Рано или поздно для предпринимателя наступает момент, когда становится необходимо нанять работника. Если вы заняты в рознице, первым сотрудником наверняка будет продавец. Разберемся, как оформить его правильно, не нарушив ненароком закон и не рискуя быть пойманным контролирующими органами на какой-нибудь досадной мелочи.
Прежде чем нанимать продавца, проверьте свое оборудование. Для некоторых ИП еще действует отсрочка по онлайн-кассам. Это касается тех, кто продает товары собственного производства, выполняет работы или оказывает услуги. Но отсрочка возможна только в том случае, если у вас нет работников на трудовых договорах. Как только вы заключаете договор с продавцом, вам вменяется в обязанность в течение 30 дней поставить онлайн-кассу и зарегистрировать ее в налоговой. Что будет, если нарушить это требование или попытаться перехитрить закон — тоже расскажем в статье.
Какие нужны документы?
Работник должен принести вам:
— паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
— трудовую книжку (если для продавца ваше предприятие является первой работой, то — трудовую книжку должны завести ему вы сами);
— страховое свидетельство государственного пенсионного страхования (СНИЛС);
— документы воинского учета.
Будет лучше, если продавец предоставит еще и медицинскую книжку. Если вы торгуете продовольственными товарами и питьевой водой, это требование обязательно (статья 213 ТК РФ, приказ Роспотребнадзора от 20 мая 2005 г. № 402), а вот по остальному спектру товаров точный перечень в законодательстве не определен. В Трудовом кодексе сказано, что профессии, представителям которых необходимы регулярные медосмотры, определяются субъектами федерации. Но в нашей ситуации речь не о профессии, а о виде товаров. Поэтому даже если вашему будущему сотруднику предстоит продавать велосипеды, лучше, чтобы книжка у него была. И тем более стоит об этом позаботиться, если ваши работники будут торговать детскими товарами, косметикой и парфюмерией.
Оформлять медкнижку — обязанность самого продавца, а вот финансировать медосмотры должен работодатель (статья 34 Федерального закона от 30 марта 1999 г. № 52-ФЗ, статья 213 ТК РФ). Трактовать это можно таким образом, что и саму медкнижку вы должны будете работнику оплатить, поскольку этот документ подтверждает прохождение медицинского осмотра и анализов владельцем.
С документов, которые вам предоставлены, снимите копии и храните их в личном деле сотрудника.
Заявление о приеме на работу будущему продавцу писать не обязательно, но это и не возбраняется.
Оформляем договор
С работником необходимо заключить трудовой договор. Закон не устанавливает форму этого соглашения, вы можете составить свой. Но в Трудовом кодексе РФ есть к нему определенные требования. На нашем сайте можно бесплатно скачать бланк трудового договора ИП с продавцом и заполненный образец. Договор должен быть составлен в двух экземплярах — один остается у вас, другой забирает работник.
Прием сотрудника на работу должен быть оформлен приказом. В течение трех дней с момента начала работы продавец должен его прочесть и поставить подпись. Обратите внимание, что дата приказа не может быть раньше даты оформления трудового договора, поскольку сам приказ составляется на основании договора.
Прежде чем подписать договор, сотрудник должен прочитать правила внутреннего распорядка (тут тоже нужна подпись) и другие нормативные акты, которые связаны с его работой. Например, это может быть трудовая инструкция продавца или положение о премиях.
Когда вы оформите приказ о приеме нового сотрудника на работу, нужно сделать запись в его трудовой книжке и оформить личную карточку сотрудника по форме Т-2.
Предусматриваем риски
Кроме трудового договора, с продавцом или кассиром нужно заключить и договор о полной индивидуальной материальной ответственности. Если у вас работает несколько продавцов, заключается договор о полной коллективной материальной ответственности, который подразумевает, что в случае ущерба ответственность поровну делится на всех сотрудников, с которыми заключен такой договор.
Закон не обязывает вас заключать со своими продавцами эти соглашения, но сделать это стоит для вашего спокойствия за товары и деньги. Если такие договоры не заключены, то в случае ущерба вашему имуществу по вине продавца он будет нести ограниченную материальную ответственность, которая не может превышать его средний месячный заработок (статья 241 ТК РФ). А договор о полной материальной ответственности обязывает сотрудника возместить ущерб целиком (статьи 242 и 243 ТК РФ).
Перечень профессий, с представителями которых можно заключать договоры о полной материальной ответственности, утвержден законодательно — Постановлением Минтруда России от 31.12.2002 г. № 85. В этот перечень входят кассиры. Продавцы как таковые в него не включены, но заключить такой договор с продавцом все же можно, поскольку этот сотрудник выполняет обязанности, которые входят в перечень: работы по продаже, хранению и подготовке к продаже товаров.
