Представим такую ситуацию:
Вы эксперт по аналитике крупной компании занимающейся продажей какой-нибудь продукции. В компании имеются склады для хранения и отгрузки готовой продукции, а так же целый автопарк техники для её транспортировки. Вам ,как аналитику, поставлена задача по созданию панелей визуализации данных (Dashboard) для руководителей разного уровня, и сделать это необходимо в сжатые сроки.
Проведя анализ, вы понимаете:
- Для создания Dashboard экранов в Web вам понадобится время на изучение существующего ПО, языков для Web программирования и т.п.;
- Нанимать команду разработчиков - нет средств;
- Внутри компании разрешено использовать очень ограниченный список ПО, а получение нового требует долгого согласования.
Тут на помощь вам придет табличный процессор Microsoft Exce, с помощью которого есть возможность создавать функциональные Dashboard.
Dashboard: что ты такое?
Дашборд — это интерфейс между аналитическим движком и тем, кто выступает в роли пользователя-аналитика. Таким образом, к дашборду применимы все принципы построения интерфейсов, методы улучшения UX и повышения Usability.
Источник
Что представляет из себя Дашборд?
Из определения имеем:
- аналитический движок;
- интерфейс.
В качестве аналитического движка у нас выступает Excel, а точнее тот набор аналитических алгоритмов,которые мы определяем сами (Excel тут больше интерпретатор). Интерфейс - лист в документе Excel с набором визуальных и управляющих элементов.
"VBA - ты нам не нужен!"
Ну не совсем уж "не нужен", конкретно в данном цикле статей мы его использовать не будем. Сделано это для того, чтобы как можно больше людей, с различным уровнем знаний в программировании, могли использовать Excel для создания Dashboard.
Начало
Начнем наш Dashboard с подключения данных и создания первого визуального и управляющего элемента.
Подключение внешнего источника данных
Все данные в наш Excel файл будут поступать в виде сводной таблицы. Для того, чтобы подключить внешний источник данных необходимо:
- Зайти в настройки: Файл -> Параметры -> Панель быстрого доступа. Выбрать раздел "Панель быстрого доступа";
- В списке "Выбрать команды из:" выбрать пункт "Все команды";
- В левом списке команд найти "Мастер сводных таблиц и диаграмм";
- Нажать кнопку "Добавить >>"
Далее открываем "Мастер сводных таблиц и диаграмм". На шаге 1 указываем пункты как указано на картинке ниже.
На шаге 2 нажимаем "Получить данные..."
В следующем окне выбираем тип соединения в зависимости от того, где хранятся данные:
- SQL база данных (можно подключить через пункт <новый источник данных>);
- Excel файл;
- MS Access база данных;
- Visio база данных;
- Кубы OLAP.
Подключимся к MS Access базе данных. Выбираем пункт "MS Access Database", нажимаем OK.
В появившемся окне указываем путь до вашей базы данных.
Выбираем нужную таблицу и столбцы для импорта.
Пункт "отбор данных" можно пропустить.
В пункте "порядок сортировки" указываем, по какому из столбцов необходимо сортировать данные, если этого делать не нужно, пропускаем.
В пункте "заключительный шаг" выбираем "Вернуть данные в Microsoft Excel".
Нажимаем "Готово"
Данные подключены и будут импортироваться при обновлении из указанного файла.
После подключения базы данных к файлу Excel, вас вернет к шагу 2 и напротив кнопки "Получить данные..." будет написано "Данные получены".
Переходим на следующий шаг и выбираем место создания сводной таблицы.
Настраиваем сводную таблицу:
Создаем новый лист. Назовем его "Dashboard". Во вкладке "Вид" снимаем галочки с пунктов: Строка формул, Сетка, Заголовок.
Это будет главное окно нашего Dashboard. Теперь разместим на листе диаграмму для визуализации данных о продажах.
Переходим во вкладку "Вставка", далее в разделе диаграммы выбираем "Гистограмма с группировкой". Выбираем данные для диаграммы, ими будет наша сводная таблица. Диаграмма автоматически перестроится в сводную диаграмму.
Теперь добавим элемент управления созданной диаграммой. Перейдем на лист со сводной таблицей. Во вкладке "Анализ" (при выделении сводной таблицы) в разделе фильтр, выбираем "Вставить срез".
Выбрав поля для фильтрации нажимаем ОК. Получаем фильтры или , иными словами, управляющие элементы.
Переносим полученные фильтры на лист с диаграммой. Получаем простенький Dashboard.
Это лишь малая часть того, что можно сделать в Excel. В следующих статьях я расскажу как сделать Gauge (спидометр) диаграмму и как использовать Excel файл в качестве базы данных.