Совместно с практикующими налоговыми экспертами мы выяснили, какие действия сотрудников организации благоприятно скажутся на взаимоотношениях с инспекторами и как это повлияет на налоговую репутацию компании.
1. Проще всего договориться с инспектором из отдела по работе с налогоплательщиками
По мнению большинства опрошенных экспертов (43%), сотрудники отдела по работе с налогоплательщиками являются самыми добрыми и жалостливыми. Специфика работы предполагает ежедневное и непосредственное общение с представителями компаний. Бухгалтерам приходится бороться с придирками к направленным письмам, заявлениям и жалобам.
Второе место и 32% голосов достались отделу урегулирования задолженности. Информация о недоимке и переплате, числящаяся в лицевых счетах инспекции, зачастую необъективна. Периодическая смена программного обеспечения, «подвисший» сервер, миграция компаний по регионам, ручной ввод деклараций вкупе с ошибками самих компаний заставляют «недоимщиков» выставлять требования и взыскивать порой виртуальные долги.
Сговорчивость сотрудников отдела камеральных проверок эксперты оценили ниже всего, отдав им 9% голосов. У «камералов» меньше поле для маневра — в основном они работают с документами. Поэтому успех ждет те компании, которые, например, постоянно подтверждают экспортную ставку 0% по НДС или заявляют льготы.
2. Инспекторы — женщины пенсионного возраста идут на контакт с налогоплательщиками чаще остальных своих коллег
Как показали результаты опроса, старожилы инспекции больше расположены к компромиссам (53%). К такому инспектору легче найти подход и расположить к себе, расспросив о детях и внуках, домашних питомцах, поговорив о рассаде, похвалив ее бусики, пожаловавшись на начальника, на круглосуточную работу без выходных и т.п.
29% экспертов предпочли бы общаться напрямую с начальниками отделов. Руководитель точно знает свои полномочия и понимает, на какие уступки налогоплательщику он может пойти без ущерба для репутации и без потерь для бюджета.
Заходя в кабинет инспектора, избегайте молодых сотрудников, недолго работающих в инспекции. Виной всему — попытки проявить себя или страх перед руководством.
3. Разбирая с контролерами допущенные ошибки в учете, лучше занять позицию профессионала
Если налоговики нашли ошибки, лучше всего занять позицию опытного профессионала, который не понимает, как он мог такое допустить. И попытаться доказать инспектору, что ошибка — совершенно случайно возникшее недоразумение. Практика показывает, что к такому бухгалтеру инспектор отнесется с большим уважением и доверием и при отсутствии других нарушений в учете поверит ему.
4. Презентабельный вид не всегда красит посетителя в глазах инспектора
Абсолютное большинство экспертов (68%) сошлось во мнении, что выставлять напоказ дорогие вещи и аксессуары не нужно. Так как потом будет сложнее убедить инспектора, что «налогоплательщику и так тяжело живется, а еще эта налоговая проверка…». Достаточно прийти в аккуратной и комфортной одежде. Гораздо важнее — грамотно построить беседу с инспектором и аргументированно изложить свою позицию.
Инспекторы — служащие бюджетного учреждения. И зачастую их заработная плата ниже, чем доход бухгалтера средней компании. Поэтому целесообразно не раздражать инспектора дорогим внешним видом.
Прибедняться при явке в инспекцию также не стоит.
5. Отсрочить дату представления пояснений удастся, если директор компании находится в отпуске за границей
54% экспертов сошлись во мнении, что отсутствие директора инспекторы посчитают уважительной причиной для переноса срока на дачу пояснений или представление документов. Но такое отсутствие нужно подтвердить документально.
Подписать заверенные копии документов может только уполномоченное должностное лицо. Это или руководитель компании, или его доверенное лицо. Если директор отсутствует на рабочем месте (заболел, уехал в командировку или находится в отпуске за границей), а доверенность на право подписи отсутствует, заверить копии документов по запросу инспекции некому. В этом случае компания может направить налоговикам письмо с просьбой продлить срок представления документов и указать дату, к которой бумаги будут готовы. Желательно приложить копию приказа о предоставлении отпуска директору.
6. Социальная направленность деятельности компании побудит инспектора отложить взыскание налога до окончания сверки расчетов с бюджетом
Самым весомым аргументом для отсрочки момента взыскания недоимки до окончания сверки, по мнению экспертов, является социальная значимость предприятия. Например, градообразующие предприятия, компании, нанимающие инвалидов, оказывающие бытовые услуги населению, медицинские учреждения, организации детского досуга и пр. Компании нелишним будет подтвердить документами и расчетами, что уплата задолженности на текущий момент поставит под угрозу выполнение каких-либо социальных программ. Например, гарантийное письмо в адрес детского дома о перечислении денежных средств на ремонт. Также следует пояснить, что в ходе сверки расчетов разногласия с налоговым органом будут урегулированы.
7. Искреннее удивление не убедит инспектора продлить время на исправление ошибки
Налоговики вправе самостоятельно определять, является ли то или иное обстоятельство исключающим вину налогоплательщика. Лучшим аргументом станет гарантийное письмо о том, что компания обязуется в ближайшее время исправить неточности в учете и погасить недоимку (67%). Во-первых, у инспектора будет на руках документ, подтверждающий, что налогоплательщик признает ошибку. Во-вторых, документ за подписью директора компании позволит инспектору обосновать перед руководством причины, по которым он продлил время на исправление ошибки и позволил налогоплательщику избежать штрафа.
8. Инспектор охотнее пойдет навстречу гендиректору, чем юристу или бухгалтеру
Примерно половина опрошенных экспертов (49%) считают, что инспекторы охотнее всего будут общаться с генеральным директором проверяемой компании. Особенно на комиссии по убыточности, при рассмотрении материалов налоговой проверки и возражений, на допросах, а также для решения вопроса о предоставлении отсрочки по налогам. Как правило, генеральный директор лучше всех в компании может объяснить положение дел в организации и вызывает больше доверия у инспектора. Тем более что просьба со стороны компании, выраженная руководителем, автоматически придает вес рядовому сотруднику инспекции в его собственных глазах.
Руководителю предприятия будет легче добиться снисхождения. Ведь быть в положении просителя для него — совсем нехарактерное поведение. Самооценка инспектора точно повысится, если с просьбой к нему обратится лицо выше его по рангу.
9. Мелкие вопросы проще урегулировать с исполнителем, чем с начальником отдела
Подавляющее большинство опрошенных (94%) считает, что отвлекать начальника отдела инспекции по рядовым вопросам может быть даже вредно. Незначительные вопросы проще решить с обычным исполнителем. Руководителя незачем загружать техническими проблемами — это может вызвать лишь раздражение с его стороны, что в дальнейшем помешает решению более существенных задач.
Простой исполнитель может, например, сразу внести необходимую корректировку в карточке расчетов с бюджетом, подготовить справку о состоянии расчетов , дать ознакомиться с проектом акта проверки, напомнить о возможности применить налоговую льготу. Он лучше знает свой участок работы, сколько требуется времени на те или иные действия. В идеале для контакта с налоговыми органами можно выбрать одного сотрудника компании. Общаться приходится часто, поэтому он сможет наладить не только рабочие, но и человеческие отношения с инспекторами.
Обращение к начальнику отдела может занять больше времени, если необходимую операцию начальник самостоятельно не осуществляет, а привлекает сотрудника отдела.
Полную версию статьи читайте в журнале "Российский налоговый курьер"