Внимание! С сотрудниками, не достигшими 18 лет, договоры о полной материальной ответственности заключать запрещено.
Когда продавца можно привлечь к материальной ответственности?
Согласно 243 статье Трудового Кодекса РФ, полная материальная ответственность возлагается на сотрудника в следующих случаях:
— на работника, согласно законодательству, возложена материальная ответственность в полном размере за ущерб, причиненный работодателю;
— недостача ценностей, вверенных работнику на основании письменного договора или по разовому документу;
— ущерб причинен умышленно;
— ущерб причинен в состоянии алкогольного, наркотического или иного токсического опьянения;
— ущерб причинен в результате преступных действий работника, установленных приговором суда;
— ущерб в результате административного проступка;
— разглашение сведений, составляющих охраняемую законом тайну;
— ущерб причинен не при исполнении сотрудником трудовых обязанностей.
Материальная ответственность не может взыскиваться, если ущерб был причинен при форс-мажорных обстоятельствах или в результате самообороны сотрудника, а также если работодатель не обеспечил надлежащие условия для хранения имущества.
В МоемСкладе можно бесплатно скачать готовые образцы и пустые бланки договоров о полной индивидуальной, а также коллективной материальной ответственности, положения которых соответствуют законодательству. У нас есть подробные инструкции, как правильно оформлять все эти документы.
Материальный ущерб выявляется при инвентаризации. При этом важно правильно провести саму процедуру. Документы, которые доказывают вину продавца — это акты инвентаризации, письменные пояснения самого продавца, а также других сотрудников, докладные записки и первичные документы бухгалтерского учета. В случае недостачи сотрудник может возместить ее добровольно. Если он отказывается, взыскать с него компенсацию можно через суд. По соглашению с вами сотрудник вправе возмещать материальный ущерб в рассрочку. Тогда он должен предоставить вам письменное обязательство о возмещении с указанием сроков выплат.
Если вы оформляете сотрудника впервые
Если продавец является вашим первым сотрудником, после оформления с ним трудовых отношений вам нужно будет зарегистрироваться в качестве работодателя в Пенсионном фонде Российской Федерации и в Фонде социального страхования.
Зарегистрироваться в ФСС нужно в течение 30 календарных дней после оформления договора. Если не успеть, грозит штраф: 5 000 рублей до 90 дней просрочки, дольше — 10 000 рублей.
Фонд должен зарегистрировать вас в течение 5 дней. Вы получите извещения с присвоенными регистрационными номерами работодателя.
В дальнейшем оформление продавца для вас как индивидуального предпринимателя станет проще, поскольку процедуру регистрации в ФСС необходимо проходить только один раз.
Как оформить продавца на испытательный срок
Отдельный договор с продавцом об испытательном сроке не составляется. Это условие оговаривается в основном трудовом договоре.
Продолжительность испытания указывается не только в трудовом договоре, но и в приказе о приеме на работу. Те дни, когда сотрудник отсутствует на работе (например, по причине болезни), в испытательный срок не засчитываются.
Если вы решите уволить сотрудника во время испытательного срока, нужно письменно уведомить его об этом за три дня до окончания работы. В уведомлении должны быть указаны причины увольнения, и сотрудник должен поставить подпись на этом документе. Сам продавец тоже обязан уведомить вас о своем нежелании продолжать работу за три дня до прекращения деятельности. При увольнении продавца во время испытательного срока выходное пособие ему не выплачивается. Зачислить сотрудника в штат раньше окончания испытательного тоже можно, тогда этот срок может быть сокращен.
По закону продавец на испытательном сроке имеет те же права, что и остальные сотрудники. Ему нельзя занижать зарплату, лишать обеденных перерывов, и так далее.
Можно ли оформить продавца по договору подряда?
Оформлять продавца по договору подряда незаконно. Договор подряда относится не к трудовым, а к гражданско-правовым договорам, а Трудовой кодекс РФ запрещает заключать гражданско-правовые договоры, если фактически они регулируют трудовые отношения (статья 15). И ответственность тут может наступить такая же, как и в том случае, если продавец не оформлен у ИП.
Отличие трудового договора от договора подряда в том, что в отношениях по договору подряда оговаривается не процесс работы, а ее результат. При этом сотрудник сам выбирает способы, которыми достигнет этого результата, и не обязан присутствовать на территории работодателя. Продавец же должен находиться в магазине и соблюдать принятый у вас трудовой распорядок, что в договоре подряда отразить нельзя. Кроме того, по договору подряда заказчик выплачивает исполнителю вознаграждение по результату работы, а трудовой договор подразумевает, что вы платите зарплату сотруднику дважды в месяц. Есть еще несколько нюансов — обеспечение условий работы, которые по трудовому договору обязательны, а по подрядному — нет, и так далее.
