Если вы ищете площадку для делового или торжественного мероприятия, попробуйте договориться на аренду зала при отеле.
Внутри уже будет нужное вам оборудование, установленное и подключенное. Кейтеринг — под рукой, на выбор даже слишком много вариантов. Мебель — мобильная, залы — трансформируются.
Вместе с сетью отелей AZIMUT Hotels делимся инструкцией: на что обратить внимание, если вы планируете мероприятие при отеле и хотите, чтобы площадка не подвела вас по мелочам.
Что важно знать
Продуманная архитектура зала — лучше звук
Чтобы выступающим не приходилось повторять по два раза по два раза, выбирайте зал трапециевидной формы. Ширина зала должна быть примерно на половину меньше его длины. Звук в таком помещении распространяется равномерно, поэтому участники семинара потратят время на работу над заданием, а не на уточняющие вопросы.
В залах с ровными и гладкими поверхностями — с бетонными стенами и с паркетом или ламинатом на полу — будет слышно эхо. Чтобы звук распространялся равномерно, на стенах должно быть пористое или волокнистое покрытие, а на полу — ковролин.
Проверьте, проникают ли в зал звуки из других частей здания, шум от вентиляции и системы кондиционирования, слышно ли то, что обсуждают в зале, за его пределами.
Продуманное освещение — яркая картинка на экране и в блокноте
Изучите основные правила о нормах естественного и искусственного освещения, чтобы понять, подойдёт ли освещение в зале для мероприятия. Узнайте у технического директора уровень освещения и цветовую температуру. Уровень освещения конференц-зала должен быть не менее 300 люкс, цветовая температура — от 3000 до 5500 кельвинов.
Обратите внимание, как расположены источники света в помещении. При рассадке театром нужен общий рассеянный свет в зале, подсветка «сцены» или стола спикера, контровая подсветка по периметру зала.
Если свет настроен правильно, все участники мероприятия увидят и презентацию спикера, и видеоролик, и свои записи в блокнотах.
Управляйте настройками залов в отелях AZIMUT Hotels с помощью системы «Умный дом». Одно движение пальца — и вы регулируете звук, видео, свет и температуру в зале.
Система электропитания позволяет подключать дополнительное оборудование
Обговорите с техническим директором, на какую мощность рассчитан зал, возможно ли подключать дополнительное оборудование. Выясните, исправно ли заземление, не выбьет ли пробки, если вы решите подключить тридцать ноутбуков сразу, не будет ли сбоев в работе оборудования, оснащен ли зал необходимым количеством розеток согласно вашему техническому заданию.
Поделитесь доступом к WiFi — и пускай участники поделятся эмоциями
Мобильной сети часто не хватает в закрытых помещениях. Если хотите, чтобы участники активно знакомились друг с другом и устанавливали новые контакты онлайн — или постили свои впечатления в соцсетях — позаботьтесь о том, чтобы в зале исправно работал интернет.
Предустановленное оборудование: снижаем риски на логистике
Чтобы не полагаться на силы разных подрядчиков, договоритесь с отелем об установке и обслуживании техники в зале — это даст вам гарантию, что всё будет предоставлено исправным и в срок, а если что-то пойдёт не так, отель быстро заменит неисправный элемент.
В залах отелей AZIMUT Hotels вы сможете арендовать всё сразу: большой экран, LCD проектор, звуковую систему, ноутбуки, доступ к сети WiFi, лекционный набор —блокнот и ручка или карандаш, флипчарт, система синхронного перевода.
Меняйте рассадку прямо во время мероприятия
Задумали форум с общей лекционной частью и работой в небольших группах? Разделите участников по территории зала — поставьте складные сидения и переносные пуфы, установите мобильные перегородки.
Гости сообщили о решении приехать на мероприятие за день? Запросите у отеля дополнительное количество сидений и столов.
Вкусные кофе-брейки — 50% успеха мероприятия вне зависимости от контента
Продумайте вопрос о питании. Для каждого типа мероприятия должно быть своё банкетное меню. Если вы организовали тренинг, изучите варианты кофе-брейков и «Шведского стола». Если отмечаете юбилей в большой семье, присмотритесь к вариантам фуршетного или банкетного меню.
Дополнительные помещения имеют значение
Уточните, где будут находиться помещения организаторов. Спикерам нужно комфортное и тихое пространство, где они смогут подготовиться к своему выступлению, операторам — защищённое охраняемое место, чтобы подготовить оборудование, организаторам — отдалённое от основного зала и вместе с тем доступное «для своих» пространство, чтобы устроить штаб.
В каждой комнате проверьте: размеры, исправность освещения и вентиляции, а также сколько времени займет путь человека ко всем рабочим площадкам.
Поселите участников в том же отеле
Если на конференцию приедут участники из другого города, договоритесь с отелем о специальных условиях для больших групп.
В отелях AZIMUT работает программа лояльности, которая называется AZIMUT Smart Club. Вы накапливаете бонусные баллы на виртуальном счете, когда организовываете мероприятия в отеле, и обмениваете их на услуги и подарки от отеля.
Чтобы затратить на организацию мероприятия меньше денежных, логистических и командных ресурсов — и больше сосредоточиться на контенте мероприятия — присмотритесь к конференц-залам в отелях AZUMIT Hotels. Отели есть почти в каждом крупном городе России, и в каждом из них — своя отлаженная конференц-система. Выберите площадку для своего следующего мероприятия на сайте сети: https://azimuthotels.com