С 18 февраля 2020 года изменены сроки хранения некоторых бухгалтерских и кадровых документов. Новый приказ Росархива обязателен как в организациях бюджетной сферы, так и в коммерческих структурах.
18 февраля 2020 года вступил в силу приказ Росархива от 20.12.2019 № 236. Он утвердил новый перечень типовых управленческих архивных документов с указанием сроков их хранения. Ссылка на опубликованный документ, если кому интересно.
Что изменилось?
Прежний порядок, утвержденный ещё Министерством культуры (Росархиву полномочия были переданы в 2016 году) и содержавший 1003 наименования, перестал действовать. В новом перечне осталось только 657 документов, образующихся в делопроизводстве организаций всех форм собственности.
Главное нововведение – изменение сроков хранения отдельных бухгалтерских, налоговых и кадровых документов, сокращены в том числе сроки для счетов-фактур, налоговых деклараций, графиков отпусков и других документов.
Например, согласие на обработку персональных данных раньше надо было хранить 75 лет, теперь – 3 года. Зато срок хранения платёжных ведомостей расчётных листов по зарплате увеличен на год – он составляет 6 лет. График отпусков нужно будет хранить 3 года, а не год, как раньше.
Сравнение сроков по некоторым наиболее популярным документам в виде таблицы представлено на портале 1С:ИТС
Что делать?
Понятно, что в большинстве организаций наименований документов не 657, а намного меньше. Чтобы проверить, какие требования теперь предъявляются к срокам хранения той или иной формы, рекомендуем воспользоваться алфавитным указателем. С его помощью будет проще найти нужную статью в перечне.
Понятно, что после опубликования приказа, номенклатура дел в учреждениях потребует корректировки.
Кстати, если после ревизии выяснится, что от каких-то бумаг пора избавиться, то для этого совсем не обязательно привлекать специализированную компанию. Уничтожить документы с истекшим сроком хранения можно и самостоятельно, издав приказ и назначив соответствующую комиссию. Порядок достаточно подробно описан на портале Информационной системы 1С:ИТС
Стоит добавить, что на прошлой неделе начали действовать и новые правила делопроизводства и архивного хранения документов, но они обязательны для государственных органов, органов местного самоуправления и бюджетных организаций. Но в качестве ориентира подойдут и для коммерческих структур.