Поскольку договор подряда не подразумевает прав исполнителя на оплачиваемые больничные и отпуска, а также отметки в трудовой книжке, то несколько лет назад многие предприниматели предпочитали оформлять сотрудников именно таким способом. Однако с конца декабря 2013 года в российском Трудовом кодексе появилась норма, запрещающая это делать.
Если вы оформите своего продавца по договору подряда, а он обратится в суд, то закон будет на стороне продавца. Согласно статье 11 ТК РФ, ваши отношения с сотрудником будут признаны трудовыми, и тогда вам придется выплатить ему все отпускные, больничные, и так далее. Сотрудника в этой ситуации защищает не только Трудовой кодекс, но также КоАП РФ (статья 5.27) — вас ждут как минимум административные санкции. Подробнее о них — в следующем разделе.
А если продавец не оформлен?
Если вы не хотите брать на себя обязательства по выплате больничных и отпусков продавцу, а также по уплате за него налогов, соблазн не оформлять продавца очень велик. Это касается и тех, чья отсрочка по онлайн-кассе до 2021 года зависит от наличия сотрудников на трудовых договорах. Понятно, что индивидуальный предприниматель стремится сократить издержки, насколько это возможно. Но сегодня российский закон хорошо защищает работников, а попытки обойти 54-ФЗ приводят к еще более серьезным последствиям. Нарушителям грозят не только штрафы!
Согласно 66 статье Трудового Кодекса РФ, работодатель обязан вести трудовые книжки на каждого сотрудника, который проработал у него более пяти дней, и эта работа у сотрудника является основной. Таким образом, если будет обнаружено, что работник трудится на вас не оформленным или если он оформлен по гражданско-правовому договору (например, договору подряда), закон будет на его стороне.
Согласно уже упомянутой выше статье 5.27 Кодекса об административных правонарушениях, уклонение от оформления трудового договора влечет наложение административного штрафа от 5000 до 10000 рублей.
Не стоит думать, что за неоформленного работника вы сможете отделаться лишь небольшим штрафом. В этой ситуации, поскольку за сотрудника вы не платите налоги, вами заинтересуются также налоговые органы, и добавят свои денежные взыскания (статьи 123 и 126 Налогового кодекса РФ).
Более того, наказание может последовать и уголовное. В случае, если будет доказано, что вы совершили преступление по уклонению от уплаты налогов, вы должны будете заплатить штраф до 500000 рублей, вам могут грозить принудительные работы на срок до трех лет или лишение свободы на тот же срок. Если будет признано, что уклонение от уплаты налогов было совершено в крупном размере, штраф, а также сроки принудительных работ и лишения свободы, увеличатся. Об этом говорится в статье 198 Уголовного кодекса РФ.
Что касается нарушения условий отсрочки по онлайн-кассам, это может приравниваться к неиспользованию ККТ. Предпринимателя могут оштрафовать на 25–50% от суммы, проведенной мимо кассы, но не меньше 10 000 рублей. При повторном нарушении, если сумма расчетов составит более 1 млн рублей, деятельность предпринимателя или организации может быть приостановлена на срок до 90 суток.
Нужно ли индивидуальному предпринимателю оформлять продавцом жену или мужа?
Если вы — индивидуальный предприниматель, и в вашем магазине работает ваш супруг, трудовые отношения необходимо оформить. Это касается и других близких и дальних родственников, которые работают у вас. Закону совершенно все равно, в каких отношениях вы со своим сотрудником: продавец должен иметь социальные и трудовые гарантии, и за него необходимо платить налоги.
Директор сам работает вместо продавца. Как оформить?
Если вы решили сами поработать в качестве продавца, то по закону можете себя никак не оформлять. Нормы Трудового кодекса распространяются на ИП только как на работодателя, и в отношении себя самого ИП работником не является. Соответственно, вы не можете сами с собой заключать трудовой договор, выплачивать сами себе зарплату и выполнять другие действия, относящиеся к работникам. Так что вы вполне можете заменить отсутствующего продавца или водителя, не опасаясь последствий.
Наше бесплатное приложение Касса МойСклад поддерживает все требования 54-ФЗ, в том числе умеет указывать в чеке название товара. Скачайте и попробуйте прямо сейчас! Программа очень простая, и ваш будущий кассир освоит ее за пять минут. Теперь главное — нанять надежного человека, которому вы сможете доверить свой товар!