Все сотрудники, назначенные для написания бизнес-отчетов, должны тратить время на разработку макетов и создание контента, чтобы обеспечить полезность и информативность отчетов. Все письменные отчеты должны служить определенной цели, будь то обмен данными из маркетинговых исследований, предложение новой идеи продукта или совместное финансовое положение компании в конце данного финансового периода. Следуйте основным бизнес-целям при составлении бизнес-отчета для достижения наилучшего результата.
Причина для отчета
Одна важная цель, которую все авторы бизнес-текстов должны стремиться решить при составлении отчета, заключается в том, чтобы передать его цель. Многие владельцы бизнеса не будут читать отчет или сразу же понимать данные, если во введении не будет представлена четкая цель или тезис. Не оставляйте читателей в замешательстве или с отношением "ну и что" при просмотре индекса и введении вашего отчета.
Визуальные данные
Представление данных и информации в понятной и прямой форме - это еще одна цель, к которой должен стремиться писатель. Представление фактов и цифр в виде диаграмм и графиков обеспечивает визуальную интерпретацию, которую зрители могут легко понять, не читая страницы информации, чтобы найти те же самые данные. Используйте графики, когда вы представляете потенциал роста, увеличение продаж и финансовые проекты, чтобы быть более убедительным в своем отчете.
Обязательные Разделы
Еще одна цель, которую бизнес-писатель должен иметь в виду при разработке отчетов, - это включение всех необходимых разделов, чтобы сделать солидный и информативный отчет. Для более длинных докладов требуются введение, резюме и оглавление. В резюме излагаются основные моменты отчета, поэтому руководители могут получить представление о содержании. Ядро доклада должно включать данные, исследования и общие выводы, подтверждающие суть доклада. Если отчет представляет собой предложение продукта, результаты должны включать исследование рыночного спроса и прогнозируемые продажи. Кроме того, может потребоваться заключение, библиография и приложение, в зависимости от содержания вопроса.
Предлагать решения
Бизнес-отчеты могут иметь целью предоставление решений для данной проблемы. Если написанные отчеты являются предложениями, предложениями или методами достижения цели внутри компании, то основной задачей автора должно быть представление списка полезных и доступных решений. Другими словами, отчеты должны отвечать на вопросы, поставленные исполнительным советом или владельцем бизнеса. Если речь идет о том, какой продукт разработать для существующей продуктовой линейки, то отчет должен ответить на этот вопрос, изучив рыночные требования, потребности клиентов и доступные, но прибыльные варианты производства.