Порядок учета и хранения печатей и штампов устанавливается локальным нормативным актом организации. Этот документ может быть составной частью инструкции по делопроизводству. Выдача печатей и штампов регистрируется в учетном журнале.
Назначение печати заключается в том, что печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подписи печатью в соответствии с законодательством Российской Федерации (п. 5.24 ГОСТ Р 7.0.97-2016 "Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов" (утв. Приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст)).
В федеральных нормативных актах понятие "штамп" не раскрыто, поэтому можно применить определение, представленное в Приложении 1 к Регламенту Правительства Москвы, утвержденному Постановлением Правительства Москвы от 21.02.2006 № 112-ПП, - штамп - это разновидность печатной формы, содержащая информацию служебного характера: о наименовании организационной структуры, ее адресе, дате и номере регистрации документа, выполнении функции и т.п.
Нормативного акта, который регулировал бы порядок учета, хранения и уничтожения штампов, не установлено, поэтому организации самостоятельно разрабатывают соответствующие положения.
С этой целью можно ориентироваться на Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденные Приказом Росархива от 23.12.2009 № 76 (далее - Методические рекомендации) (п. 3.8.1 Методических рекомендаций).
Положения о порядке учета и хранения печатей и штампов, а также их использования и утилизации могут быть составной частью инструкции по делопроизводству или же, если количество используемых в организации печатей и штампов велико, работа с ними может регламентироваться отдельным документом - инструкцией о порядке учета печатей и штампов.
Так, в инструкции рекомендуется определить, в частности:
- виды и количество печатей и штампов;
- порядок подачи заявки на изготовление печати;
- подразделение, на которое возложен учет печатей и штампов;
- форму журнала учета печатей и штампов и порядок ведения журнала;
- порядок выдачи печатей и штампов работникам;
- порядок хранения печатей и штампов;
- ответственность работников за нарушение порядка применения печатей и штампов, утерю печатей или штампов;
- порядок проведения проверок по соблюдению порядка применения и хранения печатей и штампов;
- порядок уничтожения печатей и штампов.
В целях регулирования использования и применения печатей и штампов в инструкции по делопроизводству рекомендуется установить порядок оформления документов в части заверения их печатями и проставления штампов.
Так, например, инструкция может содержать:
- порядок пользования печатями и штампами (в том числе если имеются обособленные подразделения);
- перечни документов, заверяемых основной печатью организации;
- перечни документов, заверяемых вспомогательными печатями и штампами;
- порядок проставления печати/штампа на документе;
- примерный перечень должностных лиц, подпись которых заверяется основной печатью.
Отметим, что изготовление, учет, замену, хранение, передачу и уничтожение печатей и штампов обеспечивает ответственный работник, назначенный приказом руководителя организации, в рамках своих должностных обязанностей.
Пример. Образец заполнения приказа о назначении ответственного лица
ООО "Прогресс"
Приказ
"10" ноября 2018 г. № 23
О назначении ответственных лиц
В целях упорядочения использования печатей и штампов в ООО "Прогресс" в соответствии с инструкцией по делопроизводству в ООО "Прогресс"
ПРИКАЗЫВАЮ:
- Главного бухгалтера Васильеву О.В. с 10.11.2018 назначить ответственным за ведение журнала учета печатей и штампов с правом получения печатей и штампов от изготовителя, их учета, выдачи ответственным лицам подразделений ООО "Прогресс", а также правом внесения записей в журнал учета печатей и штампов об уничтожении и утрате печатей и штампов.
- В отсутствие Васильевой О.В. ее полномочия в соответствии с настоящим приказом временно возлагать на начальника кадровой службы Пиманову Е.Я.
- Хранение журнала учета печатей и штампов, а также самих печатей и штампов, предназначенных для выдачи ответственным лицам, осуществляется в сейфе, расположенном в бухгалтерии.
- Секретарю ознакомить ответственных должностных лиц с настоящим приказом.
- Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.
Директор
ООО "Прогресс" Н.И. Иванов
Для разработки журнала учета печатей и штампов можно воспользоваться формой, приведенной в Методических рекомендациях (Приложение № 29 к п. 3.8.1).
Таким образом, журнал учета печатей и штампов может содержать следующие графы и порядок их заполнения, в частности:
- графа 1 - порядковый номер записи (нумерация сквозная по всему журналу);
- графа 2 - наименование печати или штампа с указанием назначения;
- графа 3 - оттиск печати или штампа;
- графа 4 - должность и Ф.И.О. ответственного лица за использование печати, штампа;
- графа 5 - подпись лица, получившего печать (штамп) с указанием даты получения печати (штампа);
- графа 6 - подпись лица, возвратившего печать (штамп) с указанием даты возврата;
- графа 7 - сведения об акте уничтожения печати (штампа) и дата;
- графа 8 - "Примечание" (заполняется после того, как печать или штамп были уничтожены).
Пример. Образец заполнения журнала учета печатей и штампов
ООО "Прогресс"
Журнал учета печатей и штампов
Хранить журнал учета печатей и штампов рекомендуется три года (ст. 777 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558).
