Зачем писать друг другу письма? По работе, конечно же)))) Бюрократия или необходимость? Как всегда на собственном опыте и своей головой)) Вперёд!
Когда ты работаешь один, в смысле сам на себя, без сотрудников, то необходимости писать себе поручения и задания, вроде бы, и нет. Хотя….. Об этом почитайте на других каналах по саморазвитию. Я пишу и себе. Ну так вот, если писать некому, то можно, на мой взгляд не писать. Любая другая схема 1+? требует писанины. Я буду говорить об электронной переписке.
Зачем же? Традиционно по пунктам:
1. Правило можно нарушить только в том случае, если оно существует. Существование правила подтверждается его написанием. Все законы вступают в силу с момента после опубликования. В малом бизнесе точно также. Хотите выполнения своих правил – пишите. Инструкции, оперкарты, приказы и т.д.
2. Передача ответственности. Когда в цепочке задействованы несколько человек/подразделений, то факт передачи ответственности должен быть зафиксирован. Разберём пример с доставкой товара поэтапно. Клиент сделал заказ, его обработал менеджер, УСТАНОВИЛ в накладной признак о завершении, после этого кладовщик собирает заказ, ПОДПИСЫВАЕТ сборку, сборка попадает на проверку и упаковку, где проверяющий подтверждает готовность к отгрузке и ПИШЕТ количество коробок на отгрузку, экспедитор при загрузке в своём письменном задании УКАЗЫВАЕТ количество принятых коробок, сгружает заказ клиенту, клиент в нашем экземпляре накладной ПИШЕТ количество полученных коробок по заказу. Всё, что написано заглавными буквами, - это передача ответственности. И теперь, если клиент жалуется, что какого-то товара по его заказу не хватает можно однозначно определить на каком участке была допущена ошибка.
3. Актуализация вопросов и проблем. Очень часто сотрудники делают попытки решить проблемы и вопросы, просто сказав или спросив. Причём потом, если играть по таким правилам, то в случае проблемы можно услышать: «Мы же говорили…» или «Я же вам показывал…» В любом случае, они ответственность перекладывают на Вас. Поэтому давно уже работаем по правилу: Не написано, значит - не было. Дело в том, что когда пытаешься описать проблему, то смотришь на неё уже по-другому. Более детально и вдумчиво. Оцениваешь её значимость и первостепенность.
4. Возможность переадресовать п.3. Если есть описанная проблема от сотрудника, то её можно обдумать уже самому, доработать и переслать исполнителю или подготовить к общему обсуждению с целью решения. Это удобно, экономит Ваше время и ускоряет процесс.
5. Фиксация договорённостей. Замечательно, если можно зафиксировать договорённость в электронном виде. Тогда в дальнейшем можно всегда к ней вернуться, подняв переписку. Быстро. Просто. Эффективно.
6. Экономия времени. Случается так, что многие менеджеры компаний-поставщиков хотят приехать «поговорить». Проще говоря, у них по плану есть командировка, а Вы – всего лишь пункт задания)))) Категорически против! Есть вопросы к обсуждению – пишите. Если вопросы есть у меня, то я пишу первым. В этом случае, будьте любезны ещё до приезда дать мне предварительный письменный ответ. Тогда на встречу уйдет меньше времени, а толку для всех будет больше. Хотя бы потому, что остальные в плане командировки только пункты, а наша компания уже цель)))
7. Чёткое понимание вопроса. На словах очень часто то, что сказано, отличается от того, что услышано и понято. Письмо значительно улучшаем взаимопонимание.
8. Возможность оповестить большую аудиторию. Письмо можно написать на разные адреса и на разные «этажи», поставив в копию. А в этом есть свои плюсы. Догадываетесь о чём я?
9. Отложить и не забыть. Когда Вы мне звоните, то не знаете готов ли я к разговору. В состоянии ли я вникнуть в суть вопроса прямо сейчас? Удобно ли мне? Не раздражает ли Ваш звонок меня? А когда Вы пишите мне письмо, то я его открою тогда, когда мне это будет удобно, и смогу вникнуть в вопрос детально. Возможно, ознакомившись, отложу его на некоторое время, чтобы вернуться к нему с большим запасом времени.
10. Лень))))) Я начал писать свои статьи от лени))) Меня часто просят поделиться опытом, но я уже устал рассказывать одно и то же, но разным людям. А теперь всё просто: «Читайте интересующую статью, и давайте её обсудим на Вашем конкретном примере».
Всем успехов и полезной «писанины»!)))