Финансовое ведомство дало разъяснения по вопросу о том, какие последствия ждут работника, вовремя не представившего авансовый отчет об израсходованных в командировке денежных средствах (письмо Минфина от 16.12.2019 № 03-04-06/98341).
Согласно требованиям законодательства, работник по возвращении из командировки обязан в трехдневный срок представить своему работодателю авансовый отчет о потраченных средствах с приложенными к нему подтверждающими фактически произведенные расходы документами (п. 26 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. пост. Правительства от 13.10.2008 № 749). При этом все виды законодательно установленных возмещаемых выплат, связанных с выполнением трудовой функции, освобождаются от обложения НДФЛ (п. 3 ст. 217 НК РФ). Это правило применяется и при оплате работодателем командировочных затрат сотрудников. Причем дополнительно оговорено, что в налогооблагаемый доход не входят фактически произведенные и документально подтвержденные затраты.
Руководствуясь указанными выше нормами Минфин пояснил, что если сотрудник не представил авансовый отчет об израсходованных в командировке средствах, то деньги, выданные ему под отчет, не могут рассматриваться в качестве компенсации командировочных затрат. В таком случае суммы являются доходом работника и облагаются НДФЛ в общеустановленном порядке.
Ведомство также отметило, что каждый работодатель вправе принять решение о необходимости возврата сотрудником полученных под отчет денежных средств. И если работник вернет деньги, то налогооблагаемого дохода у него не возникнет.
Избежать эти проблемы поможет программа БухСофт. Она автоматически подготовит все необходимые кадровые документы и напомнит, когда работнику нужно представить авансовый отчет.
Заполнить командировочные документы в программе БухСофт →