Отправка форм СЗВ-ТД в феврале – это ещё не всё. 2020 год всего лишь переходный этап к полноценному введению электронных трудовых книжек. До 31 декабря работодатель должен успеть сделать ещё много всего. Рассказываем
1. Ревизия и внесение изменений во внутренние документы организации – в течение года
Формально трудовая книжка может быть только бумажной. Её электронный эквивалент называется сведениями о трудовой деятельности. Именно поэтому в течение года надо привести в порядок множество локальных нормативных актов, принятых на предприятии.
Для начала вообще неплохо было бы провести ревизию таких документов, которые регулируют порядок оформления, ведения и хранения трудовых книжек работников.
К ним относятся:
· Книга учета движения трудовых книжек, их бланков и вкладышей. Если вам повезло и все сотрудники отказались от бумажного носителя, просто внесите соответствующие записи в книгу – том, что книжки выданы на руки под роспись. Потом можете убрать её подальше – скорее всего, больше она вам не понадобится.
· Положение о ведении и хранении трудовых книжек. Название условно, потому что такой документ не является обязательным и может именоваться как угодно. Разумеется, когда его принимали, трудовые книжки были только бумажными, поэтому текст надо будет дополнить фразой о возможности электронной формы ведения записей.
· Трудовые и коллективные договоры. В некоторых трудовых договорах есть пункт о порядке ведения трудовых книжек. Внимательно прочитайте текст: не противоречит ли он новым правилам оформления трудовых книжек. При необходимости придётся менять формулировки, а потом всё переподписывать. А это надолго.
· Другие локальные нормативные акты и документы, где могут упоминаться трудовые книжки и порядок их ведения. Проверьте их и приведите в соответствие с новыми правилами оформления электронных трудовых книжек.
2. Уведомить всех сотрудников об изменениях в трудовом законодательстве и их праве выбрать способ ведения записей о трудовой деятельности - до 30 июня 2020 года.
С этим пунктом всё ясно, форма уведомлений есть в программах 1С, нужно просто вывести на бумагу и у каждого собрать подписи. А вот где и как хранить эти заявления, пока не понятно.
3. Собрать со всех сотрудников заявления о способе выбора способа ведения трудовой книжки – до 31 декабря 2020 г.
Такое заявление оформляется в произвольной форме, её можно создать для своей организации самостоятельно или воспользоваться шаблоном из «1С:Предприятие 8».
Лайфхак от эксперта портала its.1c.ru: заявления о способе ведения записей о трудовой деятельности можно собрать со всех в декабре 2020 года, чтобы до 15 января 2021 года отчитаться перед ПФР по этому пункту и одновременно подать данные по всем сотрудникам по состоянию на 1 января 2020 года.
4. Выдать на руки трудовые книжки тем, кто выбрал только электронную форму, – в течение года
Как только работодатель получил от работника заявление о намерении полностью перейти на электронную трудовую книжку, этой датой нужно внести последнюю запись - о подаче работником заявления о переходе на электронную трудовую книжку (ч. 3 ст. 2 Закона № 439-ФЗ). После этого книжка выдаётся на руки, и организация освобождается от ответственности за хранение и ведение документа.
Но если сотрудник решил сохранить трудовую книжку «в корочках», то работодатель должен будет вести записи в электронном виде и дублировать их на бумажном носителе. И это право сохранится за гражданином и при трудоустройстве к другим работодателям. Отказаться от бумажной книжки можно будет в любой момент.
Если по какой-то причине в течение 2020 года сотрудник так и не уведомил своего работодателя о выборе способа ведения записей о трудовой деятельности, то за ним по умолчанию сохраняется право на двойное ведение: на бумажном носителе одновременно с электронной формой.
Такими уважительными причинами могут быть, например, временная нетрудоспособность или длительный отпуск. Такие отсутствующие на рабочем месте специалисты смогут сделать выбор и после 1 января 2021 года. Такое же право сохраняется и за теми, кто, имея трудовую книжку, не будет состоять в трудовых отношениях по состоянию на 31.12.2020.
Читайте другие материалы на эту тему: