Людям всегда не хватает времени: очень часто можно услышать, что кто-то не успел, что-то сделать.
Но ведь наш каждый день состоит из 86 400 секунд, а это, согласитесь, прорва времени. Как правило, оказывается, что человек просто выполняет дела «отсюда и до обеда». Нет никакой системы, дела не учтены, не выставленны между ними приоритеты.
Для того, чтобы правильно использовать свой «вагон» времени необходимо в первую очередь собрать все свои дела в кучу, т.е попросту говоря выписать их все на отдельном листе, не исключая в том числе и личные(как например, погулять с ребенком, приготовить обед и пр.). После этого необходимо правильно расставить приоритет во всех делах. Для этого используем следующую диаграмму:
Распределите свои дела по этим четырем квадрантам. И давайте разберемся, какие все же дела нужно делать в первую очередь:
• IV последняя категория «не срочно и не важно» можно смело вычеркивать-это мусор, который только отнимает время;
• III категория «срочно, но не важно»-это так называемая «текучка», которая отнимает 80% времени, а пользы приносит не более 20%. Большинство народу, как раз и занимается этими делами и именно поэтому им не хватает времени. С такими делами стоит поработать еще раз, т.е возможно сюда попали дела из последней категории. С оставшимися следует либо делегировать их кому-либо, либо дать «вылежаться» и тогда они неизбежно попадут в IV категорию. Мой совет- все же делегировать, таким образом вы высвобождаетесь от «текучки» и повышаете свой уровень управления, т.к делегированные дела нужно обязательно контроллировать.
• Переходим ко II категории «важно и срочно», такие дела необходимо выполнять безотлагательно и с максимумом усилий. Причем начинать надо с самого сложного, чтобы, как говорят французы: «Если каждое утро вам приходится съедать живую лягушку, весь день после этого вы можете довольствоваться сознанием, что, вероятно, ничего худшего с вами сегодня уже не произойдет.”
• I категория «не срочно, но важно». Может показаться, что это можно отложить на потом, но это самая главная категория из ваших дел: не дожидайтесь пока эти дела перетекут во II категорию- «бейте на упреждение».
Может показаться, что работать нужно именно со II категорией «важно и срочно», но в этом есть некоторое заблуждение. Да, безусловно, с этими делами нужно работать в первую очередь, но нужно стараться смещаться к I категории, чтобы не возникало ситуаций, когда Вы вынуждены бегать, как «ошпаренный». Если правильно распределить и вести дела, то Вы будете удивлены сколько у Вас высвободится времени. «Прорывы», безусловно, будут появляться, но они не будут портить общую картину Ваших дел и времяпрепровождения.