Умение писать письма — настоящее искусство, которым следует владеть каждому. Ведь от этого напрямую зависит мнение о нас коллег и деловых партнёров.
Если мы правильно пишем корпоративные письма, их всегда дочитывают, убеждаются в их важности и берут в работу. А тут уж и повышение не за горами маячит.
Если вы ещё не умеете писать идеальные письма, не расстраивайтесь. К счастью, этот навык развить может абсолютно каждый. Главное — знание правил и постоянная практика.
Правила написания писем
Итак, какое оно — идеальное письмо? Мы составили список из важнейших правил, которые следует соблюдать при написании:
- Сконцентрируйтесь на цели и не перескакивайте с одной темы на другую. Одно письмо должно решить только одну проблему, в противном случае получится словесная каша (а она не усвоится у получателя полностью, даже если он очень постарается).
- Думайте о потребностях получателя. Проявляйте заботу о своём собеседнике и экономьте его время. Помните, что он может быть занят другими, более важными делами. Получив слишком длинное письмо, он попросту его не дочитает.
- Излагайте свои мысли понятным языком, иначе вы рискуете не только быть проигнорированным, но и испортить мнение о себе.
- Сформулируйте три основных тезиса письма перед его написанием. Больше трёх — слишком много, меньше — несолидно. А вот три тезиса — это самое оптимальное количество для побуждения к действию.
- Делайте информацию нагляднее: вставляйте в текст графики, диаграммы и схемы. Это позволяет сэкономить время собеседника.
- Обобщайте суть письма в его начале. Во вступлении кратко опишите суть вопроса, дайте ключевую информацию, но убедите своего собеседника дочитать письмо до конца.
А вот этого точно в письме делать не стоит!
Соблюдая правила, не забывайте обращать внимание на ошибки и исправлять их перед отправлением письма:
- Недопустимо ответное или повторное письмо начинать с фразы «Вы так и не ответили…». Это невежливо.
- Не стоит злоупотреблять местоимением «я». Если это возможно, замените его на «мы» — это звучит куда дружелюбнее.
- Забудьте о страдательном залоге при написании письма. «Мы отправили вам документы» звучит понятнее и проще, чем «Нами были отправлены документы».
- Откажитесь от профессиональных сокращений. Если ваш собеседник не понимает их, вряд ли он станет лезть в Гугл за их расшифровкой.
И последний штрих!
Чтобы довести письмо до идеала, во время финальной проверки задайте себе следующие вопросы:
- Я правильно изложил свои мысли?
- Я сказал всё, что хотел?
- В тексте есть введение, основная часть и заключение?
- Из введения понятно, о чём пойдет речь в письме?
- Читатель поймёт все подзаголовки?
- Я подкрепил тезисы аргументами?
- Я написал письмо в вежливом и понятном тоне?
Вот и всё, что вам нужно знать о написании грамотных писем. Чтобы закрепить свои знания, прочтите книгу Брайана Гарнера «Эффективные письменные деловые коммуникации» или пройдите наш мини-курс по ней.