Госдума приняла в первом чтении законопроект о проведении эксперимента по ведению электронного кадрового документооборота. Начало эксперимента запланировано на апрель этого года. Принять в нем участие смогут любые компании на добровольной основе.
Порядок проведения эксперимента определит Минтруд, но уже сейчас работодатель может начать подготовку.
Для начала необходимо заручиться поддержкой сотрудников — спросите, кто из них хотел бы перевести свои кадровые документы в электронный вид. Согласные с этой идеей сотрудники должны написать соответствующее заявление. Соответствующие изменения необходимо будет внести в локальные акты и отразить в трудовых договорах сотрудников, участвующих в эксперименте.
Затем определите, какие документы будут оформляться в электронном виде и какая электронная подпись будет использоваться. Но Минтруд уточняет, что при заключении трудового договора, договора о материальной ответственности, ученического договора и при внесении в них изменений работодатель будет обязан обеспечить использование с обеих сторон усиленной квалифицированной электронной подписи.
Но главный шаг — выбрать систему кадрового ЭДО, в которой будут формироваться, подписываться и храниться кадровые документы. Информационная система должна обеспечивать фиксацию фактов получения работником и работодателем документов в электронном виде и обеспечивать их хранение в течение сроков, установленных законодательством РФ об архивном деле.
Если вы давно искали способы сократить время, которое тратится на рутину с бумажными документами при оформлении, переводе, увольнении и других кадровых процедурах, то решение «DiState: Кадры» вам в этом поможет.
«DiState: Кадры» автоматизирует весь кадровый документооборот, оцифровать бумажные документы и хранить их в едином локальном архиве вместе с электронными для быстрого поиска и удобства работы. В «DiState: Кадры» используется УКЭП для подписания документов, так документы защищаются от подделок и внесения несогласованных изменений. Благодаря установке решения на серверах компании работодатель сохраняет полный контроль над персональными данными и документами внутри системы.
Планируете внедрение электронного кадрового документооборота? Свяжитесь с нами по телефону (812) 372-66-15 или почте contact@distate.ru и мы расскажем, с чего начать!
Читайте нас в удобном формате — подписывайтесь на наш канал в Дзене и Телеграме!