРУКЦИЯ
Шаг 1: Уведомите работников о переходе на электронную форму
До 1 июля 2020 года все работодатели обязаны уведомить каждого работника о том, что:
- сведения о трудовом стаже теперь будет хранить ПФР в электронном виде;
- работники вправе выбрать, как работодатель будет вести трудовые книжки.
Важно не забыть и о тех, кто “де-факто” не находится в офисе – находящиеся в декрете, сотрудники в отпусках за свой счет. Извещать подрядчиков-физлиц о новых правилах не нужно. Они работают по гражданско-правовому договору и трудовые книжки на них не ведутся.
Шаг 2: Выдайте работникам бланки заявлений
До конца 2020 года сотрудник должен сообщить вам о решении сохранить бумажную трудовую книжку или отказаться от нее. Хороший вариант – подготовить шаблоны уведомлений и разослать их работникам вместе с уведомлением из Шага 1. Всего возможно два варианта заявления:
- заявление о сохранении бумажной трудовой книжки;
- заявление об отказе от бумажной трудовой книжки.
Шаг 3: Проверьте бумажные трудовые книжки
Перед переходом на ведение трудовых книжек в электронном виде обратите внимание на бумажные трудовые – лучше проверить правильность их заполнения. Зачем? Дело в том, что с 2020 года любые кадровые изменения придется отражать в новом отчете СЗВ-ТД.
Что именно проверить в действующих бумажных трудовых книжках? Вот опорные точки для проверки:
- Личные данные работников (ФИО, даты рождения, образование, специальность);
- Даты о приемах, переводах и увольнениях;
- Названия компаний и должностей;
- Наличие печатей;
- Реквизиты приказов о приемах и увольнениях;
- Наличие ссылок на статьи ТК РФ в записях об увольнении;
- Наличие записей о переводах;
- Формулировки записей об увольнении.
Шаг 4: Подготовьтесь к сдаче новой отчетности
С 1 января 2020 года у работодателей появится новая обязанность — представлять в ПФР сведения о трудовой деятельности по форме СЗВ-ТД.
Уже в 2020 году отчет нужно сдать, если были кадровые изменения или работник подал заявление о том, как в 2021 году вести трудовую книжку. Впервые подайте форму до 15-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором произошел одно из следующих событий:
- компания приняла, уволила или перевела сотрудника на другую постоянную работу;
- сотрудник подал заявление о сохранении трудовой книжки или об отказе от нее.
- Стоит отметить, что работодатели с численностью больше 24 человек обязаны отправлять отчет в ПФР через интернет. Если в штате меньше человек, можно сдать СЗВ-ТД на бумаге. Но с 2020 году нужно сдавать электронные 6-НДФЛ и 2-НДФЛ, если численность 10 человек и более. Поэтому если у вас от 10 до 24 человек, проще сразу оформить электронную подпись и отчитываться в ПФР электронно.
Шаг 5: Заведите специальный ящик электронной почты
Заведите корпоративный адрес электронной почты (например, для отдела кадров). Дело в том, что сведения о трудовой деятельности работников по их заявлениям с 2020 года работодатели обязаны выдавать не только в бумажном, но и электронном виде. При этом у сотрудника должна быть возможность направить работодателю заявление о выдаче на электронную почту. Такие правила закреплены в новой статье 66.1 ТК. Для этого и нужен адрес корпоративной электронной почты, на который работники смогут присылать заявления.
Шаг 6: Измените внутренние документы по кадрам
Проверьте внутренние документы компании, где прописан порядок работы с трудовыми книжками. В правилах внутреннего трудового распорядка обновите разделы “Прием на работу” и “Выдача сведений о трудовой деятельности”. В них нужно прописать новшества из новой редакции Трудового кодекса РФ.
Роструд предупредил: если работник уже выбрал электронную трудовую книжку, передумать и вернуться на бумажный вариант он не сможет. Законом это не предусмотрено.
Напомним, что если работник принес заявление об отказе от бумажной трудовой книжки, работодатель должен выдать ему его трудовую книжку на руки. Правда, конкретный срок, в течение которого это необходимо сделать, не установлен. В любом случае, при получении трудовой книжки на руки сотрудник должен расписаться в книге учета движения трудовых книжек.
И не забудьте, что представление работником заявления о выборе электронной/бумажной трудовой книжки – это обстоятельство, обязывающее работодателя представить за соответствующий месяц отчет по форме СЗВ-ТД.
Представить заявление о выборе электронной/бумажной трудовой книжки работники должны до конца 2020 года. Но это не означает, что до 31 декабря можно несколько раз менять свое решение.
Спасибо, что дочитали мою статью до конца!