Записывай
Основной шаг, который нужно сделать, чтобы организовать свою работу — запланировать все важные моменты дня. Тебе следует понимать все детали, которые могут произойти за день — и это слишком сложно удержать в голове.
Ты можешь пытаться записывать дела на стикере или в заметках смартфона, но лучший способ удержать все под контролем — отмечать это в едином планировщике для всех проектов.
● приобрети удобный планировщик
● всегда бери его с собой, на работу, домой, на встречи с друзьями
● запиши всё, что тебе необходимо сделать
● укажи конкретные сроки
Подготовь пространство
Организация проектов подразумевает не только то, что ты будешь делать, но и то, насколько ты к ним подготовишься. Подумай, что тебе может понадобится для задач на своей основной работе:
● материалы
● знания
● ресурсы
● пространство
● человеческие ресурсы в виде подчиненных сотрудников или коллег
Прежде, чем приступать к выполнению задач, убедись, что у тебя есть всё необходимое, и не надейся на то, что недостающее появится в процессе. Без ключевых ресурсов ты не уложишься в нужные сроки, так что не пропускай этап подготовки.
Дели на части
Не все задачи можно структурировать и разделить на отдельные части, но для некоторых комплексных задач этот этап может быть самым важным. Убедись в том, что ты знаешь что делаешь:
● разбей проект на мелкие фазы
● оцени время, которое потребуется на выполнение
● раздели крупные фазы на еще более мелкие
Ты можешь использовать графики или майнд-карты, так что не ограничивай себя в том, как ты отражаешь информацию на бумаге.
Оценивай время
Для любой задачи необходимо понимание, сколько времени понадобится на его завершение. В случае с новыми заданиями это может быть особенно сложно, ведь ранее ты не их не выполняла, но, возможно, у тебя есть примерный опыт в смежной области.
● оцени, сколько времени тебе нужно для выполнения, основываясь на предыдущем опыте
● в случае необходимости обратись к коллегам, которые делали подобные задачи
● добавь немного времени про запас на случай экстренных ситуаций
● оставь один на неделе на незапланированные обстоятельства
Как только ты поймешь, сколько тебе нужно для завершения проекта, укажи это в планировщике и обязательно придерживайся этих сроков. Как эффективно использовать неэффективное время Как поменять режим дня, если у тебя нет ни одной свободной минуты.
