В 2020 году Россия переходит на электронные трудовые книжки. Не все знают, в каком порядке будет происходить переход и что нужно сделать работодателю, чтобы соблюсти новые нормы законодательства. Мы изучили этот вопрос и пришли к выводу, что всё не так сложно, как может показаться на первый взгляд. Главное — знать основные моменты и четко понимать, что и когда нужно делать.
Порядок действий в 2020 году
1. Отправка в ПФР нового отчета СЗВ-ТД. Отправлять его следует до 15-го числа месяца, следующего за отчетным в том случае, когда производились существенные кадровые мероприятия: прием на работу, перевод или увольнение. Также отчет нужно отправить, если работник подал заявление о выбранном им способе ведения трудовой книжки, получил новую квалификацию/профессию либо не может занимать должность по решению суда. Еще одно условие для подачи отчета - изменение названия работодателя.
То есть если в январе 2020-го вы приняли на работу человека, нужно подать отчет не позднее 17-го февраля (т.к. 15 февраля - суббота). Если изменения были в январе и марте — отчеты подаем в феврале и апреле.
Отчет подают электронно. Если в штате меньше 25 человек-можно подать на бумаге. Новая форма отчета СЗВ-ТД, которая официально утверждена 24 января 2020 года, присутствует в учетных решениях 1С (при условии, что вы используете последние обновления программы).
2. Уведомление работников о выборе способа ведения книжек. В будущем государство планирует отказаться от бумажных трудовых. Сейчас работникам предоставляется возможность выбрать между бумажной и электронной версией. О своём выборе они должны сообщить работодателю, а он — передать эту информацию в ПФР. Организация должна уведомить о праве выбора всех своих сотрудников до 30 июня 2020 года. Форма уведомления законом не регламентирована, каждая компания может разработать свой бланк уведомления. Главное — донести информацию до работников.
Можно оставить всё по-старому и вести учет в бумажном виде. Для сотрудника в этом случае ничего не изменится, а вот работодатель должен будет, помимо ведения привычной трудовой книжки, подавать и электронную отчетность. В случае выбора сотрудником электронной версии работодатель выдает бумажную книжку на руки и больше не несет обязательств по её заполнению и хранению.
3. Уведомление ПФР о выборе работников. Срок - не позднее 31 декабря 2020 года или до 15 числа следующего месяца, если работники подадут заявление о выборе ведения трудовой книжки раньше.
4. Отправка в Пенсионный Фонд отчета о записи в трудовой книжке, актуальной на 1 января 2020. Его также нужно отправить вместе с первым отчетом СЗВ-ТД либо до 31 декабря 2020 года. Обратите внимание, что при приеме на работу сотрудника, уволенного предыдущего места работы после 1 января 2020 года эти данные отправлять не нужно, т.к. их должен был отправить предыдущий работодатель.
Это всё, что нужно сделать работодателю в 2020 году в рамках перехода на электронные трудовые книжки.
Ответственность
Если не подать отчет СЗВ-ТД или сдать его с опозданием, а также в том случае, если отчет будет содержать неполную или недостоверную информацию, могут начислить штрафы:
- для должностных лиц и ИП – от 1000 до 5000 рублей;
- для организаций – от 30000 до 50000 рублей.
Зачем это нужно?
Нововведения призваны упростить ведение трудовых книжек. Так ли это будет на самом деле, покажет время, но уже сейчас понятно, что при использовании электронных систем учета заполнять форму можно будет автоматически и делать это быстрее и удобнее, чем писать от руки. К тому же электронный документооборот значительно упрощает прием на работу сотрудников, работающих дистанционно.
Для работников новый формат учета тоже должен оказаться более удобным. Например, теперь не нужно будет брать у работодателя заверенную копию книжки для каждого ведомства. Электронный документ можно скачать в два клика или отправить в электронном виде. К тому же электронную трудовую невозможно потерять, в отличие от бумажной, которую пришлось бы долго и мучительно восстанавливать в случае утери.