#КадроДел_кадровикам
Про электронные трудовые книжки я знаю почти всё. Вебинары, статьи, консультации – пора суммировать ценный опыт в виде толкового FAQ. Он длинный (14 вопросов), так что будет 2 части. Поехали!
- Когда уведомить работников о переходе на электронные трудовые книжки?
- Где взять уведомление и заявление о переходе на электронные трудовые книжки?
- Работник уже подал заявление о переходе на электронную трудовую книжку. Когда выдать ему бумажную трудовую книжку?
- Какую запись внести в бумажную трудовую книжку в связи с переходом на электронную трудовую книжку?
- Какие документы требовать при приёме на работу в связи с переходом на электронные трудовые книжки?
- А можно при приёме на работу требовать и электронную, и бумажную книжку?
- Какие документы выдавать работнику при увольнении в связи с переходом на электронную трудовую книжку?
1. Когда уведомить работников о переходе на электронные трудовые книжки?
Согласно п.4 ч.1 ст.2 ФЗ № 439 от 16.12.2019, работников мы уведомляем по 30.06.2020 включительно. Затягивать невыгодно, потому что чем скорее уведомим, тем скорее работники смогут подать заявления, и тем скорее работодатель сможет избавиться от ведения бумажных книжек на тех, кто в заявлении выразит желание перейти на электронные.
Как подтверждается в последнем абзаце Письма Минтруда от 12.02.2020 № 14-2/В-150, логика закона подразумевает, что работники сначала информируются работодателем об изменениях, а потом подают заявления о сохранении бумажной или переходе на электронную книжку. Так что тянуть не в ваших интересах.
Образец уведомления о переходе на электронные трудовые книжки можно скачать с моего сайта КадроДел по ссылке.
2. Где взять уведомление о переходе на электронные трудовые книжки?
КадроДел давно уже разработал образец такого уведомления. Можно скачать его по той же ссылке.
3. Работник уже подал заявление о переходе на электронную трудовую книжку. Когда выдать ему бумажную трудовую книжку?
Ещё недавно ответить на этот вопрос было затруднительно, но после утверждения Минтрудом формы СТД-Р и Порядка её заполнения, а также после Письма от 12.02.2020 № 14-2/В-150 всё того же Минтруда, ответ находится легко:
В случае выбора работником предоставления ему сведений о трудовой деятельности работодатель выдает трудовую книжку в день подачи заявления работником (часть 3 статьи 2 Федерального закона N 439-ФЗ).
Письмо Минтруда России от 12.02.2020 № 14-2/В-150
4. Какую запись внести в бумажную трудовую книжку в связи с переходом на электронную трудовую книжку?
В трудовой книжке записи осуществляются в следующем порядке:
- В графе 1 ставится порядковый номер вносимой записи.
- В графе 2 указывается дата выдачи трудовой книжки на руки.
- В графе 3 раздела “Сведения о работе” трудовой книжки делается запись “Подано письменное заявление (фамилия, имя, отчество) о предоставлении ему (ей) работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации (часть 2 статьи 2 Федерального закона от 16 декабря 2019 г. N 439-ФЗ)“.
- В графе 4 проставляется дата подачи заявления с указанием числа, месяца, года.
Письмо Минтруда России от 12.02.2020 № 14-2/В-150
5. Какие документы требовать при приёме на работу в связи с переходом на электронные трудовые книжки?
Следует исходить из здравого смысла. Работодателю нужно считать стаж работника, без этого никуда. А также неплохо бы видеть места работы, должности и причины увольнения, а то в резюме сочинять все горазды. Поэтому вам нужны документы, из которых однозначно будет виден весь стаж работника. То есть сведения по форме СТД-ПФР, выданной ПФР или МФЦ или распечатанной с “Госуслуг”. Вот эту форму и требуйте, когда она станет доступной для запроса работником в перечисленных местах.
СТД-ПФР надёжнее, чем бумажная книжка, потому что книжек может быть несколько, книжку можно “потерять”, а вот со сведениями такой номер не пройдёт. Поэтому предъявляя СТД-ПФР, работнику не удастся скрыть тайные страницы своей трудовой биографии.
6. А можно при приёме на работу требовать и электронную, и бумажную книжку?
Можно, такое право работодателю предоставляют ст. 65 и 66.1 ТК РФ:
Лицо, поступающее на работу, предъявляет работодателю трудовую книжку и (или) сведения о трудовой деятельности.
Ст. 65 ТК РФ
В случаях, установленных настоящим Кодексом, при заключении трудового договора лицо, поступающее на работу, предъявляет работодателю сведения о трудовой деятельности вместе с трудовой книжкой или взамен ее.
Ст. 66.1 ТК РФ
Собственно, если “лицо, поступающее на работу” в недалёком будущем предъявляет вам полные сведения по форме СТД-ПФР, и там отмечен вариант “Подано заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности“, то требовать вдобавок и бумажную книжку резона нет – СТД-ПФР более надёжный документ, чем книжка (см. Вопрос №5 ). Ну, если только мы не подозреваем соискателя в подделке этой формы и не собираемся кропотливо сличать бумажную книжку и сведения.
Если же соискатель предъявляет бумажную книжку, и в ней видны какие-то подозрительные разрывы в стаже, или только сведения с последнего места работы по форме СТД-Р, то определённо имеет смысл запросить недостающие звенья: либо СТД-ПФР, либо бумажную книжку.
7. Какие документы выдавать работнику при увольнении в связи с переходом на электронную трудовую книжку?
Если работник не подал заявление о переходе на электронную трудовую книжку, то те же самые, что и всегда. Ведь согласно ч. 5 ст. 66.1 ТК РФ, работодатель обязан предоставить работнику сведения о трудовой деятельности как по его заявлению, так и при увольнении за исключением случаев, если на работника ведется бумажная трудовая книжка. Т.е. раз ведём бумажные книжки, значит, и сведения работнику предоставлять не надо.Если работник уже успел подать заявление о переходе на сведения, и теперь увольняется, то на руки ему надо выдать сведения по форме СТД-Р, а бумажную трудовую книжку вы уже должны были ему выдать ранее.
Продолжение в статье Электронная трудовая книжка в вопросах и ответах для кадровиков, ч.1. Плюс ещё:
Ставьте лайк, делитесь с друзьями в соцсетях и подписывайтесь на канал, чтоб ничего не пропустить! КадроДел – мой авторский сайт о трудовых отношениях.